Hur man arkiverar objekt i Notion

Du kanske har märkt att Notion, till skillnad från vissa andra projekthanteringsprogram, inte har ett arkivalternativ. Det betyder dock inte att du inte kan göra det.

Faktum är att det finns många sätt att lagra tidigare uppgifter och projekt utan att behöva byta till en annan programvara. I den här artikeln tar vi dig igenom tre alternativ, men först kommer vi att diskutera varför arkivering är viktigt.

Varför du kanske vill arkivera föremål i Notion

Vissa gillar att ta det minimalistiska tillvägagångssättet för projekt- och uppgiftshantering och tar bort objekt när de slutför dem. Andra gillar att hänga på anteckningar för varje projekt de någonsin berört.

Båda tillvägagångssätten är bra. Men många skulle sannolikt hålla med om att det är lättare att arbeta med mjukvara som inte är skräp.

Å andra sidan är det aldrig roligt att söka efter gamla projektanteckningar bara för att inse att du har tagit bort dem. Det är här arkivering kommer väl till pass.

När du arkiverar ett objekt befriar du dig från saker som inte längre är aktuella, men du har fortfarande tillgång till dem om du skulle behöva dem senare.

Om du undrar varför någon kanske vill behålla gammal information, kan tidigare projektanteckningar och data vara oerhört användbara för att planera dina nästa projekt. Du kan också använda den för att felsöka om ett problem uppstår eller dela detaljer med andra som kan ha frågor om processen eller resultatet senare.

Relaterad: Hur man kommer igång med Notion: Viktiga tips och tricks

Att föra register över ditt arbete kan dessutom hjälpa dig inom andra områden som att sätta mål, skriva fallstudier eller presentera ditt arbete i en prestationsöversyn.

1. Arkivera dina föremål i Notion genom att ta bort

Ett sätt du kan arkivera dina föremål på Begrepp är att radera dem. Även om det kan låta permanent, hamnar allt du raderar i appen i papperskorgen innan du väljer att bli av med det för gott.

För att hitta föremål i papperskorgen, öppna den genom att klicka på ikonen i det nedre vänstra hörnet. En panel dyker upp där du kan använda sökfältet högst upp eller bläddra igenom listan för att hitta det du letar efter.

Tänk på att den här metoden kan fungera bättre för någon som inte gör mycket arkivering.

En av de största nackdelarna med denna metod är föremål och sidor kommer att vara svåra att hitta om du har flera med samma namn. Det är också där allt går, inte bara de viktiga sakerna, så du kommer att ha mycket att sålla igenom om du inte kommer ihåg namnet exakt.

Dessutom kan du inte ordna om eller organisera din papperskorg förutom att växla mellan alla sidor och på aktuell sida. Detta är dock det snabbaste sättet att arkivera objekt om du letar efter en omedelbar lösning.

Om du är orolig för att av misstag radera allt i din papperskorg, låter Notion dig bara ta bort ett objekt i taget. Dessutom frågar den dig om du är säker innan du slutför åtgärden.

2. Skapa en allmän arkivsida i Notion

Om du föredrar att inte skicka dina föremål till papperskorgen kan du skapa en allmän arkivsida för att fungera som en catch-all. Detta kommer att hålla allt du vill behålla för senare, oavsett ämne.

För att göra en, klicka Ny sida i det nedre vänstra hörnet och ge ditt arkiv ett namn. Hitta sedan objektet eller sidan du vill skicka dit och välj de tre prickarna för att ta fram alternativmenyn.

Välj Flytta till i alternativmenyn och välj din arkivsida från listan. Objektet försvinner och du hittar det nu i ditt arkiv.

Eftersom Notion inte placerar dessa föremål åt dig, måste du dra och släppa dem där du vill att de ska gå. För att hjälpa dig hitta dina arkiverade objekt snabbare, försök att placera några rubriker på sidan och organisera dem därefter.

Om det hjälper kan du färgkoda dina titlar och de listade sidorna för att hitta dem ännu snabbare. Allt du behöver göra är att välja en eller flera med skifttangenten, högerklicka, välja färg och välja vilken nyans du vill ha från listan.

Notions stora alternativ inom anpassning, bland annat skäl, gör den till en av de bästa. Tänk på att det inte finns något rätt eller fel när det gäller att organisera din sida, så länge det fungerar för dig.

3. Arkivera på en sida i Notion

Om det finns en sida du använder flitigt, kanske du vill skapa ett arkiv på sidan som hjälper dig att hålla reda på gamla föremål. På så sätt kan du helt enkelt dra och släppa de objekt du vill spara för senare, och alla kommer att vara relaterade till samma ämne.

För att göra detta, placera markören bredvid sidnamnet i sidofältet och välj plusikonen för att snabbt lägga till en ny sida längst ned på din nuvarande.

Annars kan du trycka på snedstrecket framåt på tangentbordet för att få fram kommandona och lägga till en ny sida. Genom att använda kommandon kommer du direkt till den nya sidan, så att du kan lägg till en mall eller börja anpassa den.

Nu behöver du bara dra och släppa objekt i ditt arkiv genom att klicka på dem med markören och dra dem över arkivsidan. Du vet att det kommer att gå in när sidblocket markerar en annan färg.

Liknar Flytta till alternativ, sakerna du flyttar över kommer inte att vara i ordning när du väl har släppt in dem. Det går dock snabbt att organisera objekt under rubriker, där du kan gruppera liknande projekt.

Relaterad: Användbara navigeringsfunktioner i Notion för att hålla dig organiserad

Andra förslag för att organisera dina gamla data kan vara alfabetiskt eller efter datum. Du kan till och med försöka sortera det i en tabell istället för en lista. Allt beror på vilken typ av data du arbetar med och vad som fungerar bäst för dig.

Håll dig organiserad med arkivering

Nu när du har några alternativ för att arkivera i Notion är det dags att börja städa upp dina sidor – eller gräva igenom din papperskorg efter viktig data som du kanske vill lagra någon annanstans. Genom att dölja projekt och uppgifter som för närvarande inte är relevanta kommer du att kunna hitta föremålen du letar efter snabbare samtidigt som du begränsar distraktioner.

Notion är ett utmärkt ställe att organisera alla dina personliga och arbetsrelaterade uppgifter och projekt, tack vare dess enkla anpassning och omfattande funktioner. Även om det inte har ett inbyggt arkiveringssystem, gör dess mångsidighet det enkelt för dig att skapa din egen lösning.

100+ Notion tangentbordsgenvägar för Windows och Mac

Notion är en utmärkt allt-i-ett-arbetsyta. Lär dig hur du navigerar och använder den som ett proffs med dessa praktiska kortkommandon.

Läs Nästa

Om författaren