6 avancerade Microsoft Excel-funktioner du måste känna till

Även om Microsoft Excel har funnits längst, har det massor av funktioner som du förmodligen inte vet något om. Även Microsoft-experter kan berätta att varje dag är en lärorik dag med Excel.

Så vad är några av dessa underbara avancerade funktioner som du har missat? I den här artikeln kommer vi att utforska sex avancerade Excel-funktioner som du måste känna till och hur de kan hjälpa dig att öka din produktivitet.

1. Fuzzy Matchning

Fuzzy matchning är en Microsoft Excel produktivitetsfunktion som låter dig kolla igenom relaterade objekt över olika listor och slå samman dem om de är ungefär lika.

Om du till exempel genomför en undersökning och vissa poster har skrivfel, kommer en otydlig matchning att räkna dem tillsammans med de korrekt stavade posterna så länge stavningen förblir så nära den korrekta som möjligt ett.

Relaterad: Hur man gör en tankekarta i Excel

För att göra dina inlägg ännu mer exakta kan du ställa in önskad nivå av likhetströskel till din otydliga matchning. Du bör dock veta att den luddiga matchningsfunktionen bara fungerar på textkolumner. Så här får du din fuzzy match-up:

1. Se först till att du har Fuzzy Lookup installerat och aktiverat på Excel.
2. Nästa steg är att förvandla din lista till en tabell. Du uppnår detta genom att markera din lista och trycka på Ctrl + T.
3. När du gör detta kommer du att se Fuzzy Lookup Tool visas i aktivitetsfältet.
4. Välj nu vilken av de konverterade tabellerna du vill jämföra.
5. Du kommer då att se ett popup-fönster som ber dig att välja Likhetströskel du vill ha för jämförelsen – en tröskel på 0,85 är inte så illa.
6. Slutligen väljer du en cell där Fuzzy Lookup Table kommer att infogas och klicka Gå på Uppslagsverktyg för att slutföra din jämförelse.

2. Nytt fönster och arrangera

Om ditt arbete kräver att du hanterar flera kalkylblad är det här en funktion som du kommer att ha nytta av. Microsoft Excel låter dig öppna olika fönster och ordna dem som du vill för enkel åtkomst.

Med alla flikar du behöver öppna, och enligt din synvinkel, kan du spara tid och besvär med att blanda mellan flera fönster. Det kommer också att gå långt för att minimera fel och förvirring.

Relaterad: Hur man radbryter text i Excel

För att använda arrangemanget, här är stegen du måste följa:

1. Öppna önskade arbetsböcker och klicka sedan på de arbetsblad du vill öppna.
2. Klicka på Se flik, då Ordna alla.
3. Välj det alternativ som passar dig bäst i dialogrutan som visas.
4. Klick OK.

3. Text till kolumner

Så du har gjort ändringar i ditt kalkylblad när du plötsligt måste dela upp data från en kolumn i olika. Säg att du vill ha för- och andranamnen i två separata kolumner. Det verkar hektiskt, eller hur? Lyckligtvis behöver du inte kopiera och klistra in dina data cell för cell med text till kolumn-funktionen.

Relaterad: De bästa onlinekurserna för att bemästra Advanced Excel

Det låter dig separera texterna i dina kolumner med en avgränsad bredd eller en avgränsare som ett kommatecken, bindestreck eller mellanslag. Så om posterna i din kolumn har någon av dessa, kommer funktionen att göra det möjligt för dig att flytta en del av dess data till en ny kolumn.

Så här använder du funktionen text till kolumner:

1. Klicka på kolumnen som har din tänkta text.
2. Klicka på Data, välj sedan Text till kolumner.
3. En dialogruta visas som visar Guiden Konvertera text till kolumner. Klicka på Avgränsad > Nästa.
4. Välj den Avgränsare som gäller dina uppgifter. Detta kan vara Plats eller Kommatecken.
5. När du är klar klickar du på Nästa och välj data Destination på ditt arbetsblad.
6. Klicka sedan på Avsluta.

Du bör notera att den här funktionen även är praktisk för andra data, såsom datum eller serienummer. Nyckeln är att se till att alla dina avgränsare är på rätt plats innan du försöker dela upp data.

4. Importera statistik från webbplatser

Att överföra data från en viss webbplats till ditt Excel-ark kan också vara en smärtpunkt, men inte längre. Med Import Stats-funktionen är allt så enkelt. Här är vad du behöver göra för att få den här funktionen igång.

Först måste du öppna Excel-arket som du vill importera data till.

1. Klicka på Fil, och välj i rullgardinsmenyn Öppen. Sedan Välj Lägg till en plats. När du har gjort detta visas en dialogruta som frågar dig vilka filer du vill importera till Excel.
2. Gå ner till frågefältet, lägg till webbadressen till webbplatsen du vill importera data från och klicka Öppen. Det tar en eller två sekunder och sedan öppnas en annan dialogruta som ber dig att mata in din Windows-säkerhetsnyckel. Detta händer om datorn du använder har ett inloggningslösenord när du startar Windows.
3. Så ange ditt Windows-användarnamn, inloggningslösenordet och klicka Okej.

5. Funktionen Ta bort dubbletter

Det sista du vill ha när du hanterar data är redundans. Efter att ha överfört data från en kolumn till en annan eller från en annan webbplats kan du tyvärr löpa risken att få saker replikerade. För att undvika detta kan du använda funktionen Ta bort dubbletter i Excel.

1. Välj tabellen och fortsätt sedan till Datafliken för att få detta gjort.
2. Här, klicka vidare Ta bort dubbletter. Detta kommer att uppmana ett fönster att öppnas. Popup-fönstret kommer att fråga vilka kolumner och rader du vill skanna efter dubbletter. Mata in de nödvändiga kolumnerna och raderna så rensar Excel dina kopior.

6. Anpassade listor

Anpassade listor är ett effektivt sätt att undvika tråkig datainmatning och risk för fel. Genom att skapa en anpassad lista i förväg kan du lägg till ett rullgardinsval eller använd Excels autofyllningsfunktion, vilket sparar tid.

Relaterad: Excel-formler som hjälper dig att lösa verkliga problem

Några exempel inkluderar en anpassad lista över produkter, anställda eller platser. Du kan också använda Excels anpassade listor, till exempel veckodagar eller månader på året. För att använda Excels autofyllfunktion kan du helt enkelt skriva ett ord och dra i fyllningshandtaget för att slutföra resten.

Excel låter dig använda din anpassade listor på valfritt Excel-kalkylblad eller arbetsbok genom att klicka på Fliken Arkiv > alternativ > Avancerad > Redigera anpassade listor på Windows och Excel > Inställningar > Anpassade listor på Mac.

Använd dessa nya knep för att äga din Microsoft Excel

Om du är ett stort fan av Microsoft Excel, det finns goda nyheter för dig; du kan inte uttömma dess underbara funktioner! Även om det kan låta skrämmande, kom ihåg att de alla finns för att göra ditt arbete enklare och mer produktivt. Dessutom behöver du inte lära dig dem alla på en dag.

Kom bara ihåg att träna varje dag och få ut det mesta av funktionerna i den här artikeln. Om du använder dem ofta har du dem till hands på nolltid!

Hur man använder spåra ändringar i Microsoft Excel

Du kan använda Excels alternativet Spåra ändringar för att hålla reda på ändringar i ett kalkylblad som behöver uppdateras eller granskas av andra. Här är hur!

Läs Nästa

Om författaren