Att organisera ett lyckat evenemang är både en givande och stressig plikt. Du behöver specialiserade färdigheter för att utarbeta en budget som tar hänsyn till oförutsebara omständigheter, hitta en eller flera lämpliga platser, marknadsföra evenemanget etc.
Men förutom att ha stor uppmärksamhet på detaljer, organisatoriska färdigheter och vara en kunnig nätarbetare, Att förlita sig på programvara för evenemangsplanering kommer att gå långt för att effektivisera hanteringsprocessen och spara tid.
Hur man väljer den perfekta evenemangsplaneringsappen
Det finns många evenemangsplaneringsappar som alla erbjuder specifika funktioner. Den bästa programvaran för eventhantering är dock den som uppfyller dina behov, eftersom olika händelser kräver olika funktioner.
Så du måste beskriva dina behov för ditt kommande evenemang för att veta hur du väljer den perfekta programvaran. Här är några frågor som hjälper dig genom denna uppgift:
- Vilken typ av evenemang organiserar du, personligen, virtuell eller hybrid? Detta hjälper dig att välja en app som stöder händelsestypen.
- Är det ett stängt eller öppet evenemang? Om det är en stängd händelse kanske du bara behöver programvara som kan hjälpa dig att skicka inbjudningar till specifika gäster. Annars skulle du behöva en app med inbyggda marknadsföringsverktyg för att marknadsföra evenemanget.
- Har evenemangsplaneringsprogrammet en mobilversion? Med mobilvänlig programvara för eventplanering kan du få tillgång till all din information när du är på språng. Du kan också använda appen för att dela händelserelaterad information med dina deltagare.
- Måste du beräkna mycket cateringförråd? Du kan använda en app med en inbyggd kalkylator för evenemangsplanering för att ha all din information på ett ställe.
- Vad behöver du för evenemanget? Du kan skriva alla de verktyg du behöver här, inklusive aviseringssystem, biljettsystem, närvaro incheckningsverktyg, etc.
- Behöver du samarbeta med andra arrangörer eller evenemangsintressenter? Om ja, bör du välja en app som tillåter kommunikation.
Dessa frågor bör hjälpa dig att begränsa din lista över appar för planering av evenemang. Du kan dock behöva blanda olika appar beroende på storleken på ditt event, eller om du inte hittar en som uppfyller alla dina behov. Med det sagt bör du överväga dessa evenemangsplaneringslösningar:
Eventbrite är allmänt känt för att vara en av de bästa verktygen för att hitta evenemang i din omgivning, men den har också en händelsehanteringsapp i sin verktygslåda - Eventbrite Organizer.
Oavsett om du planerar en liten träff eller en stor fest, kan du lita på att Eventbrite Organizer är det ditt enda verktyg för att skapa dina evenemang, hantera eventförsäljning och spåra närvaro live via din smartphone.
Du kan också använda Eventbrite för att annonsera ditt evenemang online och dela viktig information med dina inbjudna.
Ladda ner: Eventbrite Organizer för Android | iOS (gratis, anpassade priser)
Det är så många rörliga delar inblandade när man planerar ett evenemang. Det är därför du måste ha en central plats för att hålla dig organiserad och spåra både genomförda och ofullbordade uppgifter.
monday.com är ett kraftfullt verktyg som du kan använda för att samla alla dina pågående projekt på samma plattform. Även om det i första hand är det ett verktyg för projektledning, den har också funktioner för eventplanering och inbyggda mallar som du och andra medarbetare kan använda för att planera din budget eller organisera tidslinjer.
Du kan använda Min vecka funktion för att skapa och tilldela uppgifter till andra teammedlemmar, samtidigt som den använder instrumentpanelen för att spåra och mäta dina framsteg. Du kan också använda monday.com för att kommunicera med teammedlemmar i appen, så att du inte behöver gå vilse i en hög med e -postinkorgar. Prova monday.coms kraftfulla organisationsverktyg för att öka ditt teamsamarbete.
Ladda ner: monday.com för Android | iOS (gratis, premiumversion tillgänglig)
3. Fickplanerare
En av de kritiska färdigheterna hos en evenemangsplanerare är förmågan att utarbeta exakta budgetar som tar hänsyn till oplanerade situationer. Det betyder att du måste kontakta matematikern i dig.
Men att göra alla dessa handberäkningar kan vara tidskrävande, och du måste ofta hantera strama scheman. Pocket Planner är en effektiv och lättanvänd app som kan hjälpa dig att göra exakta uppskattningar för dina evenemang. Att ha alla dina beräkningar på ett ställe hjälper dig också att spara tid.
Ladda ner: Fickplanerare för iOS (fri)
Social Tables är ett praktiskt verktyg som specialiserat sig på händelsediagram för att hjälpa dig att visualisera din plats, reda ut sittplatser och samarbeta med deltagare.
Du kan skapa din arkitektplan eller använda en av dess 3D -mallar till en början. Välj bara evenemangstypen, välj en mall som matchar stilen och anpassa efter dina behov.
Du kan använda den här programvaran för att utforma din layout för evenemangsutrymmen genom att lägga till alla möjliga färdiga objekt, inklusive projektorer, scener, tabeller, etc. Du kan också dela layouten med andra medarbetare via programvaran.
Om du föredrar en allt-i-ett-evenemangshanteringsplattform för att undvika att jonglera med flera specialiserade verktyg går du inte fel med Whova. Det är en programvara med flera funktioner som låter dig hantera dina virtuella, personliga eller hybridhändelser med samma system.
Några av dess nyckelfunktioner inkluderar händelseregistrering, konferenshantering, evenemangsmarknadsföring, skapande av webbplatser, deltagares incheckning, deltagarengagemang, nätverk etc.
Du kan också dela information som evenemangets agenda och annan logistik (parkeringsarrangemang och kartor) med deltagare med appen. Dessutom kan deltagarna utnyttja sina nätverksfunktioner för att dela bilder av händelsen, utbyta kontakter genom att skanna visitkort eller till och med skicka meddelanden till varandra via appen.
Ladda ner: Vem för Android | iOS (gratis demo, anpassade priser)
Hantera dina evenemang med förtroende
Du kan nu släppa det tidskrävande DIY-tillvägagångssättet och lita på dessa evenemangshanteringsverktyg för att underlätta planeringsprocessen, effektivisera verksamheten och hjälpa dig att organisera mer framgångsrika evenemang.
Men med tanke på att inga två evenemang är desamma är nyckeln att identifiera dina behov och välja den lämpligaste programvaran som kommer att öka varje element i ditt evenemang. Välj den programvara som hjälper dig att minnas ditt nästa evenemang.
Varför inte släppa din att göra-app för en Google Drive-planerare? Dessa online -planerare gjorda med Googles verktyg bevisar deras mångsidighet.
Läs Nästa
- Produktivitet
- Evenemangsbiljetter
- Samarbetsverktyg
- Tidsplanering
- Planeringsverktyg
Loic är frilansande innehållsförfattare på MakeUseOf och en livslång elev. Han har jagat sin passion för att skriva sedan 2016. Han tycker om att testa nya tekniska prylar och programvara med potential att hjälpa användare att bli mer produktiva.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e -böcker och exklusiva erbjudanden!
Klicka här för att prenumerera
