De bästa användningsområdena för Microsoft 365-sökrutan

Microsofts sökruta är kraftfullare än du tror. Du kan använda den för att snabbt hitta kontextspecifik information, filer och tips i Microsoft 365-applikationen som du redan arbetar i.

Det finns flera sökrutafunktioner som delas mellan Microsoft 365-appar. Andra funktioner är mer unika för enskilda applikationer. Att förstå de bästa funktionerna kan bara påskynda ditt arbetsflöde, som vi kommer att diskutera idag.

Vad är Microsofts sökruta?

Tack vare Internet är mängden information till hands. Allt du behöver göra är att hitta det du vill ha. Det är denna princip som gör Microsofts sökruta så användbar.

Sökrutan tar dig till informationen, filen, fotot eller personen du vill ha snabbare och med mindre växling mellan appar och mappar.

Sökrutan är tillgänglig i Microsoft 365-appar. Du hittar rutan ovanför band, med ordet Sök bjuder in dig. Vissa användare kanske bara ser en förstoringsglas som expanderar till rutan när du klickar på den, beroende på dina inställningar. Beroende på din version av Microsoft 365 kan sökrutan anropas

Berätta för mig och har en glödlampa istället för förstoringsglaset.

Klicka i sökrutan och de senaste sökningarna och förslagen kommer att fyllas i en rullgardinsmeny. Skriv en enstaka bokstav så kommer förslagen att fyllas på igen.

Det bästa sättet att använda sökrutan är att skriva ett enstaka ord eller en fras. Till exempel pivottabell i Excel eller Visa i Word. Detta kommer att fylla mer relevanta resultat.

Om du inte ser det du letar efter klickar du på Fler sökresultat. Du kommer sannolikt att se vad du vill där.

Relaterad: Hur man indexerar Windows 11 för snabbare sökresultat

Varför använda Microsofts sökruta?

Skakar du på axlarna av denna förmåga? Med bara ett par tryck kan du klicka dig fram till den aktuella mappen och öppna filen du vill ha. På samma sätt kan ett par tryckningar öppna informationen du behöver från en webbläsarbaserad sökmotor.

Kanske är det sant.

Men när tänkte du senast på hur lång tid det tar för dig att komma till en fil eller information? Hur många sekunder eller hur många klick? Hur mycket tid tar det att leta efter filer eller information fokuserat arbete i en redan distraherande arbetsmiljö?

Det är förmodligen mer tid än du först trodde, särskilt när du kan använda ett mycket tillgängligt alternativ: hoppa in i sökrutan, trycka in ett eller två ord och hitta det du behöver.

Sökmotorn på Microsoft 365 är en del av en bredare trend mot att datorer bättre använder det de vet om dig. Sökfunktionerna i Microsoft 365 och Google Workspace är nu så starka att mer än en ytlig nivå av mappar för att lagra filer kan se gammaldags ut.

Relaterad: Hur man visar dolda filer och mappar i Windows 11

Microsofts sökrutafunktioner

Sökrutan har flera kärnfunktioner som fungerar konsekvent i Microsoft 365-appar.

1. Plats. Du hittar sökrutan högst upp i applikationen, ovanför band, även om det kan minimeras i form av ett förstoringsglas, beroende på dina inställningar. Kortkommandot för Windows är Alt+Q.
2. Ord eller fraser. Du kan mata in antingen ett enstaka ord eller en fras i sökrutan och få en rad kontextspecifika resultat. Till exempel, i Outlook kommer rutan att visa e-postmeddelanden före Word-dokument.
3. Minne. Sökrutan kommer att lära sig dina beteenden och lägga fram information på ett mer intelligent sätt åt dig. Dina senaste sökningar sparas så att du snabbt kan komma åt dem igen.
4. Tips. Om du behöver leta upp hur du utför en specifik uppgift i en app, skriv helt enkelt ett ord som är kopplat till uppgiften i rutan. Du hittar ett hjälpdokument eller en video som hjälper dig.
5. Webbsökning. Om du vill forska mer om ett ämne, skriv in det i sökrutan och grundläggande information kommer att fyllas i appen, tillsammans med Bing-sökresultat som öppnas i en webbläsare när du klickar på den.
6. Definitioner. Behöver du snabbt ta tag i ett ords definition? Skriv bara så får du svar.
7. Få åtkomst till filer. Skriv in namnet på en fil så hittar din enhet den. Du kan infoga filen var du än arbetar eller välja information från den som du kopierar in.
8. Delning. Typ Delning i sökrutan och du kommer att kunna dela en länk till din nuvarande fil med medarbetare.
9. Föreslagna åtgärder. Dessa sammanhangsspecifika genvägar hjälper dig att utföra rekommenderade åtgärder snabbare. De dyker upp när du klickar i sökrutan.
10. Snabb åtkomst till inställningar. Skriv bara en bokstav i sökrutan så kan du snabbt komma till en inställning eller ett verktyg som du annars kan spendera några för många sekunder på att söka efter. Vill du till exempel nå styckeinställningarna i Word, men kommer inte ihåg exakt var de är? Sätt i P och Styckeinställningar kommer att dyka upp.

Microsofts sökrutafunktioner per app

Sökrutan har några unika funktioner i var och en av Microsoft 365-apparna. Nedan finns några exempel som hjälper dig komma igång.

Syn

• BCC. Vill du snabbt lägga till en hemlig kopia i ett e-postmeddelande? Om du inte har aktiverat denna funktion för att alltid vara på, skriv BCC i sökrutan. En rad för BCC kommer att läggas till i e-postmeddelandet.
• Snabba steg. Har du ställt in snabba steg för att bättre hantera din inkorg? Skriv bokstaven Q i sökrutan och Quick Step-alternativ kommer upp.
• Infoga en omröstning. Behöver du snabbt göra en undersökning av en grupp kollegor? Öppna ett nytt e-postmeddelande, skriv Rösta i sökrutan, använd röstningsknappen och välj önskad stil för omröstningen.

Ord

• Återanvänd innehåll. Möjligheten att återanvända innehåll från en specifik fil sticker verkligen ut i Word. När du arbetar i ett dokument kanske du vill infoga lite text från ett annat. Använd sökrutan för att hitta filen och öppna den i sökrutan. Klicka på de tre prickarna till höger om filen innan du trycker Återanvänd innehåll. Kopiera och klistra sedan in texten du behöver i ditt nuvarande dokument.
• Visningar. Du kan snabbt ändra vyer. Skriv "Visa" i sökrutan så ser du alternativ för Rutnätsvy, Hel sida, Visa Gridlines, Visa tabellrutnät, och Visa kontur.

Excel

• Frys rutor. Skriv F i sökrutan > Frys rutor. Du kommer att hålla de markerade raderna och kolumnerna synliga medan resten av arket rullar.
• Tala. Skriv Tala och du får alternativ att Tala upp cellerna efter rader eller kolumner.

PowerPoint

• Speaker Coach. Skriv "Coach" så ser du en åtgärd för att hoppa in i en session med Speaker Coach, som kan förbättra din presentationsförmåga.
• Slide Master. Skriv S i sökrutan > Slide Master och du är redo att börja redigera huvudbilderna, en notoriskt svår funktion för oregelbundna användare av PowerPoint att hitta.

Använd Microsofts sökruta för att arbeta snabbare

Spara lite tid och sluta leta igenom menyfliksområdet efter rätt inställning eller sök igenom mappar efter specifika filer. Stanna istället kvar i Microsoft 365-applikationen du arbetar i och skriv ett par ord i Microsofts sökruta för kontextspecifika resultat. Du hittar det du letar efter mycket snabbare.

Hur man hittar förlorade eller felplacerade filer och dokument på Windows

När du av misstag tappar bort eller tappar bort en fil, ett dokument eller vad som helst, här är flera lösningar du kan prova!

Läs Nästa

Om författaren