5 sätt Automation kan öka din produktivitet

Du kanske märker att din produktivitet verkar sakta ner eftersom du ständigt har svårt att hitta tid att slutföra mer arbete. Det beror lite på att du kan lägga en betydande tid på återkommande uppgifter som att svara på e -post eller säkerhetskopiera data.

Tiden är dock en begränsad resurs, och du har bara 24 timmar att spendera varje dag. Det bästa sättet att maximera din tid och öka din produktivitet är att automatisera vardagliga, repetitiva uppgifter.

Vad är automatisering och vad är dess fördelar?

Automation beskriver användningen av teknik för att hantera tidskrävande eller repetitiva uppgifter för att minimera manuella ansträngningar. Genom att automatisera redundanta uppgifter kan du spara tid och fokusera på andra intäktsgenererande aktiviteter.

Automatisering minskar också mänskliga misstag, förbättrar driftseffektiviteten, ökar skalbarheten och sparar pengar. Så hur kan du utnyttja potentialen för automatisering i dina dagliga aktiviteter? Här är några arbetsflödesautomatiseringsidéer du kan använda nu:

1. Påskynda behandling av e -post

Att hantera e-postmeddelanden kan vara överväldigande och tidskrävande om du inte hittar ett system för att hantera dem väl. Det beror på att du förmodligen får massor av e -postmeddelanden varje dag som kräver din uppmärksamhet. Dessutom, om du vill växa ditt företag, bör du svara snabbt på e -postförfrågningar från potentiella kunder.

Automatiska e -postsvar

Den goda nyheten är att du kan automatisera vissa processer så att du spenderar mindre tid i din inkorg. Du kan till exempel skapa en mall med data från ditt webbaserade kontaktformulär, eller använd dessa gratis e -postmallbyggare, så du behöver inte skriva dem från början hela tiden. Du kan också använda de inbyggda funktionerna för autosvar i e-posttjänster, till exempel Uppföljning alternativ i Outlook för att spåra och svara på e -post.

Alternativt kan du använda en kall e -post och sammanslagningstjänst som GMass för att anpassa, schemalägga eller skicka marknadsföringskampanjer och kalla mejl till potentiella kunder och följa upp automatiskt.

Organisera dina mejl

Vi slår vad om att du får otaliga e -postmeddelanden dagligen från kollegor, familj och vänner, andra företag etc. När detta händer kan det vara utmanande att sortera viktiga mejl från skräpet. Men du kan automatisera flytta e -postmeddelanden från en mapp till en annan för att hantera röran. Du kan använda Gmail "filter" eller Outlook "regler" för att hantera din e -postinkorg.

Dessa inbyggda funktioner gör att du automatiskt kan radera meddelanden med ett specifikt meddelande, sortera e-postmeddelanden med en viss text eller från särskilda kontakter i en mapp, etc.

Extrahera data

Du lägger förmodligen mycket tid på att gå igenom kontakter i din inkorg för att få information som kan hjälpa dig att marknadsföra eller sälja dina saker. Genom att använda Mailparser, kan du automatisera denna process baserat på dina analysregler.

2. Öka kommunikationen med hjälp av Chatbots

Chatbots har revolutionerat kundservicen helt under de senaste åren genom att förbättra kommunikationen och kundupplevelsen. Precis som vanliga frågor erbjuder chatbots automatisering genom artificiell intelligens. Följaktligen kan de utföra en mängd olika uppgifter på egen hand.

Vissa fördelar med att använda chatbots är tillgängliga dygnet runt, vissa är flerspråkiga, ger konsekventa svar direkt, hjälper dig att få värdefull insikt i kundbeteende etc. Du kan använda dessa chatbots för att öka din kommunikation på din WordPress -webbplats och förbättra din produktivitet. Det är dock värt att nämna att du måste investera tid och ansträngning för att finjustera din chatbot för att njuta av fördelarna.

3. Säkerhetskopiering av data

Allt eftersom tekniken fortsätter att utvecklas, förlitar vi oss allt mer på våra datorhårddiskar för att lagra delar av våra liv, till exempel arbete och akademiska dokument eller familjefoton. För det mesta handlar det inte om om, utan när, eftersom hårddiskar slits ut, blir stulna och upplever överspänningar.

Frågan är, vad kommer detta att betyda för dig, eller ännu bättre, vad kan du göra för att minimera förlusten? Du kan säkerhetskopiera dina data.

Men chansen är stor att du kan glömma att göra det själv då och då. Så det bästa är att automatisera regelbundna säkerhetskopior. Förutom att garantera säkerheten för dina data kan du automatiskt schemalägga dina säkerhetskopior så att du kan arbeta på din dator utan avbrott.

Du kan använda CrashPlan för att säkerhetskopiera dina data till en extern hårddisk, en annan dator i ditt lokala nätverk eller dess servrar. Efter installationen av programvaran kommer den att skanna ditt system och föreslå vad du kan säkerhetskopiera. Det låter dig också välja vad du vill säkerhetskopiera. Du kan schemalägga dina säkerhetskopior var 15: e minut, var timme eller när du inte använder din dator. allt beror på dig.

4. Planera inlägg på sociala medier

Sociala medier har blivit en integrerad del av våra liv. Och så har dessa plattformar blivit en guldgruva för människor som försöker marknadsföra sina varumärken och sälja produkter/tjänster.

Men att hålla kontakten med alla dina framtidsutsikter och kunder på dina sociala medieplattformar är en uppgift som enkelt kan kräva din heltidsuppmärksamhet. Dock utnyttjar magin i automatisering genom verktyg som Hootsuite och Buffert låter dig schemalägga alla dina inlägg på sociala medier i förväg. Du kan använda dessa verktyg för att göra mer på sociala medier på kortare tid.

5. Schemalägg möten

Att framgångsrikt planera ett möte eller boka ett möte tar ofta mycket fram och tillbaka, särskilt när det involverar många människor. Du kan behöva maila alla för att ta reda på deras tillgänglighet innan du bokar, och riskera att upprepa processen om någon avbokar.

Lyckligtvis kan du automatisera denna process för att sätta ditt mötesarbetsflöde på autopilot så att du kan fokusera på något annat. Verktyg som Kalendert låter dig automatisera dina möten eller andra evenemang i förväg med någon via en länk. Du kan ställa in olika tidsluckor för när du kommer att vara tillgänglig och skicka mötesförfrågningar via länken.

Dessutom integreras det här verktyget sömlöst med din kalender. Så när alla har valt en bra tid kan Calendly logga mötet i din kalender och skicka ett meddelande. Om du blir upptagen under den tiden är omplanering lika enkelt som schemaläggning.

Automatisera dina repetitiva uppgifter för att öka din produktivitet

Automatisering är särskilt fördelaktigt för små företag med några anställda som bär många hattar. Att låta tekniken hantera några uppgifter här och där hjälper dig att göra mer på kortare tid.

8 översåg saker som hämmar produktiviteten (och hur man undviker dem)

Vi vill alla vara produktiva, men vi blir lätt distraherade av olika faktorer. Här är några saker du kanske överser och hur du undviker dem.

Läs Nästa

Om författaren