Hybridarbete har blivit mer populärt under 2000-talet och har flera fördelar. Teamen kan fortsätta samarbetet personligen, medan anställda kan spara pengar på resor och uthärda mindre tid att pendla. Att sätta rätt system på plats är dock avgörande för att lyckas på lång sikt.
Många människor över hela världen använder Google Kalender för att hantera sin arbetsdag, och du har många alternativ när du ställer in den för hybridarbete. Den här artikeln visar dig hur du arbetar mer effektivt på flera platser.
1. Dela arbetsplats och öppettider
Ett av de enklaste sätten att samarbeta för hybridarbete via Google Kalender är att dela din arbetsplats och dina arbetstider. När du och ditt team har gjort det blir det lättare att arrangera möten, förstå varför folk inte har svarat och mer.
Om du vill dela arbetstiderna du är online för kan du helt enkelt lägga till en anteckning på ditt Google-kort. Här kan du också lägga till din tidszon. Du kan också dela dina arbetstider genom att gå till din
Inställningar och delning > Arbetstider. Markera rutan Aktivera arbetstider och anpassa dina arbetstider för varje dag.Ett annat sätt att dela din tidszon i Google Kalender är att välja den kalender du och ditt team arbetar på. Gå till Inställningar och dela innan du väljer var du är baserad under Tidszon sektion.
2. Använda fokustid i Google Kalender
Om du använder en iPhone, du är förmodligen bekant med fokuslägen. Kort sagt, du kan använda dessa för att begränsa aviseringar och andra saker som kan få dig att halka på ditt arbete. Hybridarbete kan resultera i att många försöker kontakta dig när du borde fokusera intensivt på en uppgift, och Google Kalender har ett verktyg som hjälper dig att ta itu med det här problemet.
Fokustidsfunktionen i Google Kalender låter dig lägga tid för ditt arbete, och du kan även välja om du automatiskt vill säga nej till möten som andra personer bjuder in dig till. Observera att endast vissa planer tillåter åtkomst till fokustidsfunktionen. Du kan kontrollera genom att skapa en ny händelse och se om du märker ett alternativ som tillåter dig att göra det.
3. Håll koll på allas kalendrar
Har du någon gång bjudit in dig till en viktig händelse, bara för att du redan ska ha något annat i din kalender? I så fall vet du hur irriterande det kan vara. Den goda nyheten är att med Google Kalender kan du begränsa detta problem när du arbetar med en hybridmodell.
Ett sätt att stoppa mötestidskrockar är genom att veta när alla är tillgängliga. När du skapar en ny händelse, gå till Träffa… alternativet till vänster och ange namnen på de personer du vill bjuda in.
Du bör kunna se personernas kalendrar som du bjuder in. Vissa användare kanske inte har delat sina – och om så är fallet bör du försöka se till att de ändrar det (du kan också behöva uppgradera deras Google Workspace-prenumerationsplaner).
4. Använd tredjepartsintegrationer
När ditt team antar en hybrid arbetsmodell bör du ta bort så många hinder för samarbete som möjligt. Den goda nyheten är att Google Kalender har flera tredjepartsintegrationer, och dessa kan hjälpa dig att använda fler av dina favoritappar tillsammans. Med Google kan du integrera kommunikationsverktyg som Zoom och andra praktiska appar – som påminnelse om möte.
För att integrera appar från tredje part med Google Kalender, gå till + ikonen till höger på skärmen. Sök sedan efter eller välj de appar du vill använda. Du kan sedan välja Admininstallation eller Individuell installation, beroende på vad som passar dina behov.
5. Tänk på andra länders helgdagar
Som en del av din hybridmodell kan du ha teammedlemmar som arbetar i olika länder. Och om du verkar över olika gränser är det viktigt att komma ihåg att hela världen inte körs på samma schema.
Om du försöker ordna möten, se till att dessa händelser inte krockar med andra helgdagar. Till exempel, medan Storbritannien inte tar ledigt den 4 juli, gör USA det. Du kan fråga dina teammedlemmar, men du hittar också massor av platser online; typ "[land] helgdagar [år]", och du borde kunna hitta en lista.
6. Begränsa antalet möten du har
Om du någonsin har haft ett 9-5 jobb under en längre period, kommer du förmodligen att veta hur meningslösa många möten är. Och om du inte går in med en ordentlig plan kan du snabbt falla i en fälla där ditt team diskuterar det senaste mötet.
Innan du schemalägger ett möte, fråga om det är nödvändigt att hålla ett. För det mesta, du kan skicka ett meddelande via Slack eller skicka ett e-postmeddelande till dina teammedlemmar istället. Om du behöver hålla ett möte, ha en tydlig lista med samtalspunkter och håll den så kort som möjligt.
7. Använd uppgiftsfunktionen i Google Kalender för deadlines
Att inte ständigt vara i samma rum som dina kollegor kan vara en välsignelse. Till exempel kan du ofta fokusera på att slutföra uppgifter som kräver betydande kognitiv ansträngning – utan att oroa dig för att andra ska distrahera dig. Men det kan också orsaka problem.
En fråga är att du kanske glömmer viktiga deadlines. Du kan dock använda Google Kalender för att lindra problemet. Det är enkelt att hålla reda på deadlines; du kan gå till Skapa > Uppgift och ange det du behöver för att slutföra. När du har gjort det väljer du datumet som det ska förfalla till.
Förutom Google Kalender kan du använda verktyg som Todoist och Microsoft To Do för liknande ändamål.
8. Blockera tiden som du ska arbeta med viktiga uppgifter
En av fördelarna med hybridarbete är att du har mer flexibilitet över ditt schema. Konceptet "Deep Work" kommer från Cal Newports bok om ämnet, och en av kärnkomponenterna innebär att arbeta med svåra uppgifter under perioder varje dag - utan distraktioner.
Djupt arbete är inte något som du kan förvänta dig att göra under en åtta timmar lång dag, men att schemalägga fickor för intensiva uppgifter är en bra idé. Du kan gå till Skapa > Uppgift att avsätta tid för att slutföra dina projekt, och du kan också bestämma om du vill sätta upp repetitiva uppgifter.
Tidsblockering är svårt i början, och vi rekommenderar att du kollar in våra bästa tidsblockeringstips att hjälpa dig.
Google Kalender: En praktisk följeslagare för dina hybridarbeten
Hybridarbete kan gynna både arbetsgivare och anställda. När det görs på rätt sätt kan du skapa en miljö av teammedlemmar som kan samarbeta och förnya sig – samtidigt som du ger människor mer frihet. Genom att ha mer kontroll över sitt schema kanske du märker att teammedlemmarna är mer produktiva.
Google Kalender kan lösa många problem som uppstår från hybridarbetsmodeller, till exempel begränsad transparens och kommunikation. Prova dessa tips och se om de fungerar för dig.
