Hur man skapar Excel -formulär för kalkylblad för datainmatning

Att skriva in data i Excel är en skrämmande uppgift, särskilt om du har många kolumner och massor av poster. Det kan också vara förvirrande för andra användare, särskilt om de inte känner till ditt kalkylblad.

Men visste du att du kan skapa formulär för att göra denna uppgift enklare? Microsoft låter dig eller någon annan lägga till data i kalkylarket via ett formulär i ett nytt fönster. På det sättet finns det mindre förvirring om vilken information de ska lägga i Excel -filen.

Läs vidare och lär dig hur du skapar ett formulär för ditt eget Excel -kalkylblad.

Förbereda dina data

Innan du börjar bygga ditt formulär måste du först förbereda de data du kommer att behöva. Om du till exempel skapar en deltagarlista för studenter måste du först skriva ner den information du behöver från dem i kolumner.

Till exempel måste du ha deras förnamn, efternamn, studentnummer, e -postadress och kurs; då bör du lista dessa längs den översta raden. Dessa objekt skulle markera kolumnerna där data som dina elever anger skulle samlas under.

Om du ska be dina elever att ange sina uppgifter manuellt måste de rulla ner till botten av Excel -filen för att hitta en tom rad. Och om du ber om mycket information, säg om en årsbok, skulle det vara lätt för någon av eleverna att hoppa över en cell, vilket leder till ofullständiga data.

Infoga ett enkelt formulär

När du har förberett alla dina spaltitlar kan du nu börja skapa ett formulär. För att göra det, välj en av kolumnrubrikerna. Gå till Sökruta längst upp i Excel -fönstret och skriv Form. I sökresultaten, under Handlingar, Klicka på Form.

A Microsoft excel varningsfönstret dyker upp och bekräftar om du vill använda den valda raden som formuläretiketter. Om du redan har gjort det, klicka på OK. Klicka annars Avbryt, välj de kolumnrubriker du vill använda som formuläretiketter och upprepa stegen som beskrivs i föregående stycke.

Efter att ha tryckt OK, visas ett formulärfönster, och det är det! Du är nu fri att börja mata in data.

Om du kommer att använda det här verktyget ofta kan du lägga till en genväg till den här funktionen i verktygsfältet Snabbåtkomst. Återgå till Sökruta och skriv in Form på nytt. Men istället för att vänsterklicka på Form resultat, Högerklicka på den istället för att visa snabbmenyn.

Välj Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst, och du kommer att se Formikon visas i den. Så nästa gång du behöver dra upp formulärverktyget behöver du bara klicka på genvägsknappen.

Lägger till ny data

Med det öppna formulärfönstret ser du den information du behöver för att ange i din databas. Fyll i alla tomma fält, och när du är klar klickar du på Ny. Uppgifterna du skrev kommer automatiskt att fylla längst ned i tabellen och du får ett nytt tomt formulär klart.

Om du av misstag har sparat fel data kan du gå tillbaka och ändra den. Bläddra till posten du vill ändra genom att trycka på Hitta Föreg eller Hitta nästa knappar. När du har nått det objekt du vill redigera ändrar du helt enkelt informationen i det relevanta fältet.

När du är klar med dina korrigeringar klickar du på Ny eller tryck på Stiga på på tangentbordet för att göra ändringarna. Men om du har gjort ett tryckfel och vill återställa föregående post klickar du på Återställ istället. Observera dock att du inte kan ångra ändringarna med Återställ när du har gjort ändringarna.

Bläddrar i poster med formulärfönstret

Nu när du har flera poster i kalkylarket kan du använda själva formulärfönstret för att bläddra bland dina data. Nära det övre högra hörnet av fönstret ser du den aktuella dataens serienummer.

Om du vill se posterna före eller efter det aktuella urvalet kan du använda det tidigare nämnda Hitta Föreg och Hitta nästa knappar. Alternativt kan du använda rullningslisten för att snabbt hoppa igenom flera poster.

För att hitta specifika resultat kan du använda formulärfönstrets sökfunktion. För att komma åt den, klicka på Kriterier knappen precis nedanför, Hitta nästa. Skriv in den information du vill söka i det relevanta fältet och tryck sedan på Stiga på på ditt tangentbord.

Relaterad: Så här använder du Sök och ersätt sökfunktionen i Excel

Fönstret visar sedan nästa rad med relevant information. För att bläddra igenom andra resultat, klicka på antingen Hitta Föreg eller Hitta nästa.

Du kan också använda formler och modifierare för en mer avancerad sökning. Du kan använda jokertecken asterisk för att söka efter en del av posten. På samma sätt kan du också använda större än eller mindre än tecken för att söka efter numeriska värden eller datumvärden.

Om du till exempel vill söka efter studenter som går en BA-kurs kan du ange BA* i lämpligt fält. Formulärfönstret visar endast studenter från ditt kalkylblad som tar en BA-examen.

Undviker tomma poster

Du kan också förhindra oavsiktliga tomma poster genom att lägga till med funktionen Datavalidering. För att göra detta måste du först välja tabellen där du ska mata in data. Du bör då gå till Data > Datavalidering.

De Datavalidering fönstret öppnas sedan. I inställningar fliken, under Tillåta rullgardinsmenyn, välj Textlängd. Sedan under Data rullgardinsmeny, välj större än. Slutligen, under Minimum fält, ingång 1. Tryck OK.

Den här funktionen förhindrar användare från att bara skriva in ett tecken i något fält, vilket säkerställer att dina data kommer att fyllas i helt.

Relaterad: Så här importerar du data från Microsoft Word -formulär till ett Excel -kalkylblad

Ett snabbt och enkelt sätt att fylla i stora databaser

Om du ofta saknar information i kalkylarket eller lägger in fel data i kolumner är det hög tid att du gör ett formulär för dig själv. Denna snabba och enkla lösning säkerställer att du får en korrekt databas.

Även om exemplet ovan bara visar fem poster, om du arbetar med många poster, som en företagsanställd databas, kommer du att uppskatta den här funktionen i Excel. Genom att ge dig ett oberoende fönster för att mata in information, kan du undvika att bli arg på hundratals, om inte tusentals, poster samtidigt som du säkerställer korrekta och exakta datainmatningar.

Hur man slår ihop Microsoft Excel-filer och ark

Lär dig allt om hur du slår samman ark i Excel, plus hur du kombinerar flera Excel-filer till en.

Läs Nästa

Om författaren