Hur man bygger en projektförfrågningstavla i ClickUp

Att delegera uppgifter eller be om hjälp kan ibland få människor att känna sig obekväma. Oavsett om det är ångesten att fråga fel eller oroa sig för vad någon annan kan tänka, är det en vanlig utmaning på arbetsplatsen.

Även de som är väl rutinerade i att dela ut uppdrag kan dra nytta av att lägga mindre tid på att kommunicera detaljerna. Det kan vara ansträngande att hålla reda på allt du har diskuterat i e-postmeddelanden, meddelanden och möten – speciellt när du tappar koll på en bilaga, detalj eller fråga.

I den här artikeln går vi igenom hur du skapar en projektförfrågningstavla i ClickUp som gör delegeringen snabb och smärtfri.

Vilka kolumner kommer du att inkludera på din projektförfrågningstavla?

När du skapar en projektförfrågningstavla i ClickUp, målet är att spara tid. Du vill göra det tydligt vem du tilldelar projektet till, när du vill att de ska få det gjort av, och prioritetsnivån, samt vem som gör förfrågan. Du kan snabbt göra det genom att lägga till kolumnerna uppdragstagaren, förfallodatum, prioritet, och skapad av till din styrelse.

Om du undrar varför skapad av kolumn är viktig, det är av två anledningar. Det hjälper dina lagkamrater att veta vem de ska fråga om de stöter på en fråga. Det låter dem också veta vem de rapporterar till om du har flera personer som tilldelar projekt.

Du kan inte ändra vem som visas i skapad av kolumn, så om du skapar uppgiften på uppdrag av någon annan kan du anteckna det i beskrivningen.

Dessutom kan du lägga märke till uppdragstagaren kolumnen innehåller ett namn som standard. Om du vill sätta mer än en person på en uppgift kan du aktivera flera tilldelade. För att göra det, klicka på din profilikon i det nedre vänstra hörnet, gå till inställningar, Välj Klicka på Appar, och slå på Flera uppdragstagare in alternativen.

Om du vill ta med någon annan i projektet som inte aktivt arbetar med det kan du lägga till dem som en tittare, eller om du vill att dina lagkamrater ska göra anspråk på uppgifter själva, kan du helt enkelt lämna kolumnen tom.

Relaterad: ClickUp vs. Asana: Vilket är bättre för projektledning?

Förutom de fyra ovan nämnda kolumnerna, Klicka Upp erbjuder många andra som hjälper dig att kommunicera projektspecifikationer. Till exempel, om dina uppgifter är tidskänsliga kan du använda Skapat datum kolumn för att visa hur länge den har suttit. Du kan också använda tidsuppskattning kolumn för att ge dina lagkamrater en information om hur lång tid projektet kan ta.

För att ta reda på vilka kolumner du vill använda, ta dig tid att tänka på hur ditt team redan delar ut uppdrag, välj vad som fungerar och anpassa din tavla för att möta dina behov.

Hur man skapar en projektförfrågningstavla i ClickUp

Det första steget i att skapa en projektförfrågningstavla är att skapa en ny lista i din arbetsyta. För att göra det, håll muspekaren över namnet på din arbetsyta i sidofältet och klicka på knappen Lägg till. Namnge din lista i enlighet med detta.

Infoga sedan kolumnerna du vill använda om de inte redan finns där. Du hittar en lång lista med dem när du väljer lägg till i det övre högra hörnet av din lista. Tänk på att mindre är mer. Om du lägger till för mycket information till din tavla kan det sluta förvirra dina kollegor – särskilt de som är nya inom projekthanteringsprogramvara.

Du vill också ha ett minimalt tillvägagångssätt med statusar. För att redigera dina statusar, håll muspekaren över Att göra eller någon statusflik på din tavla, klicka på de tre prickarna till höger och gå till Hantera statusar. Välj beställnings- och skapa de du vill använda för att kommunicera med ditt team.

Exemplet använder att göra, pågående, och komplett, men du kan bli mer kreativ om du vill. Om du använder styrelsen för att göra anspråk på projekt, kanske du vill använda öppet istället för att göra och ha en tilldelas status för att låta dig själv och andra veta att någon annan är med, även om de inte har börjat arbeta ännu.

Du kan också använda alternativ som fastnat att kommunicera en lagkamrat behöver hjälp, eller placerad i kö att snabbt dela att ett projekt varken pågår eller är färdigt.

Hur man arbetar inom en projektförfrågningstavla

Tanken bakom projektförfrågningstavlan är att begränsa kommunikationen vid delegering av uppgifter. Inte för att du inte kommer att dela detaljer eller svara på frågor, men du gör det på ett ställe, så att du och ditt team vet var de kan hitta informationen.

Detaljerna i kolumnerna ger uppdragstagaren en snabb överblick över projektets förväntningar. Dessutom kan du lägga in detaljerade anteckningar i uppgiften genom att klicka på dess namn.

Här hittar du en plats där du kan beskriva uppgiften för din lagkamrat, bifoga filer och kommunicera fram och tillbaka i kommentarerna.

Du kan också lägga till en tittare till projektet genom att klicka på ögonsymbolen i det övre högra hörnet. Att göra detta är ungefär som att CC'a någon i ett e-postmeddelande.

När din lagkamrat börjar arbeta med uppgiften ändrar de status till pågående att visa att det är på gång och komplett när de slutar. ClickUp döljer automatiskt slutförda uppgifter, men du kan se dem när som helst genom att klicka show stängd i det övre högra hörnet.

Tänk på att vem som helst kan tilldela projekt i ClickUp, så din projektförfrågningstavla fungerar åt båda hållen. På så sätt, om du har en kollega som behöver din hjälp med något, kan de skapa en uppgift för dig också.

Relaterad: Vad är ClickUp? De bästa projektledningsfunktionerna

Om du arbetar med ett stort team och tycker att din projektförfrågningstavla är för upptagen, kanske du vill skapa separata för varje avdelning. Du kan också skapa projektförfrågningstavlor för enskilda personer om ditt företag har många uppgifter eller om någon behöver den extra biten av en-mot-en-fokus.

Dessutom, om du upptäcker att du har några visuella personer i ditt team, kanske du vill lägg till en brädvy som använder ett kortsystem i stället för en lista.

Fokusera med en projektförfrågningstavla

Att göra en projektförfrågningstavla är ett snabbt projekt som både nybörjare och erfarna ClickUp-användare kan ta sig an. Att använda en kommer inte bara att bidra till att begränsa hopp mellan e-post och meddelanden vid delegering av uppgifter, utan det kan också minska mängden tid du spenderar i möten, schemalagda eller inte.

Se bara till att förklara för ditt team hur det fungerar och låt dem veta att de också kan begära hjälp från dig eller varandra när de behöver det.

ClickUp vs. Begrepp: Vilket är bättre för projektsamarbete?

ClickUp och Notion är två av de bästa verktygen för projektsamarbete som finns. Ta reda på vilket som är bättre för dig.

Läs Nästa

Om författaren