Hur skriver jag professionella e-postmeddelanden? 8 enkla regler att leva efter

Vi skickar och tar emot e-post varje dag. Ändå gör vi pinsamma misstag som vi inte riktigt kan "ångra". Så det kan vara svårt att skriva ett effektivt e-postmeddelande som håller din läsares handling medan du är medveten om utmaningarna i vår värld.

Med detta i åtanke har vi sammanställt några viktiga regler som du behöver veta när du skickar e-post till människor. Följ dessa enkla regler för att enkelt skriva bättre e-postmeddelanden.

1. Överväga hälsningar och sign-offs

"Hoppas du har en fantastisk vecka!" brukade vara ett underbart sätt att starta ett e-postmeddelande. Inte längre! Med tanke på hur osäkert livet är kan detta bli slarvigt och alltför fristående.

Detsamma gäller avloggningar som "Hälsningar", "Bästa önskningar" eller "Skål" - som fungerade helt bra tidigare men kan ibland låta tillbakadragen från verkligheten.

Så varför inte hålla det enkelt och äkta? Gå till avloggningar som "Håll dig säker", "Var försiktig" eller "Med vänliga hälsningar." När det gäller hälsningar kan "Hoppas att allt är bra" eller "Hoppas att du och dina nära och kära är säkra" kan vara bra utgångspunkter.

2. Inkludera en tydlig ämnesrad

Den här e-postregeln är lika gammal som själva e-postadressen. Det beror på att folk ofta bestämmer om de vill öppna ett e-postmeddelande baserat på ämnesraden.

Med allt vårt arbete nu online är behovet av att prioritera det som är viktigt och ignorera det som inte är avgörande. Därför, om du fortfarande lämnar ämnesraden tom, är chansen att din e-post ignoreras.

Den perfekta ämnesraden har mindre än tio ord. Välj en som tar itu med dina problem och kommunicerar vad e-postmeddelandet handlar om. "Förslag till flygprojekt", "Planerat möte" eller "Snabbfrågor om din presentation" är några bra exempel på ämnesrader du kan ta en ledtråd från.

3. Använd en professionell signatur

Ha ett förutbestämt signaturblock som du använder för att svara på e-postmeddelanden på alla dina personliga enheter. Det ska ha ditt namn, ditt företagsnamn och din kontaktinformation.

Detta ger din mottagare en god uppfattning om vem du är och hur du kontaktar dig om behov uppstår. När det gäller typsnittet och storleken på din professionella signatur, se till att den är densamma som resten av e-postmeddelandet.

Också, avsluta dina e-postmeddelanden med tillförsikt men gå inte överbord med talesätt eller personliga detaljer.

4. Presentera dig själv om du träffas för första gången praktiskt taget

Vi har alla stött på situationer där vi har fått skicka e-post till någon som vi inte har träffat. Att få ett e-postmeddelande från en främling kan vara konstigt. Och det säger det lätt.

Så ta en minut att presentera dig för e-postmottagaren. Kontext är kritiskt och första intryck har fortfarande betydelse. Så lägg till en rad som ”Hej! Det här är Tracy från Multiseon Pvt. Ltd, och jag skickar ett e-postmeddelande för att du har uttryckt ditt intresse för att köpa våra elektroniska produkter ”.

Eller när du presenteras för någon via e-post kan du också släppa dem en rad som säger hur skönt det är att e-träffa dem.

5. Skriv medkännande e-post

Vi kan inte betona vikten av den här. Livet är hårt. Framför allt är det mycket osäkert.

Missade de en deadline? Kom de inte till det schemalagda Google Meet? Innan du skickar ett strängt e-postmeddelande - stanna upp och tänka igenom det. Vad händer om det finns en medicinsk nödsituation?

Var därför medkännande och fråga om allt är okej med dem. Ett mejl som ”Vi saknade dig vid mötet idag. Att bara checka in för att se att allt är okej. ” kan bygga relationer som klarar tidens test.

6. Komprimera / ändra storlek och namnge bilagor när du kan

Vi pratar inte mycket om den här e-postregeln, för när vi skickar ut stora bilagor antar vi automatiskt att mottagaren har tillräckligt med utrymme. Stora filer tar mer tid att ladda ner och kan bli irriterande på nolltid.

Därför gör det till en punkt att komprimera eller ändra storlek på dem. Om du delar för många filer samtidigt är det bra att lägga till en artig anteckning som visar vad bilagorna är till för.

Namnge också dina bilagor innan du skickar dem. Skicka ditt CV? Byt namn på filen som Tracy_Mackenzie_CV och börja på höger fot.

7. Använd inte e-post som en annan snabbmeddelandeapp

Anledningen till att vi alla älskar snabbmeddelanden är att det är direkt.

Men när du blandar de två och använder e-post som en ersättning för snabbmeddelanden riskerar du att vara irriterande och oprofessionellt.

Därför måste du veta när du ska skicka ett mejl och när du ska följa upp det med ett annat. Gör det inte gör misstaget att skicka för många uppföljnings-e-postmeddelanden eftersom de kanske jobbar hemifrån. Ring inte upp någon och be dem att kontrollera ett e-postmeddelande heller.

Om det är brådskande, använd ett annat kommunikationssätt.

8. Använd humor för att läka, men sparsamt

Medan många använder humor för att lätta på stämningen i dessa extraordinära tider, är problemet med att använda humor i e-postmeddelanden att det kan slå tillbaka.

Om du vill använda humor i ett e-postmeddelande, gör det bara om du känner personen väl. Du vill inte bli lika respektlös eller oförskämd om någon är i en allvarlig situation. Dessutom kan det som låter roligt kanske inte läsa roligt.

Ord till de kloka: Om du är osäker är det bäst att lämna det.

Ange svar utanför kontoret och förbättra ditt balans mellan arbete och privatliv

När du skickar e-post till människor i dessa dagar, bör du också vara medveten om timmarna. Med livsstilar från arbete hemifrån får grepp, har gränserna mellan arbete och våra personliga liv suddats ut. Svar utanför kontoret gör det lätt att förstå när någon är tillgänglig för ett möte eller svarar på ett e-postmeddelande.

Granska inställningarna för din e-postklient och konfigurera autosvar när du är borta eller inte vid skrivbordet. Gmail kallar det till exempel Vacation Responder, medan Microsoft Outlook använder Out of Office-svar.

Vi hoppas att dessa gyllene regler för att skriva effektiva e-postmeddelanden och rätt e-postvanor hjälper dig att spara tid och skapa rätt svar.

Undvik dessa 6 misstag för bättre e-post och textkommunikation

Förbättra dina kommunikationsförmåga genom att undvika misstag som att använda för många emojis eller skriva i alla mössor.

Läs Nästa

Om författaren