Så här kontrollerar du skräppostmeddelanden i Gmail med mallar och filter

Många digitala marknadsförare och onlineföretagare måste svara på samma typ av e-post flera gånger om dagen. Processen kan vara både överväldigande och tidskrävande.

I sådana situationer kan svarsmallar vara till nytta. Några filter i Gmail hjälper dig också att bli effektivare med skräppost.

I den här artikeln visar vi dig hur du använder svarmallar och Gmail-filter för att effektivt bekämpa skräppost.

Vad är Gmail-mallar och hur kan du använda dem?

Du kan spara förskrivna e-postmeddelanden till ditt konto och återanvända dem istället för att skriva dem från grunden. Du kan spara 50 olika svarmallar samtidigt med ett Gmail-konto. Så genom att skapa några generiska mallar för målgruppen blir e-postkommunikation mer produktiv.

Om du har etablerat befogenhet inom en viss nisch kan du få hundratals e-postmeddelanden från personer som ber om att skriva gästinlägg. Du kan skapa en mall och använda den istället för att svara på varje e-post en efter en.

För ovanstående scenario, låt oss skapa en e-postmall som berättar för personer att du inte accepterar gästinlägg. Innan du skapar en svarmall, aktivera mallinställningarna i Gmail.

1. Logga in på ditt Gmail-konto.

2. Gå till Inställningar> Se alla inställningar.

3. I Avancerade flikar, bläddra ner till Mallar sektion.

4. Gör det möjligt Mallar.

5. Klicka på Spara ändringar.

När du har aktiverat mallinställningar är nästa steg att skapa och spara svarsmallen.

Relaterad: Så här skickar du automatiskt SMS till din e-post på Android

Hur man skapar en svarsmall

Följ stegen nedan för att skapa en svarmall.

1. Öppna ditt Gmail-konto.

2. Klicka på Komponera för att skriva ett nytt meddelande.

3. Förklara din policy om att inte acceptera gästinlägg i e-postmeddelandet. (Gör det allmänt, så det gäller alla som frågar efter ett gästinlägg i någon nisch eller kategori)

4. När ditt svar är klart klickar du på tre prickar längst ned till höger i e-postrutan för skriv.

5. Gå till Mallar> Spara utkast som mall> Spara som ny mall.

6. Spara mallen när du har angett namnet i popup-fönstret. (Välj ett beskrivande namn här, eftersom mallen använder samma namn som ämnet för e-postmeddelandet).

Så här bekräftar du att en mall har skapats.

1. Klicka på Komponera om igen.
2. Välj tre prickar längst ned till höger.
3. Gå till mallar.

Det är här du hittar en lista över dina sparade mallar i ditt Gmail-konto. Mallen kopieras till skapa e-post rutan när du klickar på den.

Om du måste svara manuellt på hundratals e-postmeddelanden kommer processen fortfarande att vara tidskrävande, även om du har skapat en e-postmall. Det är här det är praktiskt att använda filter för att skapa automatiska svar.

Du kan skapa ett filter som sätter e-postmeddelanden som innehåller specifika ord i skräppostmappen, till exempel "gästinlägg", "bakåtlänk" och "acceptera artikel". Genom att använda detta filter kan du också ställa in automatiserade svar för sådana skräppostmeddelanden.

Låt oss se hur du kan göra det.

Använda en mall för att skapa ett automatiserat svarsfilter

1. Öppna samma Gmail-konto med svarmallen.
2. Klicka på kugghjulsikon för inställningar längst upp till höger.
3. Gå till Alla inställningar> Filter och blockerade adresser.

4. Klicka på Skapa ett nytt filter. (Du kan också importera ett befintligt filter som sparats i ditt system i .xml-format)

Du kan filtrera e-postmeddelanden baserat på en e-postadress, ämnesrad och innehålla eller utesluta vissa ord eller storlekar. De mest lämpliga filterkriterierna för att inte acceptera gästinlägg är att inkludera några ord som är nära relaterade till ämnet. Låt oss lägga till några ord i Inkludera orden alternativ för filtret.

5. Efter att ha specificerat kriterier, klicka på Skapa filter.

Här måste du bestämma vad du tänker göra med e-postmeddelandet som innehåller ett meddelande som exakt matchar dina kriterier.

6. Kolla upp Hoppa över inkorgen (arkivera den) rutan så att dessa e-postmeddelanden inte stör din inkorg.

7. Kontrollera också Skicka mall och välj samma svarmall, Gästpost inte tillåtet.

8. Klicka på Skapa filter efter kryssrutorna.

Nu ser du det nyskapade filtret i din filterlista. I framtiden kommer e-postmeddelanden som innehåller orden "gästinlägg, gästinlägg, bakåtlänk, acceptera artikeln, skriva för en blogg, skriva på webbplatsen" inte längre nå din inkorg.

Dessutom skickar svarsmallen till avsändaren som svar på deras e-post. Således kommer inte din inkorg att bli rörig, och inte heller kommer avsändaren att behöva vänta på ditt svar.

Ställ in filtret för att inte missa viktigt e-postmeddelande

När du har ställt in filtret ska du hålla ett öga på de arkiverade e-postmeddelandena för att se till att företagsrelaterade e-postmeddelanden inte filtreras bort.

Du kan filtrera ett e-postmeddelande som innehåller ordet ”acceptera inlägg”, men det kan vara ett erbjudande du saknar på grund av filtret. Du kan undvika detta scenario genom att inkludera några ord som varumärke, erbjudande eller marknadsföring i ditt Gmail-filter.

Relaterad: Så här ställer du in Gmail på din iPhone

Skapa oberoende filter där det behövs

Du kan exportera det nyskapade svarsfiltret och sedan importera det till det nya Gmail-kontot om du har flera webbplatser med olika kontaktmeddelanden. Du måste dock aktivera och skapa en svarmall separat för det e-postmeddelandet.

Det bästa alternativet för att skapa filter om du planerar att använda svarsmallen skulle vara att skapa dem från grunden.

Låt inte användarna veta att svaren är automatiserade

Inte nämna att det är ett automatiskt svar i din e-post. Genom att undvika detta kommer folk inte att lura Gmail-filtret genom att hoppa över eller stava fel målord, så deras e-post når dig istället för att gå till skräppost.

Det är också en bra idé att regelbundet kontrollera din inkorg och svara på e-postmeddelanden som kan vara till nytta för dig.

Kontrollera skräppost med Gmail-filter och svarmallar

Med Gmail-filtret och den allmänna svarmallen kan du svara på skräppostmeddelanden utan att behöva bläddra igenom dem. Du sparar både din tid och energi på det här sättet. Du bör också testa Gmail-webbläsartillägg som förbättrar din e-postkommunikation utöver Gmail-filter.

De 7 bästa Microsoft Edge-tilläggen för att få ut det mesta av Gmail

Rätt Gmail-tillägg på Microsoft Edge kan förbättra din kommunikation. Här är sju tillägg för att öka produktiviteten i din inkorg.

Läs Nästa

Om författaren

Expandera för att läsa hela berättelsen