Hur man återvinner och återanvänder dokumentrester i Microsoft Office [Windows XP]

Annons

Skrot: (substantiv) en liten bit eller mängd av något, särskilt en som blir över efter att större delen har använts.

Inget jordskakande i den definitionen, men när det gäller vardaglig användbarhet ser vi det överallt. Ett telefonnummer taggat på ett papper och lämnat liggande, en att-göra-lista fast med en kylskåpsmagnet osv. Scraps är tidsbesparande, eller hur. Men visste du att du kan skapa snabba klipp i MS Office-dokument också?

Dokumentklipp är lika gamla som Microsoft själv. De har funnits sedan de lugnare dagarna med Microsoft Office 6.0. Det gör hur man skapar ett dokumentklipp, ett 17 år gammalt tips. Tipset kan vara daterat, men det är ett faktum att många bland den nuvarande generationen datoranvändare inte vet om detta. Det är bara en av de saker vi har sett Microsoft Office kunna.

Skapa och återanvända dokumentklipp via MS Word, MS Excel och WordPad är endast för OS-versioner till Windows XP. Funktionen togs bort i Vista och Windows 7 eftersom den blev ett mål för skadliga skriptattacker.

När den här instruktionen utvecklas kommer du att se att det som ett tips inte är snyggt, men det är ganska användbart. Eftersom det är snabbt och enkelt, låt mig visa dig hur man skapar ett dokumentskrot och sedan kan vi komma in på köttet om hur man återanvänder dokumentrester.

Ett snabbt skrot i tid sparar nio

Jag kunde inte motstå en vridning av det gamla talesättet. Men på samma sätt sparar ett dokumentklipp tid. Så låt gå in på några klipp.

• Öppna ett Word- eller Excel-dokument. Välj valfri text, ritning, celler etc.
• Med musen drar du det markerade innehållet (skrotet) var som helst på skrivbordet. Du kan också kopiera den markerade texten och klistra in den på skrivbordet.
• En ny fil med en .SHS förlängning och en skrotikon skapas på skrivbordet. Som standard får det namnet - Document Scrap "˜xyz", där xyz är de första textbitarna i klippet.

Vad kan man göra med dessa klipp?

Som verb betyder "˜skrot" också att bli av med. Inte här, för vi kan använda skrot till några riktigt tidsbesparande användningsområden.

Som återanvändbara dokumentobjekt:

Alla delar av text, en ritning eller en Excel-tabell som du planerar att återanvända kan behållas som ett klipp och dras och släppas till ett måldokument på önskad plats. Istället för att öppna ett annat Office-dokument och spara informationen kan du bara behålla den som en skrotfil på skrivbordet. Till exempel använder jag det regelbundet för att infoga ett textblock från Word till Outlook.

Du kan naturligtvis använda ett urklippshanteringsverktyg för att spara flera texter, men med klipp använder du det du har i stället för att installera en extra programvara. När det gäller ren bekvämlighet i själva MS Word, Snabbdelar 10 kraftfulla produktivitetstips och tricks för Outlook 2007 Läs mer är något som är ett närmare alternativ.

Som ett klibbigt anteckningsblock för att snabbt skriva ner lite text:

Du behöver inte explicit spara klipp. Så rester kan användas som en hembrygd sticky genom att använda något som WordPad. Öppna WordPad och från menyn Visa, avmarkera verktygsfältet, formatfältet, linjalen och statusfältet för att göra det fritt från röran. Skriv din anteckning och skapa ditt klipp på skrivbordet. Stäng WordPad (du behöver inte spara filen).

Här kan du snabbt skriva ner text och använda den som en klistrig utan krusiduller. WordPad är idealiskt eftersom de flesta av oss knappt använder det till någonting. Det öppnas också snabbare än MS Word.

Som snabbutskrivbara listor:

Scraps är ju dokument, bara med ett annat namn. Så de kan skrivas ut som vanliga dokument. Det är praktiskt eftersom du kan använda det för att skriva ut allt från improviserade webbklipp till din inköpslista. Till exempel använder jag den för att skriva ut ordförrådslektioner som innehåller fem nya franska ord som jag lär mig varje dag.

Vad är dokumentrester egentligen?

Ett dokumentskrot är bara en skrotfil som skapas när något innehåll dras eller klistras in på skrivbordet från MS Word, MS Excel och WordPad. Det är en OLE-fil som sparas i undermappen Windows\Desktop med filtillägget .shs. Om du tar bort skrotikonen raderas mappen också automatiskt.

Dokumentklipp kan inte öppnas av Word, Excel eller WordPad från Arkiv-menyn. Men de kan dras och släppas i dessa program. Annars kan den hanteras som en vanlig fil – flytta runt den från en plats till en annan eller byt namn på den.

Skrotet kan dras och släppas mellan Word, Excel och WordPad. Eftersom Outlook använder Word som redigerare kan det också användas. Ett klipp, dra och släpp mellan applikationer följer sidinställningarna för måldokumentet. Ett skrot kan släppas i ett annat öppet skrot och på så sätt kombineras.

Jag är säker på, om du har en unik användning för ett dokument, kan du använda ett skrot för ändamålet. Kände du till rester? Om så är fallet, hur använder du det?