9 skäl till varför projekt blir försenade och hur man undviker dem

Projektförseningar är en realitet, och trots de bästa ansträngningarna misslyckas många team med att slutföra projekten inom deadline. Om du inte vill ha några förseningar i dina nuvarande och framtida projekt, måste du vara medveten om de faktorer som spelar stor roll vid projektförseningar.

Att känna till orsakerna till ett försenat projekt hjälper dig att ta reda på det bästa sättet att undvika dem. Här är orsakerna och lösningarna på ett av de största projektledningsproblemen – projektförseningar.

1. Scope Creep

Projektets omfattning hänvisar till den fullständiga dispositionen av projektet, och omfattningskrypning innebär varje plötslig förändring i den omfattningen utan korrekta ändringsförfrågningar. Föreställ dig att ditt team är mitt uppe i ett projekt, och plötsligt inträffar omfattningskrypning. Alla ansträngningar du har lagt ner hittills kommer att gå förgäves, och en försening av projektets slutförande kommer att bli oundviklig.

För att undvika detta problem, utforma en projektplan och få kunderna att underteckna ett avtal som säger att de kommer att följa planen. Behåll också alla

uppföljande kommunikation på ett ställe för att undvika att följa upp flera kommunikationskällor för referens.

2. Teamet är omedvetet om projektets mål

Att vara en del av den hektiska företagsvärlden betyder att du kanske inte vet orsaken bakom varje uppgift du gör. Det kan dock vara en orsak till demotivation för lagkamrater, vilket resulterar i projektförseningar.

Genom att känna till sambandet mellan sin uppgift och projektmålen kan teamet hämta inspiration. Därför är det en bra idé att involvera alla teammedlemmar från planeringsfasen av ett projekt. Be om deras feedback så att du kan planera projektet när det passar dem.

Se till att de ser hur deras bidrag påverkar projektet och organisationen. Det kommer att motivera dem att framgångsrikt slutföra projektet inom deadline.

3. Orealistiska leveranser och deadlines

Tro det eller ej, att ha orealistiska deadlines är möjligen den främsta orsaken bakom en projektförsening. Hela teamet kan anstränga sig ytterligare, men det är omöjligt att slutföra ett projekt i tid om tidsfristen inte är genomförbar.

Oavsett hur frestande det är att sätta ambitiösa leveranser, är underlöften och överleverans det bästa sättet att imponera på kunderna. Av denna anledning, sätt upp mål som är realistiska, uppnåbara och mätbara.

Många projekt inkluderar flera uppgiftsberoenden. Designa i så fall projekttidslinjen med hänsyn till resurstillgänglighet, beräknad tid och uppgiftssekvens.

Relaterad: Hur du ökar din produktivitet med hjälp av SMART-kriterier

4. Otillgänglighet av resurser

Om de nödvändiga ekonomiska, mänskliga och materiella resurserna inte finns tillgängliga, kommer projektet att bli försenat. När det gäller ekonomiska resurser, utvärdera om den ursprungliga budgeten kan täcka projektkostnaden. Om inte, skaffa ytterligare finansiering så snart som möjligt för att undvika att projektet blir försenat på grund av brist på medel.

För mänskliga resurser, se om teammedlemmarna har den nödvändiga kompetensen och erfarenheten. Annars, utbilda dem eller lägga ut uppgifterna på entreprenad. Var försiktig med materiella resurser som infrastruktur. Tillgängligheten för dessa resurser är inte garanterad, och det är bra att ha en säkerhetskopia för dessa.

5. Felaktig spårning och uppföljning av framsteg

Att ständigt samla in data om uppgiftens framsteg är avgörande för projektets framgång. Att inte göra det kan leda till projektförseningar. Förutom att sätta upp mål måste du spåra om det finns någon försening i någon uppgift. På så sätt kan du se om laget är på väg att nå målet.

Du kan använda uppgiftshanteringsverktyg för att mäta framstegen för varje uppgift. Efter att ha märkt en försening i någon uppgift kan du också delegera uppgiften till någon annan. Om det behövs hjälper dessa appar dig också att omfördela alla uppgifter i ett projekt med lätthet.

6. Felkommunikation bland intressenterna

Alla parter som är involverade i ett projekt bör vara på samma sida; annars kan de inte slutföra ett projekt inom förfallodatumet. Felkommunikation leder till missförstånd, vilket i slutändan hämmar projektets framsteg.

Det är därför varje teammedlem omedelbart bör känna till omfattningsändringar, kundens förväntningar och eventuella förseningar från alla inblandade parter. Det bör hållas regelbundna teammöten för att förmedla uppdateringar om projektet.

Lag bör också använda projektledningsverktyg att veta om förfallodatum och större deadlines. Dessa appar håller också all teamkommunikation på ett ställe för att säkerställa tydlighet.

7. Ovilja att arbeta som ett team

Ett framgångsrikt projekt är ett lagarbete. Varje medlem, inklusive chefen, måste spela sin roll effektivt för att nå målet. Ibland samarbetar inte teammedlemmarna, och det resulterar i projektförseningar. Även chefer numera tenderar inte att mikromanagera.

Men alla måste komma ihåg att det slutliga målet är att slutföra projektet i tid. Du bör inte sätta projektet i fara bara för att undvika konflikter.

Medan teammedlemmar kräver sitt eget utrymme och beslutskraft för att prestera på bästa sätt, bör chefer ingripa närhelst det är nödvändigt för att hindra projektet från att gå ur spåret. Chefer bör också vidta omedelbara åtgärder för att lösa eventuella lagkonflikter.

Relaterad: Vad är fjärrarbetskonflikt? Sätt att förhindra det

8. Tredjepartsfaktorer

Ofta behöver organisationer engagemang från tredje part i vissa skeden av projektet. Externa leverantörer kan också vara ansvariga för projektförseningar om de inte levererar resurser eller uppgifter i tid. Det händer vanligtvis för att dessa tredjepartsindivider inte vet om milstolparna eller målen för ditt projekt.

Dessutom följer inte team upp med leverantörerna om de tilldelade uppgifterna och hamnar i problem när det finns en försening från tredje part. För att undvika sådana problem, ge dem en strikt deadline och håll kontakten med dem tills de levereras. Du kan också inkludera en bestämmelse om vite i kontraktet för förseningen. Därför kommer de att ta leverans i tid på allvar.

9. Oväntade omständigheter

Sist men inte minst får du möta några oförutsedda situationer som kan leda till projektförseningar. Naturkatastrofer, väderstörningar, politisk instabilitet, global lågkonjunktur, problem med att få investeringar – allt detta kan försena ditt projekt.

Även om dessa orsaker inte går att förebygga, kan du säkert minska deras påverkan genom korrekt planering. Varje medlem i laget bör alltid vara beredd på det värsta. Att inte lämna uppgifterna för sista stund är ett starkt steg för att bekämpa denna fråga.

Teammedlemmar bör också samarbeta när det finns ytterligare arbetsbelastning efter katastroferna för att slutföra projekten i tid.

Rädda projekt från att bli försenade

Ett projekt kan gå ur spåret när som helst. Genom att känna till de vanliga orsakerna till projektförseningar och lösningarna för att undvika dem, kan du uppfylla målet om framgångsrik projektleverans i tid. Därmed blir det också lättare än någonsin att nå produktivitetsmål.

De 7 bästa apparna som hjälper dig att uppnå dina produktivitetsmål

Vill du utmärka dig inom tidshantering? Använd dessa funktionsrika timeboxing-appar för att nå dina produktivitetsmål.

Läs Nästa

Om författaren