Vad är Google Workspace och hur använder du det?

Sedan Google lanserade Workspace för alla Gmail-användare finns nu många värdefulla verktyg gratis.

Men vad är exakt dessa verktyg? Finns det några användningsområden för dem? Här är allt du behöver veta om Google Workspace.

Allt börjar med Gmail

Om du är uppmärksam på Googles laddningsskärm för e-posttjänster märker du en liten förändring. I stället för att ladda Gmail står det nu på skärmen Google Workspace.

Det är den riktningen Google tar i sina tjänster. I stället för att starta separata appar som Docs, Calendar och Drive i ett nytt fönster kan du nu komma åt dem alla i Gmail.

Du behöver inte längre öppna nya flikar för att hitta vad du behöver, vilket minskar distraktioner. Så du kan koncentrera dig på den uppgift du har till hands, eftersom du inte behöver leta efter appar.

Samarbete på en skärm

Google expanderar Gmail från en e-postklient till en komplett samarbetslösning. Om du använder det nya Google Chat-gränssnittet ser du fyra nya ikoner till vänster i din e-postvy.

Bortsett från den vanliga e-posten hittar du chatt, mellanslag och möte där också. Att komma i kontakt med människor kräver inte längre öppna dedikerade appar. Du kan skicka snabbmeddelanden via chatt, genomföra videokonferenser via Meet och skapa samarbetsutrymmen.

Google Chat

Om du aktivera Google Chat i Gmailhar du både chatt och rum tillgängliga för dig. Bortsett från den vanliga fildelningen integrerar Google Chat också sina andra tjänster.

Direkt från chattboxen kan du dela en fil från din Google Drive, skapa ett videomöte på Google Meet och till och med ställa in ett möte via Google Kalender.

Förutom att prata med individer kan du också skapa grupper här. Detta gör det perfekt för att samordna team och allmänna gruppkonversationer.

Google Spaces (tidigare Google Rooms)

Denna funktion hjälper dig att skapa organiserade utrymmen för olika projekt. Varje sektion du skapar har sin egen sektion för chatt, filer och uppgifter. Detta säkerställer att allt du och ditt team behöver står till ditt förfogande.

Fliken Chatt säkerställer att alla konversationer som är relaterade till ditt rymd bor på ett ställe. Den har alla funktioner i Google Chat. Du kan enkelt dela filer, ställa in en videokonferens eller till och med planera ett möte direkt från verktyget.

Om du behöver dela filer med ditt team kan du enkelt göra det på fliken Filer. Du kan ladda upp filer från din dator eller dela dokument från din Google Drive.

Dessutom behåller varje fil sina behörigheter. När du delar ett dokument väljer du om du vill att ditt team ska visa, kommentera eller redigera behörigheter.

Du kommer också att uppskatta att Google Workspace nu öppnar Google Doc-dokument inbyggt i appen. Så det kräver inte att du öppnar en separat flik eller ett separat fönster för att visa, kommentera och redigera dokument.

Slutligen görs tilldelning av uppgifter nu direkt under avsnittet Uppgifter. Här kan du skapa en uppgift, inkludera alla detaljer, ange ett förfallodatum och bifoga den till en viss person. Detta skickar automatiskt uppgiften till mottagarens egen Google Tasks-app.

Du kan nu skapa och utse många uppdrag på ett ögonblick. Det finns inget mer behov av att skicka långa e-postmeddelanden bara för att få saker gjorda.

Google Meet

Google Workspace innehåller nu en genväg för att skapa och gå med i möten. Du ser länken till mötesrummet när du klickar Nytt möte. Du kan också skicka inbjudningar via e-post eller genom att kopiera och skicka dem individuellt.

Börja nu öppnar ett nytt webbläsarfönster där du kan hålla ditt möte. Så du behöver inte ladda ner eller installera några separata appar.

Du kan också gå med i ett möte direkt från Google Workspace. Välja Gå med i ett möte, ange mötesrumskoden så är du inne.

Google Apps och mer

Även om du arbetar på egen hand kommer du att uppskatta Google Workspace. Integrationen med Google Kalender, Keep, Tasks och Kontakter hjälper dig att organisera. Du kan kontrollera ditt schema, skapa anteckningar, se dina uppgifter och till och med hitta personer på din arbetsyta.

Google Kalender

Se och hantera ditt dags schema här. Du kan till och med skapa nya händelser direkt från din skärm. Att anpassa ditt schema är ännu bekvämare.

Flytta dina möten via dra och släpp. Du kan också ändra längden genom att ta tag i botten av tidsblocket och ändra storlek på det.

Google Keep

Att ta anteckningar från din e-post är också mycket enklare med Google Keep. När du klickar på dess ikon ser du dina senaste anteckningar och en Anteckna... alternativ.

När du skapar en anteckning länkas den automatiskt till ett e-postmeddelande du har öppnat. Även efter att du har sparat anteckningen kan du fortfarande se källans e-postmeddelande. Genom att klicka på källan kommer du till det e-postmeddelandet istället för att behöva söka i din inkorg.

Google-uppgifter

Alla uppgifter du behöver göra, inklusive de som tilldelats dig i Google Spaces, kommer upp här. För att hålla dig organiserad kan du skapa listor för att dela upp uppgifter i deras sektioner.

Om du lägger till förfallodatum för dina uppgifter kommer de också att visas i din kalender. Detta säkerställer att du inte kommer att sakna något.

Om du har en Android-smartphone kan du se alla dina kontakter här. Sök enkelt efter människor och nå ut till dem direkt från denna vy.

Med ett enda klick kan du skicka ett e-postmeddelande, chatta, ställa in ett Google Kalender-möte eller till och med bjuda in dem till ett videosamtal. Genom Senaste interaktionsvy, kan du också se dina senaste e-postmeddelanden till dem.

Andra appar

Google låter dig också integrera andra appar via Google Workspace-marknaden. Många populära appar som Asana, Box, Slack, Trello och Zoom finns här.

Oavsett vilket meddelande du har öppnat i dina e-postreferenser i de appar du öppnar. Detta låter dig länka e-postmeddelanden så att personerna du arbetar med känner till ditt meddelandes sammanhang.

Detta är perfekt om en klient skickar ett e-postmeddelande och du måste skicka det vidare till ditt team. Du behöver inte vidarebefordra meddelanden manuellt - lägg bara till dem i ditt team-samarbetsapp med ett klick.

En ny tid av integrationer

Google Workspace är en kraftfull svit som låter dig ha produktivitetsappar till hands. Du kan få allt gjort utan att ens lämna Gmail.

Alla dessa funktioner låter dig fokusera och undvika distraktioner när du arbetar. Du kan spara tid och få mer gjort - allt gratis!

Google ändrar G Suite till Google Workspace, förbättrar användarupplevelsen

G Suite försvinner, men alla verktyg håller fast under namnet Google Workspace.

Läs Nästa

Om författaren

Expandera för att läsa hela berättelsen