7 tips och verktyg för att kommunicera med kunder och team i realtid

Som frilansare eller distansarbetare kan du behöva arbeta med kunder och kollegor i olika tidszoner. Det betyder dock inte att du alltid måste vara tillgänglig för realtidssvar, även om du förlorar ditt fokus och koncentration.

Du kan undvika utmattning samtidigt som du behåller en smidig relation med andra intressenter genom att implementera flera strategier. Ta reda på hur du gör detta med följande tips och verktyg.

1. Uppföljning utan beslut/delning av feedback

Du behöver kommunikation i realtid när det finns behov av omedelbar feedback eller uppföljning. Överkommunikation kan spara dig från besväret med att vara tillgänglig hela tiden för ett snabbt svar. Om du tillhandahåller all nödvändig information till din klient eller kollegor behöver de inte följa upp för att klargöra ditt budskap.

För det, var inte rädd för att förklara saker i fullständig beskrivning. Ibland är omedelbar feedback inte lämplig eller fullständig. Det kan också orsaka missförstånd. Försenad feedback hjälper dig att undvika ologiska utbrott och låter dig ge mer genomtänkta svar.

Genom att kommunicera noggrant och tydligt med dina kunder och team undviks onödig fram och tillbaka. Det finns olika anteckningsappar online, till exempel supernoter. Du kan använda dem för att uppnå nästan perfekta meddelanden.

Du och din samarbetspartner kan lämna anteckningar i samma fil efter att ha gått igenom varandras svar genom delbara anteckningar och dokument.

2. Planera i förväg för att tillåta rimlig försening i responstid

Vissa projekt och uppgifter kan behöva ett omedelbart svar från dina kunder eller teammedlemmar, medan ett sent svar kan leda till projektfördröjning. Det är en av huvudorsakerna till att många förespråkar kommunikation i realtid medan de arbetar på distans.

Men asynkron kommunikation är också ett genomförbart alternativ i dessa fall om du kan planera uppgifterna och deluppgifterna. Investera tillräckligt med tid för att skapa ett eskaleringsflöde som låter ditt team hantera nödsituationer. Tänk på tidszonskillnaden och schemalägg oberoende uppgifter under svarsfördröjningen.

Det är bra att integrera kalenderappen med uppgiftshanteringsverktyg som Asana. Varje gång du skapar en händelse blir uppdateringen alltså tillgänglig i uppgiftshanteringsapparna för alla att följa.

3. Skärminspelning/digitala whiteboards för att visa buggar

Tänk att det finns en komplex bugg i programvaran. Nu måste du beskriva det hela genom att skriva till ett avlägset team! För att inte tala om frågorna som dyker upp emellan från andra änden och du går vilse.

Du kan undvika alla dessa komplicerade situationer med hjälp av skärminspelningsappar. Demonstrera och spela in programvarufelet med en gratis skärminspelare som ActivePresenter eller Apowersoft. Du kan också inkludera ditt ljud för att beskriva problemet muntligt för att undvika förvirring.

Relaterad: De bästa gratis skärminspelarna för att spara dina onlinemöten

Du kan också använda onlinetavlor som Freehand för att beskriva app- eller webbplatsfel. Dessa appar är bra för fjärrsamarbete. Din kollega kan arbeta med din whiteboardfil och lämna anteckningar där så att du kan granska den när det är din tur.

Ju mer du kan minska behovet av ljud-/videokommunikation, desto fler kollegor och kunder kommer att kunna koncentrera sig på det som verkligen är viktigt. För närvarande kan du enkelt skapa ett detaljerat arbetsflöde för ditt projekt och göra det digitalt tillgängligt för alla andra inblandade. För att göra det kan du använda samarbetsprogram som Jira.

Förutom att stödja det visuella arbetsflödet för dina uppgifter kan du med dessa omfattande appar lägga till kommentarer till uppgifterna. Dessa kommentarer hjälper till att snabbt hitta nödvändig information och på så sätt effektivisera diskussionerna.

Om klienten till exempel behöver veta om projektets framsteg kan de titta på uppgiftskommentaren för att ta reda på slutförda uppgifter. Det sparar dem från att skicka meddelanden till dig samtidigt som de omedelbart serverar dem den information de behöver.

5. Skapa och definiera sprints för projekt

Om du är en del av ett team som följer ett agilt eller scrum-arbetsflöde, vet du att samarbete och kommunikation i realtid är en oumbärlig del av ditt arbete. Ändå kan du minska beroendet av omedelbar kommunikation genom att definiera sprintarna korrekt.

När du skapar en sprint, se till att du svarar på de uppenbara frågorna som målen eller målen, färdplaner, resurser, eftersläpningar, kapacitet, arbetsprocess, deadlines etc. Uppdragsgivarna ställer dig därför inte dessa frågor och börjar arbeta omedelbart.

Du kan också ta hjälp av olika gratis Scrum-stödda projekthanteringsverktyg som iceScrum. Dessa appar låter ditt team arbeta effektivt med minimikravet på brådskande svar.

6. Distribuera mötesinspelningar för att minimera trötthet i videomöten

Ibland innebär det att vara en del av ett avlägset team att delta i en mängd möten för att kompensera för det fysiska avståndet. Det kan leda till en situation som kallas Zoom -trötthet, vilket inte är bra för din produktivitet. Istället kan du fokusera på alternativa kommunikationskanaler och avslå mötesförfrågningarna under fokuserat arbete.

Det är viktigt att delta i mötena för strategiska diskussioner eller fokuserade agendor. Ändå kan du lita på textbaserad kommunikation för att lösa de flesta av de återstående frågorna. Bortsett från detta bör inspelning av möten vara obligatoriskt.

Således kan alla som missade det kontrollera inspelningen bekvämt för insikter och kan tillföra värde till diskussionen senare. Du kan använda VLC för att spela in Zoom -möten eller inspelningsfunktionen i Google Meet för att spela in Meet -möten. Båda dessa appar är gratis, så de kostar dig inga extra pengar.

7. Använda digital kalender på rätt sätt genom att blockera tid

En av de främsta anledningarna till att välja kommunikation utan röst är att ha en oavbruten produktiv tid. Även om detta hjälper oss att göra betydande framsteg i ett projekt eller en uppgift, markerar inte folk detta i kalendern som om de markerar ett möte eller en presentation. Som ett resultat har andra lagmedlemmar vanligtvis ingen aning om det.

Du kan dock markera tiden för lite djuparbete i din kalender för andra att veta om det. Kalenderutrymme innebär att du är ledig för ett möte eller sms. Om du blockerar tiden i kalendern kommer de att avstå från att schemalägga möten eller skicka dig texter vid den tiden.

Du kan använda gratis kalenderverktyg som Google kalender eller Samarbeta att blockera din tid. Därför kommer andra att bli hänsynsfulla och mer beroende av onlinekommunikation som e -post och projektdiskussionskanaler.

Kommunikation behöver inte alltid vara omedelbar

Medan du arbetar hemifrån eller är en del av ett hybridteam kan kommunikation i realtid ta betalt av dig.

Prova dessa tips och verktyg för onlinekommunikation för att undvika att bli överväldigad. Eftersom dessa låter dig arbeta utan avbrott ser du en ökning av din dagliga produktivitet.

De 9 bästa gratisapparna för att öka din personliga produktivitet

Det finns så många produktivitetsappar och verktyg att välja mellan. Men bara några av dem fokuserar på att förbättra din personliga produktivitet. Kolla på dem!

Läs Nästa

Om författaren