Använd Excel- och Google-uppgifter för att skapa det bästa målhanteringsverktyget någonsin

Annons

På senare tid har jag börjat inse att jag arbetar väldigt hårt, men om någon frågade mig om jag inte känner att jag arbetar mot ett större syfte, måste jag säga att jag inte vet det. Det nuvarande tillvägagångssättet känns mer som en maskingevärmetod, där jag bara försöker åstadkomma vad jag kan, och hoppas att det får mig dit jag vill vara. Det är inte riktigt sättet att uppnå ens livsmål.

Så, som jag alltid gör när jag behöver en lösning, vände jag mig till MakeUseOf. Jag hittade omnämnandet av ett onlinehanteringsverktyg som heter GoalStacker GoalStacker: En uppgiftshanteringsapplikation som fokuserar på dina dags uppgifter Läs mer , men systemet där kändes alltför uppdragsorienterat för mina behov. Jag letade efter ett mer brett tillvägagångssätt, där du börjar med allmänna livsmål och sedan arbeta dig ner till de individuella dagliga uppgifterna. Därefter vände jag mig till Bakaris granskning av 43Things Lista det och uppnå det med 43Things.comÄven om nyårs resolutioner och mål lätt skulle kunna skrivas och skrivas ut på ett pappersark, 43Things.com erbjuder mer användbara funktioner än penna och papper, och det ger en enkel metod för hantera ...

Läs mer , som såg mycket lovande ut. Ironiskt nog har 43Saker det motsatta problemet. Det är vackert inriktat på de breda målen och drömmarna, men inte så stark när det gäller att dela upp dem i små bitar och hantera de dagliga uppgifterna som kommer dig dit.

Ett annat målhanteringsverktyg som jag tittade på var WeekPlan WeekPlan: Weekly Task Planner med mål i åtanke Läs mer , vilket jag trodde hade mest löfte. Tyvärr gillade jag inte den begränsade rollbaserade metoden och det faktum att gränsen mellan livsmål och dagliga uppgifter var så direkt. I mitt drömmålhanteringssystem letar jag efter ett mellanområde där du kan dela upp de mycket stora målen i mindre (men fortfarande stora) mål att uppnå på vägen. Slutligen delar du upp dessa mellannivåmål i en grupp uppgifter som hjälper dig att träffa var och en av de milstolparna.

Skapa ett DIY-målhanteringssystem

Som vanligtvis händer när jag inte hittar vad jag behöver i ett befintligt system eller applikation, bestämde jag mig för att skapa det perfekta systemet från grunden. Nu talar jag inte om att försöka koda en applikation eller skapa en webbplats som gör det som jag vill. Nej, istället bestämde jag mig för att använda två system som jag använder dagligen och som jag känner till - Microsoft Excel och Google Tasks.

Organisera och dela dina livsmål

Om du är redo att få allvar med att arbeta mot de stora drömmar du har, är det dags att sitta ner och lägga ner dem skriftligt. Detta introducerar fokus i ditt dagliga liv. Det ger dig en anledning att arbeta med de till synes vardagliga och meningslösa uppgifterna, eftersom du vet att uppgiften bara är ett steg mot det stora bildmålet. Trots allt annat ute för målhantering, förblir Microsoft Excel fortfarande det enda bästa verktyget för att göra detta, enligt min mening.

För att komma igång öppnar du ett nytt kalkylblad och skapar ett nytt ark för de 4-6 kärnområdena i ditt liv som är viktigast för dig. I mitt fall, under de sista dagarna av mitt liv, vill jag säga att jag har kunnat lämna stor rikedom till mina barn, har hade en underbar relation med varje familjemedlem, höll perfekt hälsa och gick på fantastiska äventyr. Så mina kärnområden är VÄLTHET, FAMILJ, HÄLSA och Äventyr.

På var och en av de enskilda ”kärnmålen” kommer du att dela upp den kärnan i fyra eller fem specifika mål i storbild som betyder framgång på det området i ditt liv, i ditt sinne. Detta är de objekt som du kommer att lista på den här sidan och inkluderar ett målår i en avlägsen framtid. De flesta av dessa kommer att vara nära pensionering, men i vissa fall kan du ha ett mål som att bli av med skuld som kan hända mycket tidigare.

Nu när du har delat upp de stora, enorma målen i mindre "delmål", är de lite mer hanterbara. Men för att göra dem till dagliga uppgifter måste de delas upp ytterligare. Ta var och en av de stora delmålen och lista de viktigaste stegen för att komma dit. Det borde inte vara dagliga uppgifter - de bör vara mål som tar dig från sex månader till ett år att uppnå. Varje steg får dig så mycket närmare det stora delmålet inom ditt kärnvärde.

Jag vill också sätta en grön ”$$$” -symbol bredvid de artiklar som kräver en del investeringar - som ett sätt att planera framåt för den kostnaden. Men viktigast av allt är att varje steg ska ha ett specifikt år som du vill genomföra detta steg. Gör det realistiskt, men ge dig inte för mycket slak heller. Slutligen, skugga stegen som ska ske under nästa år eller två - det är de saker du behöver planera omedelbart.

Nu när du har dina kärnvärden uppdelade i viktiga delmål och sedan delade upp dessa delmål steg, det är dags att skapa milstolparna eller uppgifterna, som du kommer att arbeta med för att tappa dig fram till mål linje. Skapa ett nytt ark bredvid kärnvärdesarket med ett liknande namn. Jag kallade min ”Wealth_MS1”, där MS står för milstolpar.

Inom det nya arket kommer du att kopiera över stegen som kommer att ske inom nästa år eller två. Men du kommer att göra att varje steg blir en rubrik. Under var och en av dessa rubriker skapar du äntligen de specifika, individuella uppgifterna som du kan utföra med en vecka till flera veckor.

Var och en av dessa artiklar kan bokstavligen kallas en "uppgift", för det är något du kan sitta ner och verkligen arbeta med och åstadkomma efter flera sessioner. Det är inte denna pie-in-the-sky-idé som känns ouppnåelig. Det här är mycket lättillgängliga föremål som verkar vara ett väldigt, väldigt litet steg - men var och en av dessa representerar ett steg i stegen mot dessa livsdrömmar. Ge dem var och en ett specifikt datum - och ge det datum mycket tanke.

Tilldela genomförbara uppgifter som ska utföras

När du har skapat alla dessa "milstolpar" -ark är nästa steg i ditt målhanteringssystem att tilldela dessa uppgifter till din to-do-lista. Oavsett vad att göra-listor Do It (Tomorrow) är en extremt enkel online-to-Do-listaOm du älskar idén om en online-lista över saker du behöver göra, men aldrig lyckas med att faktiskt använda en längre än den tid det tar för dig att lägga till allt ... Läs mer Jag har försökt, jag kommer absolut alltid tillbaka till Google Tasks. Så jag bestämde mig för att använda det för detta projekt också. I grund och botten skapar du en ny lista för alla dina kärnvärden som du definierade i början av detta projekt.

När du är klar ser du alla dessa kärnmål redo att acceptera de enskilda uppgifterna du kommer att arbeta för att komma dit.

Nu - gå igenom de "milstolpar" -arken du just har skapat och placera de mest brådskande artiklarna - på grund av det snart - till rätt lista i Google Tasks. Glöm inte att tilldela det datumet och ge det en bra beskrivning så att du kommer ihåg exakt vad du ville åstadkomma.

När du är klar - har du tilldelat dig en lista med de mest brådskande uppgifterna.

Nu har du verkliga, handlingsbara objekt som du vet att du kommer att åstadkomma, för de finns på din to-do-lista med tidsfrister!

Spåra och övervaka dina framsteg

Du har ett riktigt coolt system som är skapat nu. Varje vecka eller varannan vecka kan du öppna ditt kalkylblad, uppdatera objekten du har slutfört och hålla reda på hur mycket närmare du kommer till de stora målen.

Det skulle vara bra att bara kolla in saker som gjort, men för att vara ärlig så har jag upptäckt att visuell feedback fungerar som ännu bättre uppmuntran på vägen. Jag ska snabbt visa dig hur du kan ställa in en cool stapeldiagram för att visa framsteg. Gå tillbaka till "milstolpar" -arket du skapade och skapa en "Färdig" -kolumn bredvid måldatumen. Längst ner i den kolumnen, skapa ett fält med forumet, "= COUNTIF (cell1: cell2," Ja ") / x) * 100 ″

Byt bara ut "x" med antalet rader (uppgifter) och gör "cell1" och "cell2" lika med cellerna i början och slutet av intervallet.

Vad detta gör är att skapa en cell under alla uppgifter som kommer att uppdateras med procentandelen totala uppgifter du har slutfört. För att göra det grafiskt, klicka på Format och välj Villkorlig formatering för cellen och välj en av datafält.

Detta konverterar cellen till en datafält. Nu går du bara tillbaka till samma menypost igen och väljer "Redigera regel ”. Ställ in alla objekt som visas nedan med en röd pil på värdena som visas.

Detta gör att fältet fylls på med grön färg i procenten som representerar antalet uppgifter som du har utfört hittills!

Är det coolt eller vad? Okej, det sista steget kanske är lite överdrivet, och du kan fullborda målhanteringssystemet utan denna grafiska uppmuntran - men jag älskar att se fältet flytta över cellen när jag utför en uppgift på en tid. Att slå 100% innebär att du är ett väldigt stort steg närmare de livdrömmarna.

Vad tycker du om ett sådant anpassat system? Tror du att det kan ge dig mer kraft och kontroll för att bättre hantera dina livsmål? Vilka system sätter du på för att dela upp dina stora drömmar till hanterbara uppgifter? Dela dina egna råd och tips i kommentarerna nedan!