De 7 bästa verktygen för att organisera dina e-postmeddelanden och öka produktiviteten

Du får förmodligen flera e-postmeddelanden från kunder, vänner eller familj varje dag. Att försöka organisera din inkorg för e-post kan vara överväldigande, särskilt om du har en vana att behålla varje meddelande utan kontroll.

Här är några tips och verktyg som hjälper dig att organisera din inkorg, så att du kan få mer tid att arbeta med din att göra-lista.

Tips för att organisera din e-postkorg

• Lägg några minuter varje dag på att radera e-postmeddelanden du inte behöver.
• Avsluta prenumeration från onödiga prenumerationer.
• Skapa specifika mappar för jobb eller personliga e-postmeddelanden där det är tillämpligt och sortera meddelanden i dessa mappar så snart de kommer in.
• Använd etiketter för att organisera inkommande e-post efter ämne (t.ex. ekonomi, resor, etc.).
• Arkivera i stället för att ta bort viktiga meddelanden som du behöver spara för framtida referens.
• Om ditt Gmail-konto är länkat till en extern e-postadress, justera dina aviseringsinställningar för att undvika att bli belamrad med onödiga uppdateringar.
instagram viewer
• Använd din primära e-postadress för viktiga meddelanden och skapa ett annat konto för mindre kritiska, som e-postprenumerationer.

Dessa tips kan höja din produktivitet avsevärt. Men om du behöver lite extra hjälp kan du använda dessa verktyg:

Shift låter dig organisera dina inkorgar på ett ställe.

Du kan organisera din inkorg med filter, skapas automatiskt när du skickar e-post med olika e-postklienter som Gmail eller Microsoft Outlook. Med dessa filter kan du organisera e-postmeddelanden efter avsändare, lista, ämne och mer. När du har tillämpat filterkriterierna på ett meddelande kommer det att placeras i en specifik mapp med dess etiketter.

Shift är också utrustad med en utmärkt sökfunktion som fungerar på alla dina konton och andra appar som Slack och Facebook Messenger, så att du snabbt kan hämta konversationer när nödvändig.

En av de främsta fördelarna med att använda Shift är att det centraliserar alla dina arbetsflöden, sparar tid när du byter mellan applikationer och e-postkonton, och förbättra din produktivitet.

En av anledningarna till att du kanske inte vill ladda ner en app eller registrera dig för en webbplats är att du fruktar att de ständigt kommer att bombardera dig med e-postmeddelanden. Att ha en tillfällig och disponibel e-postadress är ett utmärkt sätt att organisera din inkorg och undvika skräppost.

Istället för att ge din primära e-postadress kan du använda MailDrop för att skapa en gratis engångsadress för appar/webbplatser med dåligt säkerhetsrykte eller för att undvika spamannonser.

Inbox by Gmail ger dig anpassningsbara kategorier och håller e-postmeddelanden med dessa ämnen högst upp i din inkorg. Den erbjuder också en "snooze"-funktion, som låter dig dölja ett e-postmeddelande till ett visst datum eller klockslag. Du kan också använda funktionen "lägg till i uppgift" för att länka viktiga e-postmeddelanden till din Google Task lista snabbt, där du kan lägga till anteckningar och ställa in förfallodatum.

"Bundlar" är ett annat sätt att automatiskt sortera liknande meddelanden från nyhetsbrev och uppdateringar av sociala medier i kategorier som är lätta att hantera. Dessa strategier hjälper dig att skära igenom allt det där – vare sig det är från prenumerationer eller oändliga högar av jobbmail – och komma direkt till det som är viktigt.

Unroll.me är ett gratis verktyg som låter dig avregistrera dig från nyhetsbrev och organisera din inkorg samtidigt.

Att avsluta prenumerationen på ett nyhetsbrev kanske inte verkar vara en stor utmaning, men det blir överväldigande när du behöver hantera tiotals eller hundratals prenumerationer.

Unroll.me gör det enkelt att hantera hundratals e-postmeddelanden samtidigt. Med bara några klick kan du massavprenumerera på nyhetsbrev i sin helhet, organisera dem med etiketter om du vill och söka efter specifika meddelanden med nyckelord.

För dem som är överväldigade av massor av nyhetsbrev via e-post kan funktionen "Rollup" i Unroll.me vara till hjälp. Det låter dig samla alla dina favorit-e-postprenumerationer till en enkel lista en gång om dagen.

På så sätt kan du gå igenom prenumerationer på en gång istället för att slösa tid på att gå igenom din inkorg varje gång du får kampanjnyheter.

Om du är en tävlingsinriktad individ som tycker om att göra saker själv, då kan du förvandla en masskampanj för e-postavregistrering till ett roligt spel. E-postspelet är ett gratis verktyg som gamifierar processen att rensa ut din inkorg.

För att hantera dina e-postkorgar, skriv in din e-postadress och starta spelet. Målet är att organisera så många e-postmeddelanden som möjligt inom en given tidsram. Du blir straffad om du tar för lång tid, men du får fler poäng om du hanterar dina meddelanden snabbt.

E-postspelet ger dig möjlighet att utveckla en vana att fokusera på ett e-postmeddelande i taget innan du går vidare till nästa, medan dess integrerade timer ökar din produktivitet.

InMoat är ett verktyg som organiserar e-postmeddelanden efter deras typ, till exempel ekonomi, produktivitet, hälsa, etc. Det här verktyget hjälper dig att öka din produktivitet genom att välja och placera de typer av e-postmeddelanden som är viktiga för dig högst upp i din inkorg, och ge dem prioritet framför andra.

Efter att ha loggat in på ditt konto kommer InMoat att be dig välja en bransch och yrke för att optimera dina arbetsflöden och sätta prioriteringar. Du kan använda alternativet "Smarta filter" för att välja kategorin av e-postmeddelanden som kommer att finnas kvar i din inkorg. Det kommer att flytta mindre viktiga e-postmeddelanden till din InMoat-mapp för senare visning när det passar dig.

InMoat kommer också att analysera ditt nätverk och be dig välja dina betrodda kontakter för att prioritera deras e-postmeddelanden, samtidigt som meddelanden från okända källor flyttas till en annan mapp.

FollowUpThen är din egen personliga assistent som påminner dig om att följa upp med specifika e-postmeddelanden. Det är en livräddare för upptagna människor eller de som ofta glömmer viktiga meddelanden.

När du skickar ett e-postmeddelande med FollowUpThen kommer e-postmeddelandet att returneras exakt den dag och tid du anger till din inkorg. Du behöver inte längre glömma viktiga affärsavtal eller träffar med vänner.

Din inkorg kan snabbt ta hårt på din produktivitet på grund av massor av e-postmeddelanden du får från potentiella kunder, vänner, kollegor och de där irriterande nyhetsbreven och marknadsföringsnyheterna du aldrig frågat om för!

Nästa gång du känner dig överväldigad av allt i din inkorg, ta ett djupt andetag, börja implementera dessa tips och använd dessa verktyg för att få allt under kontroll och höja din produktivitet.

5 skäl att använda samarbetsverktyg istället för e-post

Samarbetsverktyg erbjuder ett mer samordnat arbetsflöde av gruppdiskussioner, fildelning, uppgiftshantering etc. Här är varför de är bättre än e-post.

Läs Nästa

Om författaren