Behöver du hjälp med att organisera din e-post på Mac? Testa att skapa en smart brevlåda

E-post är fortfarande den bästa kommunikationsformen för affärs- och professionell användning. Ett av de vanligaste problemen som e-postanvändare har är dock en rörig inkorg full av olästa meddelanden. Detta kan vara ett problem om du har ett hotande projekt och behöver gräva igenom orelaterade meddelanden för att hitta den information du är ute efter.

Lyckligtvis erbjuder Apple Mail en funktion som heter Smart Mailbox för att hjälpa dig att snabbt organisera dina e-postmeddelanden och hitta alla dina viktiga e-postmeddelanden i en enda brevlåda. Så här kan du ställa in och använda funktionen.

Vad är en smart brevlåda?

Standardappen Mail på Mac låter dig organisera din postlåda genom att tillämpa regler som automatiskt utföra specifika åtgärder för dina e-postmeddelanden, inklusive flagga, flytta, vidarebefordra och radera meddelanden.

En smart brevlåda i Mail använder regler för att hjälpa dig att organisera e-postmeddelanden på alla dina konton.

Relaterad: Apple Mail-regler för att hantera e-post åt dig

Det som är särskilt användbart med den här funktionen är att alla dina e-postmeddelanden ligger kvar i sin respektive brevlåda, samtidigt som de samlas och kan visas i den dedikerade Smart Mailbox. Den är idealisk för att gruppera meddelanden för specifika grupper, projekt, ämnen och konversationer.

Du kan till exempel skapa en smart brevlåda med namnet "skola projektfiler" för att organisera e-postmeddelanden relaterade till ett kommande skolprojekt och endast inkludera meddelanden som nämner "skola" och har bilagor.

Hur man skapar en smart brevlåda på Mac

Du kanske inte har märkt det, men du kommer att ha en smart brevlåda i sidofältet som standard. I dag är en smart brevlåda som innehåller alla e-postmeddelanden du har sett idag. Om du inte kan se den klickar du på pilen bredvid Smart Mailbox för att visa den.

Om du är redo att skapa din egen anpassade smarta brevlåda håller du helt enkelt muspekaren över Smarta brevlådor och klicka på Lägg till (+) knappen som visas bredvid den. Sedan:

1. Lägg till ett namn för din nya smarta brevlåda.
2. Du kan ställa in omfattningen av dina villkor och välja att kräva några eller Allt av villkoren som ska vara uppfyllda för att ett mejl ska läggas i brevlådan.
3. Klicka på rullgardinsmenyn längst till vänster för att ställa in ditt första villkor. Alternativen i det andra och tredje fältet kommer att variera beroende på vilket alternativ du valde för den första rullgardinsmenyn.
4. Lägg till eller ta bort ett villkor genom att klicka på Lägg till (+) eller Avlägsna (-) knappen på höger sida av varje villkor.
5. Kryssa i rutan bredvid Inkludera meddelanden från papperskorgen och Inkludera meddelanden från Skickat om du vill inkludera e-postmeddelanden som du har skickat och raderat.
6. Klick OK för att skapa den smarta brevlådan.

Besök den smarta brevlådan som du anpassade för att se alla e-postmeddelanden som matchar kriterierna du ställt in för den. Dessa meddelanden kommer också att visas på sin ursprungliga plats i Mail-appen.

Hur man hanterar en smart brevlåda

Du kan redigera, byta namn på, exportera och ta bort din smarta brevlåda när som helst genom att dubbelklicka på den smarta brevlådan eller Ctrl-klicka på den i sidofältet och välja ett alternativ från kontextmenyn.

Du kan också Favorit specifika smarta brevlådor, så att de visas överst i sidofältet, vilket ger snabbare åtkomst. Bara Ctrl-klicka på din valda Smart Mailbox och välj sedan Lägg till i favoriter.

För att ta bort den från dina favoriter, gå till Favoriter i sidofältet, Ctrl-klicka på den smarta brevlådan och välj Ta bort från favoriter.

Observera att alla ändringar du gör i ett e-postmeddelande när du tittar på det i den smarta brevlådan – inklusive att markera det som oläst, flytta det, flagga det eller ta bort det – kommer att återspeglas i brevlådan där e-postmeddelandet ursprungligen var lagrat.

Dessutom, om du använder iCloud Drive, kommer dina smarta brevlådor också att vara tillgängliga på alla andra Mac-datorer du loggar in på, om dessa enheter också använder iCloud Drive med Mail markerat i alternativen.

Hur man duplicerar en befintlig smart brevlåda

Ibland kanske du vill kopiera reglerna från en befintlig Smart Mailbox för att redigera, istället för att skapa en från början. Genom att duplicera en befintlig brevlåda sparar du tid med detta. Du kan helt enkelt redigera en kopia så att din brevlåda matchar dina aktuella behov.

Så här duplicerar du en smart brevlåda:

1. Välj den smarta brevlåda du vill kopiera.
2. Ctrl-klicka på Smart Mailbox och välj sedan Duplicera Smart Mailbox. Du bör se en annan smart brevlåda visas i sidofältet.

Skippa röran

E-postmeddelanden är otroligt användbara. Men med för många annonser, nyhetsbrev och skräppost kan det ta en hel del ansträngning att skanna en stor del av e-postmeddelanden för att hitta de som är viktiga och kräver akut uppmärksamhet.

Använd smarta brevlådor i Mail på din Mac för att sköta dina prioriteringar utan att bli förvirrad och överväldigad.

Hur man loggar ut från Mail på en Mac

Osäker på hur man loggar ut från Mail på macOS? Vi visar dig allt du behöver veta.

Läs Nästa

Om författaren