Vad är Timeboxing och hur det ökar din produktivitet?

Om du eller dina lagkamrater inte har en tidsgräns för att slutföra en specifik uppgift kan du vara mindre produktiv. Genom att använda timeboxing för att hantera din tid kan du minska tidsläckage och öka produktiviteten.

Många globala organisationer och mycket framgångsrika yrkesverksamma använder teknik för tidsboxning. Artikeln förklarar vad timeboxing är, hur det fungerar och dess fördelar och nackdelar.

Vad är Timeboxing?

Timeboxing är en taktik för tidsstyrning med fokus på projektets mål. När du tillämpar denna strategi i ditt professionella eller personliga liv är du mer rustad för stoppa fördröjning och öka produktiviteten.

Tidslådor är enheter för tidsboxning. En tidslåda bör vara en realistisk men fast tidsram för en uppgift. Du kan tilldela mer än en tidlåda om arbetet är komplext. Tidslådor kan vara minuter, timmar, dagar, veckor eller till och med en månad, beroende på projektet och dess uppgifter.

Med Timeboxing kan du planera en tidsbudget för varje uppgift i ett projekt. Du sätter dig ner med ditt team och skapar en lista med uppgifter för projektet. Du och ditt team borde brainstorma tillsammans för att definiera tidsgränsen för uppgifterna.

Data som uppgifter, resurser och definierade tidslådor är vanligtvis tillgängliga i en uppgiftshanteringsapp. Timeboxing-metoden är ett globalt hyllat tidshanteringsförfarande som säkerställer högkvalitativt arbete med lägsta möjliga tidsram.

Hur man ställer in timeboxing

Om du inte tror att det skulle kräva mycket ansträngningar för att ställa in timeboxing, blir du förvånad över att det faktiskt inte är så svårt som det låter. Här är några snabba steg för att ställa in timeboxing en gång och använda den för framtida projekt:

1. Skapa projektlistan:

Du kan använda alla onlineappar som Redbooth och OmniFocus för att skapa en att göra-lista för uppgifterna i ett projekt. Se till att du och ditt team undersöker ordentligt innan du slutför uppgiftslistan.

Relaterad: Eleganta att-göra-appar för den produktiva minimalisten

2. Gruppera och prioritera uppgifterna:

Du måste upptäcka liknande uppgifter och gruppera dem i intilliggande tidslådor. Det hjälper dig eller ditt team att undvika onödig tidsförlust när du växlar mellan uppgifter.

Du måste också prioritera vissa uppgifter och flytta dem till den första uppsättningen tidslådor. Diskutera med projektägaren eller klienten för exakt prioritering av uppgifter. Markera de prioriterade uppgifterna i en separat färgkod.

Du kan använda appar som nTask, Wrike, Trello, Basecamp, etc., för snabbare gruppering och prioritering online.

3. Tilldela tidslåda till varje uppgift:

För att avsätta fast tid för enskilda uppgifter måste du överväga leveransfristen som du erbjöd klienten. Nu kan du träffa ditt team för en brainstorming för att komma överens om realistisk tilldelning av tidslådor för projektuppgifterna.

4. Definiera tidslåda för pauser:

Ställ in rationella fasta tider för pauser, tekniska stilleståndstider och andra icke-produktiva uppgifter som också förbrukar tidsbudgeten för alla projekt.

Det finns många påminnelseprogram tillgängliga som du kan använda för att påminna dig om att ta en paus när den är i pausens tidslåda. De trender påminnelse appar är TickTick, Rainlendar, 2Day, Kana Reminder, etc.

Relaterad: Så här spårar du dina frilansarbetstider med snabb app

5. Vilken tidslåda du ska välja:

Det kan finnas två typer av timeboxing: hård timeboxing och mjuk timeboxing. Mjuk timeboxing föreslår mot slutet för att slutföra uppgiften. Å andra sidan säger hård timebox dig att sluta arbeta med en uppgift om den tilldelade tiden är slut, även om jobbet förblir ofullständigt.

För enkla uppgifter skulle det hjälpa om du väljer hård timebox. Investera den tid du sparar från hårda tidslådor i komplexa uppgifter genom mjuk tidslåda.

6. Använd en timer för uppgifterna:

När du eller ditt team börjar en uppgift, använd en timer för att spåra tiden. Registrera den tid det tar att slutföra uppgiften i din att göra-lista för analys. Det skulle hjälpa om du använder automatiska timerappar på dina datorer, t.ex. Timglas och SnapTimer.

7. Håll distraheringar borta:

Tidslådor hjälper dig och ditt team att koncentrera sig på uppgiften. Det hjälper också till att utnyttja tidsflödet bäst för ökad produktivitet. Du kommer dock bara se förbättringar genom tidsboxning om du verkligen ägnar dig åt uppgiften under den pågående tidboxen.

För att stoppa distraktioner från jobbet måste du stoppa alla meddelanden som kan distrahera dig från uppgiften. Du kan använda verktyg som Freedom, Cold Turkey Blocker, RescueTime, SelfControl, etc.

8. Granska och belöna:

I det inledande skedet måste du spela in mycket data från din timeboxing-process. Du måste spara data som uppgiftsnummer, tidslådor, tid per uppgift, etc. Använd denna sammanställda information för att bedöma hur timeboxing hjälper dig och ditt team att uppnå önskad produktivitetsnivå.

Du kan ibland belöna dina teammedlemmar när de slutför uppgifter inom den fördefinierade tidslådan. Det hjälper till att öka motivationen bland lagmedlemmarna.

Fördelar med Timeboxing

Timeboxing-taktiken gäller allt som rör tidsförbrukning. Oavsett om det är dina hushållssysslor eller yrkesansvar kan du se omedelbara fördelar när du tränar i timeboxing. Några av fördelarna är:

1. Du och ditt team blir verkligen försiktiga med hur du använder din tid.
2. Med Timeboxing kan du fokusera effektivt på projektarbete för att leverera produkter eller tjänster av hög kvalitet.
3. Timeboxing säkerställer att du slutför en uppgift i taget, vilket minskar uppgiftsbördan.
4. Timeboxing är en målinriktad arbetsledningsteknik. När du eller ditt team arbetar i en målinriktad miljö känner du dig motiverad.
5. Du kan njuta av en bättre balans mellan arbete och privatliv genom timeboxing. Tidslådor berättar effektivt för dig när din kalender är ledig för ett avslappnat teammöte eller för att delta i en familjemiddag.

Nackdelar med Timeboxing

Förutom dess mångsidiga fördelar finns det också några brister, och dessa är:

1. Det kan ta lite erfarenhet att skapa en lämplig tidsboxstrategi.
2. Vissa hävdar att de inte kan leverera tjänster eller produkter av god kvalitet på grund av tidsboxmål.
3. Vissa proffs kan känna sig överväldigade när de ser många uppgifter i sina kalendrar.
4. Några individer tror att timebox-timrarna distraherar dem från jobbet när de går av.

Det är dags för tidboxning

Ovan nämnda strategier och tips för tidsboxning hjälper dig att uppnå hållbar produktivitet och tillväxt i ditt yrkes- eller privatliv.

Det blir lättare för dig att implementera tidsboxning när du använder automatiserade och online-uppgiftshanteringsappar. Om du vill använda en app för hantering av uppgifter för att hjälpa dig med tidsboxning, se till att du väljer rätt, så att du inte behöver byta appar oftare.

Online Task Management Guide: 10 Tips för att välja rätt app

Om du vill välja en uppgiftshanteringsapp för att hantera dina projekt mer effektivt, här är några saker att tänka på!

Läs Nästa

Om författaren

Expandera för att läsa hela berättelsen