Ta bort din att-göra-lista: Hur du lever i din kalender för uppgiftshantering

Alla har hört talas om en att-göra-lista, och de flesta använder en för att hålla reda på enastående arbete de behöver slutföra. Men som med allt annat kan att-göra-listor snabbt komma utom kontroll och kan faktiskt motverka din produktivitet.

Att leva i din kalender innebär att du ska skrota din lista och schemalägga dina väntande uppgifter i din kalender istället. Om dina uppgifter orsakar dig fler problem än du vill kan det här vara din lösning.

Att göra-lista vs. Leva i din kalender

Det är inget fel på att göra-listor i sig, men de kräver mycket disciplin för att vara effektiva. Att göra är otroligt öppna och det är din skyldighet att få dem att fungera korrekt. Det här är bara några av de saker som kan skada deras användbarhet:

• Om de är för långa kan de bli överväldigande.
• De ger inget sammanhang för prioritering.
• De kan bestå av många onödiga uppgifter.
• Du är mer benägen att göra mindre, roligare uppgifter och försumma andra.
• Du behöver extra applikationer för att göra din att göra-lista mobil.

Å andra sidan, att leva i din kalender löser de flesta av dessa problem på grund av hur det fungerar. När du har ett arbete du behöver slutföra tittar du på din kalender och schemalägger som ett möte bland dina andra ansvarsområden. Detta gör att du automatiskt prioriterar uppgiften inom ramen för dina andra jobb.

Relaterad: Sätt att göra Google Kalender till din Windows-skrivbordskalender

Dessutom är det mer sannolikt att du gör de svårare och mer komplexa uppgifterna eftersom de redan är schemalagda, vilket förhindrar förhalning. Detta är allt möjligt utan långa, avskräckande listor eftersom din kalender är ett fungerande nav av information som samlar allt.

De flesta arbetsplatser använder redan en digital kalenderapplikation som Outlook eller Google Calendar. Det betyder att du kan ta den med dig när du är på språng genom att använda webblänken eller appen på vilken digital enhet du behöver.

Det finns bara några enkla regler för att leva i din kalender som kommer att optimera din hantering av den och är mycket mindre komplicerade än att göra-listor.

Tidsblockering är din vän

Det här är något du bara inte kan komma ifrån, oavsett vilket medium du använder för uppgiftsspårning. Tidsblockering innebär att du tar lite timeout i början av din vecka eller dag för att skriva ut alla jobb du behöver göra.

Det är ett tidsbesparande initiativ som ökar din arbetseffekt avsevärt. Genom att göra detta vet du redan vad du behöver ta itu med i förväg, och du kan ägna resten av din arbetsvecka åt att ta itu med ditt ansvar.

Relaterad: Tidsblockerande tips för att förbättra ditt fokus

Innan du hoppar in i ditt arbete, ta 15-20 minuter att fylla i din kalender. Med deadlines i åtanke, hitta tiden mellan dina möten, projekt och kundarbete för att skapa ett möte för ditt ärende.

Om en av dina uppgifter handlar om att sätta upp ett möte med en kollega, skapa mötet i din kalender och bjud in dem. Se till att inkludera en möteslänk från den digitala konferensapplikation du använder, om du vill träffas virtuellt.

Använd teman för att hantera dina uppgifter

Att färgkoda dina kalendermöten i kategorier hjälper till mycket med att skilja mellan uppgifter, möten, projektarbete och andra uppgifter. Med en snabb blick kommer du att kunna berätta vad som utgör din vecka och planera därefter.

För att göra detta i Outlook, klicka på valfritt möte och klicka på menyfliksområdet Kategorisera > Alla kategorier. Välj Ny, skriv namnet på ditt tema, välj en färg och klicka sedan OK.

Upprepa för så många teman du vill. Du kan sedan tilldela en kategori till varje möte du skapar. På Google Kalender högerklickar du på ett möte och väljer någon av färgerna som dyker upp.

Relaterad: Verktyg för att synkronisera Microsoft Outlook med Google Kalender

Var noga med att namnge kategorierna efter vilken typ av arbete det är, och välj färger som du svarar bra på. Några kategoriexempel kan vara:

• Projektarbete
• Admin och uppgifter
• Kunder
• Möten
• Träning

Dela din kalender med kollegor

Även om du kan använda en att göra-lista-applikation som Todolist för att dela dina framsteg med andra anställda, om de inte använder samma programvara kommer de inte att kunna se det lätt. Det är här som att bo i ditt kontors standardkalender har en extra fördel.

Genom att dela din kalender kommer dina kollegor att kunna se dina framsteg bara genom att titta på den. Detta förhindrar att din inkorg täpps till med e-postmeddelanden som frågar om dina framsteg, och du behöver inte ens tagga dem i den. Se dock till att göra dem medvetna om att det är så du arbetar.

Relaterad: Outlook vs. Gmail: Vilken e-posttjänst är bättre?

Så här delar du din Outlook-kalender:

1. Klicka på bandet Dela kalender och välj den du vill publicera.
2. Klick Lägg till för att ange ditt teams e-postadresser och sedan OK.
3. Under behörigheter, välj antingen Kan se titlar och platser eller Kan se alla detaljer.
4. Klick Tillämpa och OK.

För hur du skapar en delad kalender på Google kan du titta på den här officiella videon från Google Workspace:

Var realistisk om ditt schema

Även om livet i din kalender går förbi många av frågorna om prioritering av att göra-listor och tidshantering, måste du fortfarande vara realistisk och smart om hur du schemalägger dina uppdrag. Tack och lov finns det några beprövade tips för att hantera detta effektivt:

• Om du inte har tid att slutföra en stor uppgift, schemalägg den som flera mindre uppgifter.
• Ge dig själv mer tid än du tror att du behöver.
• Undvik att göra uppgifter precis innan ett möte; ge dig själv 30 minuters intervall mellan dem.
• Om en uppgift är brådskande, bestäm om du ska ordna om andra saker i din kalender.

Sannolikheten är att du avslutar dina jobb och har fritid, vilket innebär att du kommer ikapp mejl och andra småsaker som dyker upp under dagen.

Relaterad: Förbättra tidshantering med Outlooks funktion för fördröjd leverans

Lev i din kalender för att förbättra produktiviteten

Din kalender är ett praktiskt verktyg som redan har alla resurser du behöver för att hålla reda på ditt arbete. Att leva i din kalender ger ett integrerat tillvägagångssätt för att hantera din arbetsbelastning, och det håller allt på ett ställe.

Genom att använda reglerna som nämns ovan kommer du att vara på god väg att spara tid, förbättra din produktivitet och du kommer att bli mer effektiv medan du gör det. Ge det en chans, och du kanske undrar varför du någonsin använde en att göra-lista i första hand.

Hur man gör Outlook mindre distraherande med dessa snabba tips

Om du någonsin har trott att Outlook var distraherande, här är några enkla justeringar som du kan ha nytta av.

Läs Nästa

Om författaren