Hur man genomför ett framgångsrikt projekt Kick-Off-möte

Projekt kick-off möten är det perfekta tillfället att få alla teammedlemmar på samma sida och arbeta mot ett gemensamt mål. Det är därför de bör vara väl förberedda och medvetna, eftersom de hjälper dig att få ut det mesta av din diskussion med din klient.

I den här artikeln kommer vi att dela med oss ​​av några tips och verktyg som hjälper dig att få ett framgångsrikt kick-off möte med ditt team.

Vad är ett projekt Kick-Off-möte?

Ett projektstartmöte är där projektledaren träffar teamet, och ibland klienten, för att presentera projektets mål, förklara hur de kommer att nås och se över allas roller. Det hålls vanligtvis i början av ett nytt projekt, även om det kan vara lämpligt att ha en senare i processen om nya vägspärrar eller frågor uppstår.

Den här typen av möten hjälper dig att starta ditt nya projekt på en solid grund genom att tydligt kommunicera vad som förväntas, hur framsteg kommer att mätas och vilka fallgropar som kan ligga framför dig. Sammantaget sätter det kursen för ett smidigt projektsamarbete med alla intressenter.

Fördelar med att ha ett projekt Kick-Off-möte

Som nämnts ovan är projekt kick-off möten en möjlighet att få alla att anpassa sig till visionen för ditt projekt och deras roller inom det. Följande är några andra anmärkningsvärda fördelar med att ha ett framgångsrikt kick-off möte:

• Projekt körs mer effektivt när alla gruppmedlemmar förstår sitt ansvar.
• Kick-off-möten visar dig hur långt ditt team är med att förstå vad projektet kommer att innebära. Detta kan hjälpa dig att identifiera eventuella problem som kan uppstå på vägen.
• Kick-off möten hjälper till att bygga relationer mellan dig och din klient genom att få alla på lika villkor i början av processen.
• Att ha allt planerat tidigt minskar sannolikheten för förändringar som kan orsaka potentiella förseningar senare under projektet.
• Din kund kommer att få möjlighet att ge värdefull feedback och idéer innan du går för långt in i projektets livscykel.
• Ett lyckat projekt kick-off möte ökar sannolikheten för att hålla budget och tidplan.

5 tips för att driva ett framgångsrikt projekt Kick-Off-möte

Följande är några viktiga steg att ta när du förbereder ett projektstartmöte:

1. Skapa din agenda

Din agenda ger mötet en tydlig riktning att följa, och det är därför det är viktigt att skapa en och distribuera den innan kick-off mötet. Att planera en agenda i förväg hjälper dig att hålla dig fokuserad och på uppgiften.

Du kan använda en anteckningsapp som Evernote att skapa en mötesplan som alla medlemmar kan komma åt. Du kan börja från början eller spara tid genom att använda en av dess mötesmallar.

Lägg till alla relevanta detaljer om projektet när du har hanterat grunderna, inklusive möteslängd och ordförande (projektledaren). Även om dessa kommer att bero på det specifika projekt du arbetar med, här är några allmänna idéer att överväga:

• Hälsningar och introduktion
• En tydlig förklaring av vad du planerar att uppnå under kick-off mötet
• Syftet med projektet
• Projektets omfattning
• Restriktioner relaterade till tid och budget
• Aktuella kända risker
• En lista över leveranser
• Öppen diskussion och frågor.

2. Bjud in rätt personer

I detta skede vill du fokusera på att bjuda in alla nyckelintressenter. Men i din iver att få bollen att rulla på kan du bli frestad att bjuda in alla som har något som till och med är relaterat till projektet. Detta kan ta hårt på ditt möte, eftersom det blir mer utmanande att hantera en stor publik. Du bör endast inkludera gruppmedlemmar som har en roll att spela i projektet (och kan ge värdefull input).

Du kan bjuda in mötesdeltagarna via e-post, eller ännu bättre, genom en internt kommunikationsverktyg tycka om Slak. Du kan använda det här verktyget för att skapa en kanal (grupp) som du kommer att använda för att dela mötesagendan och andra relevanta dokument så att alla kan gå igenom dem innan mötet.

3. Gör mötet interaktivt

Håll ditt startmöte interaktivt genom att tillhandahålla en öppen plattform för att uttrycka idéer eller förslag. Målet här är att se till att alla deltar aktivt under mötet. Här är ett par idéer om vad du kan göra:

• Gruppbrainstorms: Detta fungerar bäst om flera teammedlemmar har ett liknande expertområde. Förbi brainstorma idéer tillsammans, kan ni snabbt bygga på varandras kunskap och utveckla kreativa lösningar som banar väg för framgång.
• Turas om att leda mötet: Även om det är idealiskt att ha projektledaren som underlättar kick-off mötet, kan du rotera ordförande för att undvika att tappa folks uppmärksamhet. Det låter alla ta en sväng på att leda specifika aspekter av mötesagendan eller hålla presentationer, vilket också kan hjälpa teamet att känna sig mer delaktigt i projektet.
• Be om feedback: När du presenterar något nytt, fråga deltagarna om de har några frågor om det så att alla får sitt att säga till om i mötet. Du kan också dra nytta av denna möjlighet att upptäcka andra tankar eller bekymmer som de kan ha att osäkerheter inte byggs upp med tiden - en primär orsak till frustration bland personer som är involverade i en projekt.

Dessa interaktiva tekniker kommer att säkerställa att alla dina intressenter är aktivt engagerade i kick-off mötet.

4. Förtydliga roller och ansvar

Förutsatt att alla förstår hela projektet och hur de passar in, skulle nästa steg vara att definiera sina roller och ansvar. Använd det här tillfället för att upprepa tidigare diskussioner om vad alla förväntar sig av varandra. Du kan använda ett onlineverktyg som Asana att skapa checklistor så att alla kan se vilka uppgifter de ansvarar för.

Du kan börja med att tilldela åtgärdspunkter som behöver slutföras med en överenskommen deadline och sedan fördela dem bland teammedlemmarna. Ordna dessa aktiviteter i prioritetsordning, med de viktigaste uppgifterna listade först. På så sätt kan du se till att deadlines hålls utan att behöva tänja på folk för mycket.

5. Lägg till mötessammanfattning till din interna Wiki

När mötet är klart, förvandla dina anteckningar till ett välorganiserat dokument för att göra framtida referens enklare. Du kan använda din intern wiki som ett onlineförråd som alla i projektet enkelt kan komma åt.

På så sätt kan du alltid referera mötesanteckningar närhelst det finns frågor om något som behandlas under kick-off sessionen. Du kan också använda din wiki för att lägga till uppdateringar allt eftersom du fortskrider längs projektets livscykel.

Sätt rätt ton för hela projektet med ett kick-off-möte

Startmötet är ett viktigt steg i alla projekt, eftersom det sätter tonen för hela projektets livscykel och guidar alla inblandade i samma riktning.

Du kan utnyttja tipsen och verktygen ovan för att få alla dina intressenter på samma sida och bana väg för ett produktivt arbetsflöde.

6 enkla sätt att göra dina möten mer produktiva

Om du vill veta hur man genomför ett framgångsrikt teammöte, kolla in dessa 6 viktiga tips som du bör följa.

Läs Nästa

Om författaren