4 produktivitetstips för att kontrollera din inkorg

Vi har alla varit där. Du är fokuserad på uppgiften när du får ett e-postmeddelande från en kollega som tar bort ditt fokus från den aktuella uppgiften. Nyfiken, du klickar in i den för att se hur du kan hjälpa, men det är verkligen inte något som behöver ett omedelbart svar.

Ändå kanske du undrar om du ska gå tillbaka till dem nu eller försöka återfå ditt fokus – vilket kan vara särskilt utmanande när det ofta dyker upp under dagen.

I den här artikeln tar vi dig igenom några tips som kan hjälpa dig att hålla dig produktiv när du kollar dina e-postmeddelanden.

1. Begränsa antalet gånger du kontrollerar din inkorg dagligen

Om du klickar över till din inkorg varje gång du får ett e-postmeddelande – eller om du väntar på ett – bryter du hela tiden ditt fokus. Du vill också överväga den tid det tar för dig att komma tillbaka till jobbet efter att ha blivit avbruten, särskilt om du svarar på varje e-postmeddelande direkt.

Även om du kanske känner dig upptagen, är detta fram och tillbaka kanske inte det mest produktiva sättet att arbeta. Du vill kontrollera din

inkorg med avsikt att tömma din e-postlista.

Om inte ditt jobb verkligen kräver ett omedelbart svar på alla e-postmeddelanden, försök att begränsa antalet gånger du kontrollerar din inkorg dagligen. Som ett förslag kanske du vill kontrollera och prioritera dina e-postmeddelanden två till tre gånger dagligen - en gång när du kommer till jobbet, en gång efter lunchrasten och kanske en timme innan du är klar för dagen.

Det är dock bäst att komma på en rutin som fungerar med ditt schema och de du arbetar med. Även om du kan ge omedelbara svar, betyder det inte att du alltid måste, särskilt om du är fokuserad på en viktig uppgift eller deadline.

Naturligtvis kommer du att ha människor som du behöver komma tillbaka till förr än senare, oavsett om det är din chef, en kund eller en prioriterad kollega. När du kontrollerar din inkorg, prioritera ditt svar till dem. Du kan också aktivera varningar för när den personen skickar e-postmeddelanden till dig om inte stör – eller helt enkelt justera antalet gånger din inkorg söker efter ny e-post.

Det är upp till dig om du vill justera dina aviseringsinställningar för att tysta vissa e-postmeddelanden helt. Men för att undvika att missa något superviktigt kanske du bara vill titta på mottagaren och ämnesraden i aviseringen och snabbt komma tillbaka på rätt spår om det kan vänta.

2. Undvik att hantera samma e-post två gånger

Har du någonsin öppnat och läst samma e-postmeddelande flera gånger för att uppdatera dig själv innan du vidtar åtgärder? Detta kan vara ett slöseri med din tid och ditt fokus.

Du kan förhindra detta genom att vidta åtgärder varje gång du öppnar en. Bestäm om det kräver ett svar, du kan arkivera eller arkivera det, eller om det är skräp eller något du helt enkelt kan ta bort.

Att bestämma sig för att svara på det betyder inte att det behöver ske direkt, men lägg till en flagga eller någon form av påminnelse så att du vet att du ska göra det nästa gång du tar itu med dina e-postmeddelanden.

Din inkorg kan också ha en funktion för e-postpåminnelser. Till exempel låter Spark dig snooze meddelanden under en viss tid, och det kommer att påminna dig om dem på ett specifikt datum och tid. Det låter dig också ställa in en påminnelse för att följa upp ett skickat e-postmeddelande om du ännu inte har fått något svar från mottagaren.

Allt i din inkorg som inte kräver ett svar, fil, skräp eller släng det direkt – de flesta e-postleverantörer gör detta superenkelt, så det är bäst att bara göra det och få det gjort.

Det hjälper också att komma på några regler för dig själv baserat på mängden e-postmeddelanden du får. Till exempel vem som prioriteras och din svarstid. Andra kommer också att vänja sig vid detta och inse att du kommer att ge dem ett bra svar, bara inte direkt.

Om du upptäcker att det finns ett e-postmeddelande som du har skjutit upp, använd äta grodmetoden att få det gjort.

3. Avsluta prenumerationen på värdelösa nyhetsbrev och marknadsföringsmeddelanden

Det är troligt att du får tillräckligt många aviseringar under dagen utan det extra bruset från nyhetsbrev och marknadsföringsmejl. Det är lätt att låta det glida och låta dem samlas i din inkorg eftersom du är upptagen.

Men att sålla igenom dem är en annan uppgift som tar bort ditt fokus och produktivitet. Detta gäller särskilt om avsändaren skrev e-postmeddelandet tillräckligt bra för att få dig att klicka dig igenom och läsa den utan att riktigt veta varför du är det.

Avsluta prenumerationen om det inte är något du verkligen kommer att vidta åtgärder för, som att läsa innehållsskaparens innehåll eller dra nytta av företagets försäljning. Spara tid och energi du skulle lägga på dessa e-postmeddelanden och lägg dem på något mer meningsfullt eller avkopplande.

Om du har nyhetsbrev och marknadsföringsmejl som du gillar att läsa, kanske du vill prova en e-postleverantör som Spark som erbjuder Smart Inbox.

Funktionen Smart Inbox separerar nyhetsbrev och meddelanden från tjänster från personliga e-postmeddelanden. Det dämpar också meddelanden från främlingar och automatiska meddelanden.

4. Blockera skräppost – adresser och domäner

När det gäller att filtrera bort skräppost gör vissa e-postleverantörer ett bättre jobb än andra. Även ett populärt val som Outlook är inte perfekt, vilket gör att en del skräppost kan komma igenom.

Men om någon spammar dig kan du blockera deras e-postadress. Du kanske också kan blockera hela domänen om du upptäcker att du får e-postmeddelanden från olika användarnamn men samma webbadress.

Om du använder Outlook kan du hitta den här funktionen i Skräppost avsnitt av Post fliken under Inställningar och Visa alla Outlook-inställningar. Gmail är en annan leverantör som låter dig göra det enkelt blockera e-postadresser och företag.

Om du använder en annan e-postleverantör, leta efter den här funktionen genom att söka blockera e-postdomän och namnet på den leverantör du använder.

Tänk på att det är bäst att inte klicka på Avsluta prenumerationen i ett skräppostmeddelande, eftersom det kan ta dig till en skissartad webbplats som letar efter din personliga information. I själva verket undvik att interagera med dem alls om du inte markerar det som skräppost eller tar bort dem.

Öka din produktivitet genom att begränsa e-postmeddelanden

Ett e-postmeddelande är ett användbart verktyg i kommunikation. Men det kan också bli en distraktion när vi inte är uppmärksamma.

Om du upptäcker att du spenderar mycket tid i din inkorg, varför inte prova ett eller flera av dessa tips för att se om det hjälper?

Hur du tar kontroll över din e-postkorg och förblir produktiv

Att kontinuerligt kontrollera dina e-postmeddelanden kan ta mycket tid. Dessa tips hjälper dig att kontrollera din inkorg och få mer gjort.

Läs Nästa

Om författaren