Hur man använder tidsblockering för att begränsa distraherande e-postmeddelanden och meddelanden

Effektiv kommunikation är viktigt på arbetsplatsen, men ibland kan det bli en distraktion när du försöker fokusera. Det är lätt att tro att vi måste ge varje mejl eller meddelande ett omedelbart svar, vilket ibland förvandlas till en fullständig konversation som du verkligen inte har tid med.

I den här artikeln går vi igenom hur du kan tidsblockera din kommunikation för att hjälpa dig att hålla fokus på uppgiften.

1. Tid som blockerar din inkorg

Om du ständigt klickar in i din inkorg varje gång du får ett e-postmeddelande kommer du inte att få mycket gjort. Du tar dig inte bara tid från uppgiften för att läsa och eventuellt svara på e-postmeddelandet, utan det tar dig också tid att fokusera om.

Du kanske vill ge tid att blockera ett försök.

Tanken bakom tidsblockering av din inkorg är att bara kontrollera dina e-postmeddelanden inom dedikerade tidsluckor under dagen. På så sätt kan du fokusera på uppgiften under en längre period med minimala avbrott.

Även om du kanske fortfarande vill titta på avsändaren och ämnesraden i meddelandet för att inte missa något viktigt, vidtar du inte åtgärder och hoppar över till din inkorg direkt. Ditt sinne förblir vid uppgiften eftersom du vet att du kommer att få e-postmeddelandet senare - såvida det inte är brådskande, och du måste ge det din uppmärksamhet.

När du vänjer dig vid rutinen att inte öppna och svara direkt, kommer dina kunder eller kollegor att vänja sig vid detta också. Faktum är att du kanske till och med ger bättre svar eftersom ditt fokus kommer att ligga på att kommunicera och inte skynda tillbaka till objektet du arbetar med.

Som ett förslag kan du börja varje besök i din inkorg genom att först kontrollera de äldre meddelandena. Allt som är skräp eller skräp, ta itu med direkt. Om det inte kräver ett svar, skriv ner eventuella åtgärder och arkivera det.

Om avsändaren bara behöver ett snabbt svar kan du lika gärna svara på dem medan du är där, men om de behöver ett svar som tar längre tid än den tid du har avsatt, flagga e-postmeddelandet eller skapa en påminnelse om att återkomma till det senare. Ett mål att tänka på är att håll din inkorg till noll olästa meddelanden och undvik att hantera samma mejl två gånger.

När du blockerar din inkorg bör du också tänka på timing och frekvens. Detta kommer att variera från person till person baserat på deras e-postvolym, vilken roll de har och deras schema.

2. Tid som blockerar din utkorg

För e-postmeddelanden som behöver ett längre svar, eller de du behöver skicka själv, spärra tid för att göra det istället för att spendera en stor del av din produktiva tid i din utkorg. Det kräver lite övning, men om du är det exakt i dina e-postmeddelanden, kommer du att lägga mindre tid på att skriva dem också.

Börja varje utkorgssession med att ta itu med de viktigaste meddelandena och när tiden är ute, fokusera på dina andra uppgifter. Bara för att du kan svara någon direkt betyder det inte att du alltid måste. Naturligtvis finns det undantag, men att bryta ditt fokus för att svara på icke-brådskande meddelanden räcker.

Det finns också övervägande om meddelandet ens kräver ett svar. Det är lätt att känna sig skyldig att svara, men om avsändaren egentligen inte frågar dig något eller inte kräver din input, kan ett enkelt tack göra susen beroende på vem som skickade det.

Huruvida du svarar på varje mejl du får eller inte är en fråga om etikett på arbetsplatsen och din relation till avsändaren. Vissa människor vill hellre inte få något svar än att öppna ett tackmeddelande på två ord, andra kanske uppskattar lappen.

3. Sätta dina meddelanden på timeout

Meddelanden tar inte alls lika mycket tid som e-postmeddelanden att läsa och svara på – särskilt eftersom det är mer acceptabelt att svara med ett ord eller en strategisk emoji eller till och med gif. Men de går ihop.

Att sätta din messenger på ett schema kan hjälpa till att begränsa avbrott. Tid att blockera dina meddelanden är lite annorlunda än dina e-postmeddelanden eftersom de inte är något som kommer att ta lång tid att svara på. Istället kanske du vill blockera tid för att fokusera på dina uppgifter och låta dina inkommande meddelanden vänta tills sessionen är slut.

Om du använder Slack kan du visa att du är fokuserad på använder en Slack-status snarare än snooze om du fortfarande vill hålla ett öga på notiser. Men om det slutar med att du använder snooze kan andra skicka meddelandet ändå och meddela att det är brådskande.

Om du skickar meddelanden till din kollega och du märker att en konversation drar ut på tiden, kanske du vill bjuda in din kollega att ringa dig för förtydligande, eftersom det kan gå snabbare att prata i telefon.

4. Att sätta gränser för elektronisk kommunikation

Först och främst är det inte allas favoritpåminnelse, men du kommer att märka en ökning av produktivitet om du sparar att kontrollera dina personliga meddelanden tills du tar en paus eller har några driftstopp.

Både Apple- och Android-telefoner har mycket anpassningsbara fokusinställningar som kan hjälpa dig med detta, så att du kan tysta vissa appar när du slår på Stör ej. På så sätt kan du tysta appar och sms som du kan tycka är distraherande, men fortsätta att ringa om någon behöver komma fram till dig.

Du kan också hitta liknande inställningar på din dator. Till exempel Aviseringar panelen i iOS Systeminställningar låter dig schemalägga stör ej och slå på och av appar.

Naturligtvis kommer vissa människor och situationer att kräva din omedelbara uppmärksamhet, men vissa saker kan vänta tills din produktivitetssession är klar för dig att ta itu med dem. Detta kommer att variera från person till person, men försök komma på din egen uppsättning regler om vem och vad du tillåter att bryta ditt fokus.

Begränsa dina distraktioner

Med antalet e-postmeddelanden och aviseringar du får under en dag är det lätt att bli distraherad när du försöker fokusera. Om du tycker att detta är vanligt, ge ett eller flera av dessa tips ett försök för att se vad som fungerar för dig.

De 4 bästa tipsen för att minska e-postöverbelastningen

Läs Nästa

Om författaren