5 sätt Xero kan hjälpa till med din ekonomi

Annons

Bokföring kan vara förvirrande Topp 12 bokföringskurser online för att minska din kompetensklyftaTack vare billiga och gratis högkvalitativa onlinekurser är det enklare än någonsin att vara din egen CFO för ditt nya eller befintliga företag. Läs mer , tidskrävande och (om du måste betala en professionell revisor) dyrt.

Det är därför ingen överraskning att bokföringsprogram har börjat öka i popularitet bland frilansare och småföretagare.

Sådan programvara är vanligtvis skräddarsydd för det land där du använder den, kan hantera alla aspekter av bokföringsprocessen och är mycket mer kostnadseffektiv än att betala en professionell.

En av de mest populära lösningarna som finns är Xero. Vi ska ta en titt på vad det är och vad du kan göra med det.

Vad är Xero?

Xero grundades i Nya Zeeland redan 2006 och har sedan dess vuxit till att ha mer än 600 000 användare. De erbjuder sin produkt baserad på den ofta använda "software as a service"-modellen (SaaS), så du behöver inte ladda ner något för att använda den.

De har fått massor av branscherkännande, inklusive två Webby Awards 2009 och en 2010, en Fast Company Innovation av Design Award 2012, och mest imponerande, förstaplatsen på Forbes Magazines lista över "100 mest innovativa tillväxtföretag" i 2014.

Produkten i sig är en av de mest mångsidiga bokföringsprogramvaran på marknaden idag, och erbjuder nästan allt som antingen ett litet företag eller en frilansare behöver för att lyckas.

Dess nyckelfunktioner inkluderar:

• • Kassaflödeshantering (onlinebokföring, bankavstämning, budgetrapporter och lagerhantering)

Fakturering (skicka, betala och utfärda offerter)

• Betalningshantering (utgiftsanspråk, räkningar och inköpsorder)
• Lönehantering (inklusive tidrapporter och standardlönekörningar)
• Skattehjälp (W-2s, 1099s, momsberäkningar och lämna in deklarationer)

Men vilka är de fem mest användbara funktionerna? Låt oss undersöka.

Beskatta

Ah, skatt... Federal 940s, W-2s, 1099s, sysselsättningsskatter, arbetslöshetsskatter – vad betyder allt?!

Medan Xero kan inte lära dig om alla individuella skattekoder och formulär på federal och statlig nivå (även om de den har en bra grundläggande hjälpguide), det kan göra det mycket att beräkna och skicka in dem lättare.

Till exempel låter det dig omedelbart räkna ut hur mycket som ska arkiveras på W-2:or och 1099:or. Det kommer till och med att ta bort den oändliga förvirringen över 1099-leverantörsklassificeringen genom att låta dig köra en rapport och sedan göra nödvändiga justeringar.

Här är en titt på processen:

För att lämna in en W-2 (förmodligen den vanligaste skatteblanketten i staterna) måste du först skapa en anställd. Gör detta genom att klicka Lön > Lägg till anställd och fylla i nödvändiga personuppgifter.

Därefter måste du fylla i deras anställningsuppgifter - inklusive lönedata och deras personnummer. Självklart borde du redan ha all information om dina anställda, men om du inte lägger till den här kommer du inte att kunna lägga till personen i din lönelista.

Slutligen kan du lägga till deras individuella federala och statliga skatteuppgifter. Det bör noteras att detta fortfarande kan vara ett potentiellt minfält för icke-professionella. Det kan vara klokt att betala en revisor för att se till att allt är korrekt inställt – det är självhanterande därefter, så du kommer fortfarande att spara mycket på avgifter i det långa loppet.

När du har en anställd helt inställd måste du också ställa in ditt eget företags skatter. Du kommer inte att kunna skapa en lönelista (och därmed generera deklarationsdata) förrän du har gjort detta.

Navigera till Inställningar > Skatter och fyll i både din federala och statliga information:

Det är allt. Kör bara din lönelista varje månad, så kommer programvaran automatiskt att hålla inne skatter där det är lämpligt och logga in allt i systemet. I slutet av varje beskattningsår kommer du att kunna utfärda de nödvändiga W-2:orna och alla andra statliga blanketter som kan krävas.

Du kan följa exakt samma metod för oberoende entreprenörer, men den här gången behöver du istället utfärda ett 1099-formulär.

Det bästa av allt är att du inte ens behöver oroa dig skicka in 1099 skatteformulär De 6 bästa gratis skatteprogramvaran för att lämna in din skattedeklaration i årOm du är trött på att betala för att lämna in din skatt, här är den bästa gratis skattemjukvaran för att lämna in din statliga och federala skattedeklaration. Läs mer , när du har fyllt i dem kan du arkivera dem från programvaran genom att använda Track1099.

Det finns faktiskt många fler skattefrågor som Xero kan hjälpa dig med, förutom IRS-formulär.

Till exempel kommer den automatiskt att beräkna moms beroende på din plats och Xeros integration med Avalara TrustFile innebär det att du kan förbereda och skicka in momsdeklarationer nästan omedelbart (gå till Inställningar > Allmänna inställningar > Finansiella inställningar för att ange din information).

Du kan till och med exportera Xero-filerna till papperskopior om du föredrar fler "DIY"-metoden för skatteanmälningar Gör dina skatter? 5 Microsoft Excel-formler du måste känna tillDina skatter ska snart betalas och vill du inte betala en förseningsavgift? Utnyttja kraften i Microsoft Excel för att få ordning på dina skatter. Läs mer .

Löner

Att köra löner på vecko-, varannan vecka eller månadsbasis kan nästan vara lika förvirrande och tidskrävande som att räkna ut dina skatter!

Det finns flera aspekter på Xero som kommer att bidra till att göra dina löner mindre smärtsamma.

För det första inkluderar det anställds tidrapportprogram. Anställda kan ange sina egna uppgifter, eller så kan du (eller en annan anställd) göra det för deras räkning, och det kommer med omfattande rapporteringsverktyg som låter dig se data baserat på timinkomster, inkomsttyp och pengar spenderade per anställd eller per gång period.

För det andra kommer det med betalningsprogramvara. I praktiken innebär det att du kan köra och godkänna anställdas löner på ett fastställt datum, engångslöner i mitten av cykeln och initiera direkta insättningar till din medarbetares bankkonton. Du kan till och med skriva ut checkar och lönekort, som båda kan anpassas med ditt eget företags varumärke.

Var medveten om att du måste ställa in anställda, skatteinformation, arbetsplatser, lönescheman och bankkontoinformation innan du kan köra hela lönelistan.

Slutligen finns det en mängd tredjepartsappar som kan ge ytterligare funktionalitet. Om du till exempel har anställda som arbetar i länder som inte omfattas av Xero, kan du använda plug-ins så att du fortfarande kan betala dem.

Utgifter

Okej, så storhetstiden med att använda företagets utgiftskonton för att betala för allt från middag till exotiska semestrar kan vara borta för länge sedan, men de är fortfarande en viktig del av ett modernt företag.

De utgiftshantering 10 unika användningsområden för Trello annat än projektledningTrello är en listälskares glädje. Dess Kanban-stil var inte bara avsedd för projektledning. Tror du oss inte? Titta på dessa tio unika användningsområden för Trello. Läs mer Xero-funktionen är mycket imponerande, vilket gör att du både kan hantera dina egna personliga utgifter och ersätta dina anställda för deras kostnader.

Ur ett användarperspektiv låter det dig (och dina anställda) lägga till utgifter medan du är ute och går bara genom att ta en fotografera ett kvitto och skicka in det via mobilappen, vilket gör det mindre sannolikt att kostnaderna kommer att förbises.

Ur ett förvaltningsperspektiv är kvitton från resor grupperade så att du enkelt kan se den totala kostnaden, och du kan godkänna och avvisa reklamation som du tycker är lämpligt.

All denna data kan sedan exporteras till lönefunktionen för att göra lönedagen ännu enklare.

Frilansare kan också hålla koll på sina utgifter (och deras bredare kassaflödessituation) genom att använda bankavstämningsfunktionen.

Först måste du lägga till ett bankkonto. För att göra det, navigera till Konton > Bankkonton > Lägg till bankkonto. Populära banker listas automatiskt, och du kan även lägga till tjänster som PayPal och kreditkort.

Fyll i ditt kontonummer och ge kontot ett namn, så kommer du att presenteras med en skärm som låter dig importera alla dina bankflöden.

När det är gjort kan du importera all din banks data och den kommer automatiskt att stämmas av med Xeros. Datan kan nås via mobilappen för avstämning på språng, du kan skapa anpassade regler för att matcha mer komplexa transaktioner och över 160 valutor stöds.

Finansiella rapporter

Det är mycket svårt att få en tydlig förståelse för hur sund din verksamhet är utan tydliga och effektiva finansiella rapporter.

Tack och lov, Xero tillhandahåller mer än 40 grundläggande och avancerade finansiella rapporter. Dessa inkluderar alla de vanligaste, såsom vinst och förlust, omsättningsskattedeklarationer och balansräkningar - men också mer ovanliga (men lika användbara) sådana som valutavinster och -förluster Undvik att bli lurad när du växlar valutor eller skickar pengar utomlandsOm du har skickat pengar utomlands eller växlat valutor innan en semester har du förmodligen en dålig affär. Här är några bättre alternativ till banker och valutaväxlingar. Läs mer och avskrivningsscheman.

Rapporterna erbjuder också budgetspårare De 4 bästa budgeteringsapparna för att få ordning på din ekonomiLetar du efter den bästa budgetappen för att få din ekonomi under kontroll? Här är några bra appar som hjälper dig att hantera dina pengar. Läs mer (så att du kan förbereda konturer och jämföra faktisk prestanda mot förutspådd prestanda), och förmågan att lägg till spårningskategorier (vilket ger dig ett enkelt sätt att jämföra och kontrastera enskilda delar av din företag).

Alla dessa rapporter kan förberedas och skrivas ut med bara några klick.

Fakturering

Vad hjälper alla dessa snygga funktioner om du inte enkelt kan hantera fakturor? De är brödet för att driva ett företag, men kan snabbt bli komplicerat Hur man använder internet för att jaga obetalda fakturorOm du arbetar för dig själv finns den ständiga oro för att en av dina kunder så småningom kommer att misslyckas med att betala en faktura. Här är några onlinetips för att få tillbaka de förlorade pengarna. Läs mer om du har många kunder.

Xeros faktureringsfunktion har många coola funktioner. Du kan till exempel lägga till kreditnotor och enkelt ladda tillbaka utgifterna till kunderna genom att använda en speciell tagg, och kreditnotor kan utfärdas där så är lämpligt.

Dina kunder kommer också att kunna betala dina fakturor med bara ett enda klick via antingen kreditkort eller PayPal, och du blir varnad när kunder öppnar sina fakturor (så att du vet om de bara ignorerar du!).

Slutligen, precis som löneprogrammet, kommer du att kunna personifiera och anpassa alla dina fakturor med dina egna logotyper och varumärke.

Har du använt Xero?

Har du använt Xero? Vilka funktioner och funktioner gillade du? Vilken behövde mer arbete? Saknas det något som du skulle vilja se utvecklarna introducera?

Du kan låta oss veta dina tankar och feedback i kommentarsfältet nedan.