12 sätt att behålla din integritet på zoom och andra videokonferensplattformar

Videokonferenser har aldrig varit mer populärt och används nu i nästan alla branscher. Även om bekvämligheten med denna teknik är uppenbar, utgör den också en integritetsrisk. Människor går ofta med i möten som de inte ska och konfidentiell information delas ofta i onödan. Videokonferensplattformar har funktioner som förhindrar att båda dessa problem uppstår. Men sådan funktionalitet används inte alltid.

Så hur använder du videokonferenser utan att dela fel information? Här är 12 sätt att göra videokonferenser privata.

1. Använd ett väntrum

Om du är värd för ett möte, bör du alltid använda ett väntrum. De flesta videokonferensverktyg har denna funktion. När den väl är påslagen ombeds alla som vill delta i ett möte först att vänta. Detta gör att mötesarrangören kan personligen verifiera alla deltagare. Förutsatt att arrangören är uppmärksam gör detta det omöjligt för någon att göra det närvara utan tillstånd.

2. Använd slumpmässiga mötes-ID

Mötes-ID: n återanvänds ofta. Detta är självklart bekvämt, men det betyder också att alla som känner till det tidigare mötes-ID: t kan dyka upp objudna. De flesta videokonferensplattformar låter dig generera slumpmässiga ID: n. De låter dig också ställa in lösenordsskydd. När de har ställts in kommer varje deltagare att kräva både mötes-ID och lösenord för att kunna delta.

3. Använd virtuella bakgrunder

Virtuella bakgrunder är idealiska för att både dölja din plats och förhindra att något i bakgrunden syns. Detta är särskilt viktigt i affärsmiljöer där du kan ha konfidentiella dokument. Men det är också användbart om du inte vill att deltagare ska ta reda på var du bor. Om du vill använda en virtuell bakgrund, bör du kontrollera inställningarna för din videokonferensapp. Du kan också ladda ner ytterligare appar som är speciellt utformade för detta ändamål.

4. Stäng av din kamera eller mikrofon

När du deltar i ett möte slår de flesta videokonferensplattformar på din kamera och mikrofon som standard. Du kan dock vanligtvis justera inställningarna så att dessa förblir avstängda som standard. Det är också möjligt att stänga av dem manuellt och fortfarande vara kvar i mötet. Detta är användbart om du inte vill att folk ska kunna titta på eller lyssna på dig medan du inte bidrar.

Chattrum är användbara för vissa typer av kommunikation, men de har potential att vara mer skadliga än videokonferenser. Ett chattrum låter dig dela både länkar och filer. Vilket av dessa alternativ kan användas för att sprida skadlig programvara. Chattrum är också idealiska för att starta nätfiskeattacker. Innan du klickar på något i ett chattrum bör du kontrollera vem som skickade det.

Om du är mötesarrangören är det möjligt att stänga av den här funktionen helt.

6. Förstå privata chattar

Privata chattar kan också utgöra en integritetsrisk om du inte förstår hur de fungerar. Många videokonferensverktyg har transkriptionsfunktioner. När den är aktiverad registreras alla privata meddelanden som inträffar under ett möte och gör dem tillgängliga för mötesvärden. Det betyder att privata chattar inte är riktigt privata. Du bör därför undvika att säga något i en privat chatt som du inte skulle säga offentligt.

Videokonferenser bör endast diskuteras med privat kommunikation. Tyvärr annonseras de ofta på sociala medier. Detta är uppenbarligen snabbare än att kontakta deltagare individuellt, men det visar också mötes-ID för främlingar. Om du deltar i ett möte som har annonserats offentligt bör du alltid vara extra försiktig. Det kan vara en indikation på att andra grundläggande säkerhetsrutiner inte följs.

8. Be om tillstånd för inspelning

Viktiga videokonferenser spelas ofta in. Det finns många giltiga skäl för att göra detta, men det är viktigt att alla deltagare görs medvetna om att det händer. De flesta videokonferensverktyg tillhandahåller en ikon som kan användas för att indikera att inspelning pågår. Om du deltar i ett möte används dessa ikoner inte alltid.

9. Var försiktig med skärmdelning

Skärmdelning är ett viktigt produktivitetsverktyg, men det har också uppenbara integritetsnackdelar. Innan du aktiverar skärmdelning, kontrollera din skärm för allt som kan innehålla konfidentiell information. Skärmdelning kan också stängas av av mötesvärden och detta förhindrar objudna gäster från att orsaka störningar.

10. Håll programvaran uppdaterad

Videokonferensplattformar blir allt populärare och det gör dem till populära mål för hackare. Alla plattformar uppdateras regelbundet och detta säkerställer att om säkerhetsbrister upptäcks så korrigeras de omedelbart. Du bör installera dessa uppdateringar när de släpps.

Vissa hackare annonserar om falska versioner av dessa appar, så du bör därför bara ladda ner appar för videokonferenser från leverantörens webbplats och se till att de är verifierade som riktiga.

11. Håll din dator och Wi-Fi säkra

Dina videokonferenser är bara lika säkra som datorn och internetanslutningen du använder. Om din dator har skadlig programvara eller om du är ansluten till internet med en okrypterad Wi-Fi-anslutning, kan det vara möjligt för en illvillig aktör att spela in vad du säger. För att undvika skadlig programvara bör du vara försiktig med vad du laddar ner och använder välrenommerade antivirusprogram. Det borde du också undvik okrypterade Wi-Fi-hotspots eller installera ett VPN.

12. Rapportera misstänkt aktivitet

Om du ser någon uppträda misstänkt i en videokonferens, gör alltid mötesarrangören uppmärksam på det. Objudna gäster är en vanlig företeelse vid videokonferenser och de litar på att andra deltagare inte uppmärksammar. Många antar att värden kommer att förhindra objudna gäster, men de är ofta upptagna med andra uppgifter. Det är därför alla deltagares ansvar att vara vaksamma.

Videokonferenser är inte alltid privata

Videokonferenser blir ett krav för många jobb. När det används felaktigt är det lätt att avslöja mer information om dig själv än du skulle vilja. Men det finns många sätt att förhindra att detta inträffar.

Det är viktigt att förstå att när du deltar i ett virtuellt möte är det inte alltid möjligt att se vem som tittar. Både ditt videoflöde och ditt beteende bör därför optimeras för att avslöja så lite om dig själv som möjligt.

Hur man delar ljud på zoom

Läs Nästa

Om författaren