Så här använder du filtervyer i Google Sheets

Google Sheets har blivit ett av de bästa alternativen till Microsoft Excel för många företag. Google Sheets erbjuder flera sätt att filtrera data och skapa filtervyer. När du använder filter kan du koncentrera dig på informationen i din dataset.

Med hjälp av filtrerade vyer kan du använda några filter på en uppsättning data och sedan spara dem för användning senare. Du kan sortera data utan att störa ordern i den ursprungliga datasetet. Som ett resultat kommer din kollega som kan arbeta med samma dataset samtidigt inte störd.

Exempeldata för att skapa filter

Nedan hittar du försäljningsdata för olika livsmedelsvaror för olika stater i USA.

Så låt oss säga att du bara är intresserad av köttförsäljningsdata för olika stater. Ett sätt att göra detta är att sortera datamängden och fokusera på önskad data. Detta ändrar dock ordningen på dina uppgifter i originalarket.

I den här artikeln diskuterar vi alternativa metoder för att filtrera data som inkluderar köttförsäljningsinformation. Ta reda på hur du kan göra det.

Välja datamängd för att tillämpa filter

1. Välj vilken cell som helst från hela datasetet.

2. Gå till verktygsfält och klicka på skapa ett filter.

Hela datasetet har valts, som visas ovan. Det finns dock fall där filterfunktionen inte kan upptäcka hela datasetet när det finns luckor mellan olika kolumner.

Eftersom det finns ett mellanrum mellan rader 4 och 6 kan det bara filtrera en del av datasetet. Ta därför bort luckor och oegentligheter från datasetet innan du går vidare.

Relaterad: Hur man använder FILTER-funktionen i Google Sheets

Välja rätt datauppsättning för att tillämpa filter

För att hålla klyftan mellan kolumner på plats, välj manuellt hela datasetet.

1. Välj data från rubriken till slutet av datasetet (inklusive eventuella luckor däremellan).
2. Klicka på skapa ett filter alternativ.

Även om klyftan kvarstår, kommer filtervyn att tillämpa filtren på vald data.

Tillämpa filter från datafältet

1. Välj data du vill filtrera på.
2. Gå till data band.
3. Klicka på på menyn Filtervyer skapa ett filter.

Alternativ för att filtrera data

Genom att klicka på filterikonen framför en rubrik ser du olika alternativ för att tillämpa filtret på data i den raden.

Du kan filtrera data genom färger, villkor och värden, som visas ovan. Alla fyra livsmedelsvaror är redan kontrollerade som standard, vilket du inte behöver i det här fallet. Avmarkera alla rutor med hjälp av knappen Rensa ovanför kryssrutorna för livsmedelsvaror.

Du kan filtrera data genom att markera något av de tillgängliga alternativen. Låt oss tillämpa filtret för att endast extrahera köttdata från hela datasetet.

1. Kontrollera kött rutan (till exempel).
2. Klicka på OK.

Om du gör detta filtreras köttinformationen i ditt ark utan att det påverkar det faktiska kalkylbladet som delas av flera användare.

Du kan se ovan att data fortfarande finns i samma rader med några rader som saknas som inte ingår i filtret.

Kopiera data från filtervy

En fördel med filtervyer är att du kan kopiera och klistra in den filtrerade informationen i andra ark. När du gör det tar det bara de filtrerade data utan att kopiera hela uppsättningen. Att klistra in det i ett nytt ark hoppar inte heller över dolda rader i filtervyn.

1. Kopiera data genom att trycka på CTRL + C.
2. Öppna en nytt ark.
3. Klistra in data med CTRL + V..

De filtrerade uppgifterna var ursprungligen i rader 4, 7, 11, och 17. Men efter att du har klistrat in är ordningen normal. Så om du behöver skicka de filtrerade uppgifterna till en kollega kan du kopiera data utan att behöva ändra rader och kolumner.

Filtrera data med fördefinierade villkor

Förutom att begränsa typen av livsmedel, låt oss säga att du vill villkora ovanstående uppgifter om vinst också. Filtret endast köttvinster som är större än 10 000. Klicka sedan på filterpil för vinstkolumnen.

Som i föregående exempel kan du göra val genom att kryssa i rutorna. De kryssrutor som finns tillgängliga tillåter oss inte att konditionera uppgifterna efter våra behov. Du kan istället använda alternativet filter by condition här.

1. Klicka på filtrera efter tillstånd.

2. Välj de tillgängliga villkoren större än.

3. Nu, ange värdet, vilket är vinsten på 10 000.

4. Klick OK för att implementera filtret.

I Utah resulterade försäljningen av kött i en vinst på 8435, vilket är mindre än 10 000. Som ett resultat ingår inte dessa data i filtervyn eftersom de inte uppfyller vinsttröskeln.

Relaterad: Hur man använder villkorlig formatering i Google Sheets

Sortera data i filtervyer

Att sortera data i filtervyn kräver mer uppmärksamhet. Om du sorterar en viss kolumn direkt, antingen stigande eller fallande, kommer du att ändra sorteringsordningen i det ursprungliga databladet. För att sortera det måste du skapa en filtrerad vy.

1. Gå till filter växla och klicka på nedåtpil.

2. Välj spara som filtervy.

Gränssnittet ändras till ett nytt med mörka gränser som bekräftar att du befinner dig i filtervyn. Här kan du sortera data på ett sätt som inte ändrar den ursprungliga sorteringsordningen.

1. Klicka på filterpil i vinsthuvudet.

2. Välja sortera A - Z.

Nu sorteras värdena i fallande ordning.

3. Byt namn på filen, och det sparas automatiskt.

Återigen kan du ändra filtervyns namn, uppdatera intervallet du sorterade, duplicera eller till och med ta bort det genom att gå till inställningarna för filtervy på höger sida.

Tryck Avbryt, och du kommer tillbaka till den normala vyn.

Kontrollera den sparade filtervyn

1. Gå till filter växla.
2. Välj någon av de sparade filtervyerna.

Du kommer tillbaka till filtervyn om du klickar på Vinst större än 10.000.

Få ut mer av dina Google-ark

När du är i en filtervy påverkar du inte upplevelsen för människor som samtidigt tittar på samma ark. Det kommer fortfarande att finnas tillgång till den ursprungliga datasetet. Denna funktion kan vara till hjälp när du granskar data i delade ark.

Hur man sorterar kolumner som ett proffs i Google Sheets

Vi visar hur du sorterar och filtrerar kolumner för att organisera data i ditt Google Sheets-kalkylark.

Läs Nästa

Om författaren