Hur man hanterar produktivitetens fyra pelare: Tips och verktyg att använda

Produktivitet är avgörande för framgång på alla områden. Med tanke på att vi tillbringar större delen av vår tid på jobbet verkar det logiskt att vi gör allt för att göra det så effektivt som möjligt.

Produktiviteten faller dock inte naturligt för alla. Faktum är att det är en färdighet som du kan vässa genom övning. Det är förmodligen därför du har läst otaliga produktivitetsböcker och försökt dig på olika hack och metoder.

I den här artikeln kommer vi att introducera ett ramverk som täcker grunderna för produktivitet.

Produktivitetens fyra pelare

De fyra pelarna för produktivitet är tid, energi, koncentration och kunskap: låt oss kalla det TECK-ramverket. Även om detta ramverk inte täcker alla produktivitetshack eller system där ute, omfattar det de flesta av de kritiska aspekterna som du kan börja hantera direkt.

Det är viktigt att du hanterar och optimerar alla fyra elementen samtidigt för att maximera din produktivitet. Det beror på att de alla arbetar i en symbiotisk relation med varandra.

Så närhelst du kämpar med produktiviteten kan du snabbt lösa problemet genom att ta reda på vilken pelare som är i obalans. Om du till exempel har tid, energi och koncentration att arbeta med ett projekt, men du inte vet hur du ska gå tillväga eller saknar tillgång till viktig information, kan du inte nå toppproduktiviteten.

Därför kan du börja med att bygga upp din kunskap och lära dig så mycket du kan om projektet för att öka din produktivitet. När du hanterar alla fyra på rätt sätt kommer din produktivitet att skjuta i höjden.

Låt oss utforska varje pelare mer i detalj, med verktyg och tekniker som hjälper dig att hantera dem:

1. Tidsplanering

Tidshantering är utan tvekan ett av de viktigaste områdena för produktivitet. Detta beror på att du bara har så mycket tid på dagen, och det är viktigt att du spenderar den väl.

I genomsnitt arbetar människor 8 timmar om dagen. Även om du ofta klagar på att du inte har tillräckligt med tid, är det ganska mycket tid att utföra dina viktigaste uppgifter. Om du prioriterar dina uppgifter och planerar väl kommer du att se att du har all tid att vara produktiv.

Så, hur kan du göra det?

Du kan hantera din tid bättre genom att utnyttja din bästa biologiska tid eller kronotyp, eller med hjälp av tidshanteringsmetoder som timeboxing och Pomodoro-tekniken.

• Timeboxing: Idén med timeboxing är att man avsätter en viss tid för att arbeta med något. Du slutar sedan arbeta när tiden har gått ut, även om du inte har slutfört uppgiften eller uppnått dina milstolpar. Detta är bara en teknik som hjälper dig att hålla dig på rätt spår och få ut det mesta av din tid.
• Pomodoro-tekniken: Pomodoro-tekniken består i första hand av att arbeta i 25-minutersbitar, följt av snabba 5-minuterspauser. Efter var fjärde cykel tar du en längre paus på 15-20 minuter.

Dessa tekniker är bra sätt att hålla sig på rätt spår, och du kan tillämpa dem oavsett om du är frilansare eller arbetar på ett kontor. Du behöver bara hitta den som fungerar bäst för dig. Du kan också använda tidshanteringsverktyg som Pomodone, Toggl, eller I god tid.

2. Energi

Energi är en annan viktig pelare i produktivitetsramverket eftersom det kan hjälpa eller hindra din prestation beroende på hur väl du hanterar den.

Du kanske ofta upptäcker att du inte arbetar med toppkapacitet, vilket kan påverka din produktivitet. Det beror på att även om du effektivt kan hantera din tid, kommer du inte att kunna göra mycket när du är utmattad. Omvänt, ju mer energi du har, desto mindre tid behöver du för att producera fantastiska resultat.

Du kan hantera dina energinivåer bättre genom att förstå vad som dränerar eller ökar dem. Att förstå dessa faktorer kommer att ge dig en fördel i att planera din dag och hantera din tid mer effektivt.

Så låt oss utforska några sätt att öka din energi:

• Använd appar för sömnhantering: Att få tillräckligt med kvalitetssömn är nära kopplat till höga energinivåer. Du bör sikta på minst 7 timmars sömn varje natt och se till att din sovmiljö är gynnsam för vila av hög kvalitet. Du kan använda dig av digitala lösningar som Sov som Android, Noisli, eller pzizz.

• Rätt näring: Att få i sig tillräckligt med näringsämnen från mat är ett annat utmärkt sätt att öka dina energinivåer under dagen. Att äta frukt, grönsaker och hälsosamma mellanmål ger dig tillräckligt med energi för att arbeta med full kapacitet. Du kan använda dessa matappar för att göra hälsosam kost lätt.

• Träning: Att ha regelbundna träningspass kan hjälpa till att öka dina energinivåer. Dessutom minskar träning också stress, ökar blodflödet till hjärnan och förbättrar hjärnans plasticitet. Viktigast av allt, det är ett bra sätt att hålla energin uppe hela dagen. Om du letar efter en praktisk träningskamrat kan du lita på FitOn.

• Motivering: Att ha en stark motivation för det du gör är ett annat bra sätt att känna sig energisk och åstadkomma mer. När du börjar din dag med tillräckligt med motivation finns det ingen stopp för dig när det kommer till att vara produktiv. Som sagt, du kommer att behöva hitta sätt att öka din motivation för att få mer gjort.

3. Koncentration

Så låt oss anta att du har tillräckligt med tid och energi, men du bombarderas med distraktioner och avbrott. Tja, det är klart att det kommer att ta en vägtull på din produktivitet.

Koncentration är produktivitetens tredje pelare, och det hänvisar till din förmåga att fokusera på vad du än gör vid den givna tiden utan att falla offer för distraktioner.

Enligt a studie från University of California, Irvine, tar det i genomsnitt 23 minuter för någon att återhämta sig från en distraktion och komma tillbaka till arbetet produktivt. När flera uppgifter tävlar om din uppmärksamhet kan det visa sig vara extremt svårt att fokusera på det du gör.

Så hur kan du förbättra ditt fokus?

• Undvik multitasking: Multitasking har länge motverkats av många anledningar. Det stör ditt fokus, begränsar din förmåga att hantera tid väl och orsakar stress. När du har mycket på tallriken är det viktigt att hitta sätt att göra ditt arbete mer hanterbart, som behärska enkla uppgifter för att förbättra din produktivitet.

• Öva mindfulness: Att träna mindfulness ger dig möjlighet att vara närvarande i nuet. Detta innebär att du kan trimma bort distraktioner och fokusera på uppgiften. Mindfulness kan också hjälpa dig undvika kontextbyte, vilket gör det lättare för dig att förbättra din uppmärksamhetsförmåga. Du kan använda verktyg som Insiktstimer eller Headspace.

• Förbättra din arbetsmiljö: Det finns flera sätt att förbättra din arbetsmiljö för att dra nytta av bättre fokus. Se först till att du arbetar i en lugn miljö. Det är också viktigt att begränsa popup-fönster för meddelanden och ha en arbetsstation som inte är stökig.

Sist men inte minst kan du överväga att använda appar för att undvika distraktioner som Fokus Booster och Frihet.

4. Kunskap

Vår förmåga att utföra uppgifter drivs av energi, men kunskap talar om för oss hur vi ska använda den energin. Du kommer att ha svårt att få jobbet gjort utan att veta hur du gör det eller rätt verktyg att använda.

Det beror på att det finns många sätt att komma fram till samma resultat eller slutföra en uppgift. Det skulle till exempel ta dig mer tid och energi att trimma din trädgård med en gräsklippare än med en gräsklippare.

Så det är viktigt att känna till de bästa metoderna och verktygen för vad du än behöver åstadkomma. Som sagt, du kan utmana dig själv att kontinuerligt undersöka hur du gör ditt arbete och hur du kan göra det mer effektivt.

Det finns många sätt du kan förbättra din professionella expertis. Om du stöter på en särskilt utmanande uppgift eller ett nytt projekt, leta efter handledningar, genomgångar och lämpliga verktyg på plattformar som YouTube eller relevanta onlineforum, gemenskaper och webbplatser.

Du kan också anmäla dig till en onlinekurs via sajter som Coursera, Skillshare, och Udemy att finjustera dina färdigheter. Skapa en intern wiki i din organisation kan också vara ett bra sätt att ge bättre tillgång till information.

Nå toppproduktivitet med TECK Framework

Genom att hantera och optimera dessa fyra pelare kommer du att vara på väg att bli mer produktiv. Chansen är stor att du naturligtvis kommer att utmärka dig på vissa områden och kämpa med andra.

När du har identifierat din svagaste pelare kan du utnyttja strategierna och verktygen ovan för att göra den starkare. Och när de alla är starka kommer de att arbeta tillsammans och göra ditt arbetsflöde mycket mer produktivt.

5 sätt att öka produktiviteten och göra mer på kortare tid

Vill du öka din produktivitet och göra mer på kortare tid? Här är några effektiva sätt du kan använda.

Läs Nästa

Om författaren