Hur man använder Pomodoro-tekniken för att komma framåt på jobbet

Har du svårt att hantera alla dina uppgifter på jobbet? Är du ofta kämpar för att hålla deadlines och hamnar översvämmad med arbete i slutet av dagen?

Produktivitet på arbetsplatsen verkar ofta svårfångad, men mycket av det har med disciplin att göra. Det finns ett antal produktivitetstekniker som du kan använda för att komma framåt på jobbet, men Pomodoro-tekniken har varit känd för att vara otroligt effektiv.

Att använda Pomodoro-tekniken är ett utmärkt sätt att bli av med eftersläpningen av uppgifter, slå förhalning och komma framåt på jobbet.

Vad är Pomodoro-tekniken?

Pomodoro-tekniken är helt enkelt en effektiv metod för att bibehålla mental klarhet och hålla fokus. Den utvecklades på 1980-talet av Francesco Cirillo som hade svårt att fokusera på sina studier och lämna in uppgifter i tid.

Han bestämde sig för att börja i det små; förbinder sig att bara studera 10 minuter åt gången.

Uppmuntrad av sina resultat skrev han en omfattande bok om tekniken. Låt oss destillera Pomodoro-tekniken åt dig på några punkter:

1. Få en uppsättning uppgifter och en timer.
2. Ställ in din timer för 25 minuters intervaller. Fokusera på en enda uppgift tills timern börjar ringa.
3. Markera en Pomodoro och spela in det arbete du utförde under det intervallet.
4. Ta en paus i fem minuter.
5. Gör detta fyra gånger och ta sedan en längre paus i upp till en halvtimme.

5 sätt att använda Pomodoro-tekniken för att komma framåt på jobbet

Nu när du vet hur Pomodoro-tekniken fungerar, här är 5 sätt att använda den på jobbet och bryta ner dina produktivitetsbarriärer.

1. Skapa och prioritera en lista med uppgifter

Pomodoro-tekniken är bara lika effektiv som kvaliteten på de uppgifter du väljer. När du är på jobbet finns det ofta så mycket att göra att de flesta helt enkelt inte vet var de ska börja. Det är där prioritering kommer in.

Enligt 80/20-regeln är 80 % av dina resultat beroende av 20 % av uppgifterna. Att veta vilka uppgifter som är mest pressande och vilka som är lätta att slå av är mycket viktigt. När du börjar med Pomodoro-tekniken, fokusera på uppgifter som är snabba och enkla.

Du kommer att få fart på det här sättet, och det kommer att öka din motivation avsevärt. Helst skulle du vilja börja med uppgifter som du kan slutföra inom 25-30 minuter i början. När du slår ut dem kan du dela upp större uppgifter i mindre intervaller och fokusera på dem.

Relaterad: De bästa gratis Pomodoro-produktivitetsapparna

2. Börja ställa in timer och minska distraktioner

Du vet redan att en timer är ett mycket viktigt element om du ska använda Pomodoro-tekniken för effektivt arbete. På arbetsplatsen är det dock inte lika lätt att ställa in timer. Dina kollegor kommer förmodligen inte att gilla det gälla ljudet av timern som går av var 25:e minut.

Att använda en Pomodoro-app är en bra idé, eftersom appen automatiskt berättar för dig när varje intervall tar slut. Men för att verkligen få den här tekniken att fungera effektivt för dig är det viktigt att du minskar distraktioner. För att göra detta måste du fokusera på ditt arbete utan att ta en paus var 10-15:e sekund för att titta runt i rummet eller sträcka på benen.

Relaterad: De bästa Pomodoro-apparna med öppen källkod för produktivitet

Du kan göra det efter varje intervall. Detta innebär också att du inte bläddrar slumpmässigt genom YouTube-videor eller fifflar runt med en penna på ditt skrivbord. Under de kommande 25 minuterna bör din uppmärksamhet endast vara reserverad för en sak: arbete.

3. Notera viktiga distraktioner

I en dynamisk arbetsmiljö kommer dina kollegor att närma sig dig då och då för viktiga förfrågningar eller information. När du använder Pomodoro-tekniken kan du inte svara på dem direkt. Det betyder dock inte att du ska undvika deras förfrågningar helt.

Vad du istället kan göra är att anteckna alla viktiga distraktioner. Skriv bara ner personens namn, eller uppgiften, och sedan under dina pauser kan du följa upp med dem om deras ursprungliga fråga. En effektiv medarbetare vet hur man hanterar både arbetet och sociala aspekter av sitt jobb, så det är viktigt att du lär dig hur du gör detta.

Det tar inte lång tid innan dina kollegor inser din nya rutin och kommer att börja närma sig dig under dina pauser.

Relaterad: Öka din Pomodoro-produktivitet med dessa metoder

4. Bryt ner större uppgifter på rätt sätt

Det är uppenbart att inte alla dina kontorsuppgifter kan utföras med 25 minuters intervaller. Vissa kan kräva att du konsulterar, eller arbetar med, en annan kollega. Du måste ta hänsyn till det i varje Pomodoro också. Bryt ner dina uppgifter på ett sätt så att du kan samarbeta med en kollega i ett intervall, och göra ditt eget arbete i nästa.

Det kommer att bidra till att minska potentialen för onödig kommunikation och säkerställa att du förblir fokuserad på att slutföra ditt arbete snabbt. Beroende på uppgiftens karaktär måste du ta reda på hur du korrekt delar upp den i intervaller. En uppgiftshanteringsapp är ett lämpligt alternativ för dessa ändamål.

5. Ta en ordentlig paus efter var fjärde cykel

Det här är väldigt viktigt. Du måste ta en ordentlig paus efter var fjärde cykel och släppa loss. Det betyder att gå av stolen och ta en promenad. Du kan ta en kaffe eller något, eller träffa en kollega och prata om något annat. Du kan till och med äta lunch om du vill.

Prata inte alls om arbete under din rast. Försök att få ditt sinne så långt från jobbet som möjligt så att du verkligen kan slappna av. Om du funderar på att jobba även under din paus, vad är poängen med att ta en?

Att övervinna förhalning är svårt, men inte omöjligt

Pomodoro-tekniken är bara en av många tekniker som du kan använda för att övervinna förhalning. Men det är inte den enda.

Om du tror att Pomodoro-tekniken inte fungerar för dig, finns det också femminutersregeln som du kan använda för att arbeta mer effektivt.

Hur femminutersregeln kunde hindra dig från att skjuta upp

Kämpar du med förhalning och verkar inte få något arbete gjort? Så här kan femminutersregeln hjälpa dig.

Läs Nästa

Om författaren