Online Task Management Guide: 10 Tips för att välja rätt app

Under den nya normalen ökade antalet online- och offline-projekthanteringsappar multifold. Numera finns det hundratals appar som kan hjälpa dig att styra ett affärsprojekt effektivt medan du hanterar ett team av medarbetare.

Om du är intresserad av att köpa programvara för uppgiftshantering bör du ta reda på om applikationen är tillräckligt flexibel och skalbar för att nå dina mål. Läs vidare för att lära dig att välja rätt online-uppgiftshanterare.

Vad är en online uppgiftshanteringsprogramvara?

Ett affärsprojekt innehåller flera beroende eller oberoende uppgifter. Varje lagmedlem ansvarar för en eller flera uppgifter. Flera uppgifter involverar många start- och slutdatum, en tidsbudget, en kostnadsbudget, resursallokering, påminnelser, rapporter, dokument etc.

När sofistikerad datorprogramvara hanterar alla dessa aspekter av ett projekt kallas det programvaruuppgift. Pandemin började övertyga tusentals företag att anta fjärrarbete. Som ett resultat är uppgiftshanteringsappar nu online och värd på molnservrar.

Relaterad: För- och nackdelar med att använda Microsoft Excel som ett projekthanteringsverktyg

Standardfunktioner i Online Task Management Apps

I takt med att online-uppgiftsspårningsappar ökade, erbjuder många IT-tjänster och programvaruutvecklingsföretag mångsidiga appar för projektledning. De flesta av dessa appar har dock en uppsättning standardfunktioner som är viktiga för grundläggande projektledning. Dessa funktioner är som följer:

1. Utarbetad Task List Viewer

De flesta av online-uppgiftshanteringsapparna har en skärm för aktivitetsvy. Här kan du se alla uppgifter och underuppgifter för pågående eller färdiga projekt.

2. Kanban styrelse

Avancerad online-uppgiftshanteringsapp kommer att innehålla Kanban-kortet att implementera Kanban för effektiv projektledning på individuell eller organisatorisk nivå. Apparna visualiserar digitalt Kanban-kort som visar kolumner för I väntan på, Pågåendeoch Avslutad uppgiftsstatus och kort som faktiska uppgifter.

3. Gantt-diagram

Ett Gantt-diagram är kärnprojekthanteringsfunktionen i alla online-aktivitetsspårningsappar. Gantt-diagram illustrerar projektets framsteg genom den staplade horisontella stapeldiagrammetoden. Det kan också visualisera uppgiftsberoenden, spenderad tid och den aktuella statusen för uppgifterna.

4. E-post- eller meddelandeappavisering

Onlineprojekthanteringsappar betonar också att hålla alla i ögonen genom att erbjuda projektstatus och aktivitetsuppdateringar i realtid. När appen upptäcker några ändringar i uppgiftslistan, meddelar den omedelbart den tilldelade resursen och projektets ägare.

5. Tidsuppföljning

Online-uppgiftshanteringsappar har ett automatiskt tidtagningsprogram för att spåra produktivitetstimmar, resursutnyttjande, projektbudget, faktureringstimmar etc. Projektägare kan fatta beslut i realtid genom att se projektets prestanda för tidsanvändning.

Relaterad: De bästa alternativen för Toggl-tidsspårning

De flesta online-uppgiftshanteringsappar har uppgiftsmärkning och filtreringsalternativ. Projektägaren kan ställa in specifika taggar, som prioriterat arbete, ansvarig avdelning, specifika färdigheter, leveransfrist, utvecklingsfas etc. Teammedlemmar kan enkelt filtrera bort uppgifter baserat på dessa taggar för att hitta rätt uppgift.

7. Team- eller kundkommunikation

Standarduppgiftshanteringsappar online började erbjuda en sektion för intern och extern kommunikation. Dessa appar inkluderar moduler som videokonferenser, röstsamtal och textmeddelanden.

8. Rapportgenerering, lagring av filer och delning

Uppgiftshanteringsappar erbjuder också rapporter för skapande av rapporter för att visualisera projektets prestanda, resursbudget, underpresterande resurser, uppgiftsfrågor, projektflaskhalsar etc.

Du kan också exportera rapporter som kalkylark eller PDF och skicka dem via e-post till teamet eller klienten. Dessa appar tillåter också projektmedarbetare att lagra och dela projektrelaterade kritiska filer på ett säkert sätt.

Relaterad: De bästa funktionerna i nTask för sömlös projektledning

Tips för att välja den bästa uppgiftshanteringsappen

Programvara för hanteringsuppgifter kan öka den totala produktiviteten och de årliga intäkterna för företag av alla storlekar. Frilansare, enskilda företagare och småföretag måste dock välja den bästa uppgiftshanteringsappen som förenklar uppgiften och inte lägger till en extra arbetsbelastning.

Förutom ovanstående standardfunktioner måste du också leta efter mervärdesfunktioner. Här är de bästa tipsen som hjälper dig att köpa den perfekta online-uppgiftshanteringsappen:

På team- eller projektnivå kan det finnas en intressekonflikt mellan medarbetarna. Appen bör möjliggöra central kontroll för projektägaren och lokal kontroll för kamrater. Projektadministratören bör ha befogenhet att anpassa tillgången till verktyget beroende på medarbetarens kapacitet.

2. Sekretess och konfidentialitetskontroll

I de flesta frilansprojekt eller projekt på företagsnivå är det en utmaning att hålla personlig information och immateriella rättigheter konfidentiella. Du bör leta efter programvara för uppgiftshantering som hanterar problem med dataskydd.

3. Cloud Platform Security

Den bästa uppgiftshanteringsappen ska kryptera alla utgående och inkommande data enligt de senaste säkerhetsprotokollen för internetkommunikation. Krypteringen ska också fungera när appen är i vila. Du måste leta efter säkerhetsfunktioner som:

• Identitets- och åtkomsthanteringssystem (IAM).
• Appen är kompatibel med GDPR, DSGVO och SOC2.
• Advanced Encryption Standard (AES) 256-bitars SSL-kryptering.

4. Uppgiftstilldelning och anmälan

En effektiv online-aktivitetsspårare bör tillåta teammedlemmar att tilldela uppgifter till sin bucket från en central lista över uppgifter. Dessutom kommer funktioner som en projektledare som tilldelar en uppgift till en viss resurs beroende på färdighetsuppsättningen värdet till verktyget.

När en projektägare tilldelar uppgifter eller när en resurs gör anspråk på uppgifter ska den meddela de ansvariga personerna.

5. Synkronisera med personlig kalender

Eftersom trenden för fjärrarbete ökar rekommenderas det starkt att din online-aktivitetsspårningsapp synkroniseras med din personliga kalender. Om du kan se alla personliga och professionella dagliga uppgifter på en skärm blir du effektivare när du levererar hög produktivitet.

6. Tredjeparts-appintegration

Den bästa uppgiftshanteringsappen bör möjliggöra enkel integration med andra appar som grafik design, kalkylblad, ordbehandlare, e-postklient, meddelanden, videokonferenser, digital whiteboard, etc. Integration med professionella appar gör att du kan hitta alla projektrelaterade resurser på ett ställe.

7. Kompatibilitet med flera enheter

Leta efter en online aktivitetsspårare som låter dig logga in från valfri enhet som Windows, macOS, Android, iPhone, Blackberry, Chrome OS, etc. Du får mer valuta för pengarna om appen låter dig spara framsteg på en enhet och börja arbeta från en annan enhet smidigt.

8. AI-baserad analys

Vissa uppgiftshanteringsappar har också en inbyggd AI som genererar analys på hög nivå om tidigare projekt. Genom att ta insikter från sådana rapporter kan du planera framtida projekt mer effektivt till en lägre budget.

9. Tillgång till kundsupport

De flesta appar erbjuder numera kundsupport via chatt, e-post och telefon. När du köper en online task tracker-app, ta reda på om utvecklaren tillhandahåller adekvata allmänna och tekniska supporttjänster.

10. Prissättning struktur

Leta efter en online-uppgiftshanteringsapp som erbjuder en flexibel prisstruktur. Få en budgetplan på grundnivå när du är ett spirande team och öka uppåt när dina projekt och resurser ökar.

Är en Online Task Management App rätt för dig?

En sökning efter den bästa online-uppgiftshanteringsappen kan använda mycket av dina produktivitetstimmar. Du kan följa ovanstående tips för att få den perfekta programvaran för uppgiftshantering för ditt företag och undvika att förlora dyrbar tid.

ClickUp vs. Asana: Vilket är bättre för projektledning?

Det finns många alternativ för projektledningsprogram, här är några tips som hjälper dig att välja mellan Asana och ClickUp.

Läs Nästa

Om författaren