Hur man effektivt söker efter filer och mappar i Google Apps

Google försöker hjälpa sina användare att vara produktiva, och en funktion som du måste ägna tillräcklig uppmärksamhet åt är sökfunktionen. Att söka blatant över din Gmail eller Google Workspace och inte hitta något i gengäld kan vara extremt frustrerande.

Vissa Google Workspace-funktioner som Google Cloud Search, operatörer och avancerade sökalternativ kan hjälpa företag, småföretag, frilansare och till och med allmänheten att komma bort från detta sök-spår. Låt oss ta en närmare titt på dessa funktioner och tips.

Använd Google Cloud Search för avancerade sökfunktioner

Cloud Search är främst för stora företag och små företag. Tidigare kunde du ladda ner tillägg från Gmail Labs som gjorde det möjligt för dig att söka på olika plattformar som Google Docs och Gmail samtidigt. Gmail Labs är dock inte längre.

Med Google Cloud Search kan du söka i din fråga på alla plattformar (Google Docs, Sheets, Gmail, etc.) samtidigt.

En gratis testversion är möjlig och Cloud Search är tillgängligt med Google Workspace eller som en betald fristående funktion. Denna funktion är särskilt användbar för organisationer som arbetar på distans - människor kan komma åt filer och e-postmeddelanden med samma sökfält snarare än att byta flik.

Du kan också integrera Cloud Search-verktygsfältet med Google Sites. På så sätt kan du ha en dedikerad webbplats för att söka efter ditt organisatoriska innehåll.

Google Drive-filter och avancerad sökning

Google Drive är en annan enda lösning för att hitta dina dokument eller media. Sökfältet på Google Drive liknar sökrutan i Google Docs and Sheets.

Detta innebär att de sökoperatörer som används här också fungerar i Google Docs eller Sheets.

1. Använda filtren

För att filtrera din sökning på Google Drive, klicka bara på rullgardinsmeny till höger om sökfältet, och sökfönstret dyker upp.

• Använda Typ alternativ kan du filtrera PDF-filer, mappar, dokument, videor, ljud, och så vidare.
• De Ägare alternativet används för att söka efter filen när du känner till ägarens e-post.
• Plats används när du vill ange filens mapp. (Till exempel: 'Bin', 'Starred' eller någon annan mapp.)
• I Datum ändrat, du kan ange det senaste redigeringsdatumet för filen.
• Föremålsnamn kommer att söka specifikt efter filens titel.
• Inkluderar orden söker efter en fil med specifika nyckelord.
• I Delad med, ange e-postadressen till den delade mottagaren.

Klicka på Sök -knappen längst ner i gränssnittet om du godkänner filtren eller klickar på Återställa för att ta bort eller återställa inställningarna.

2. avancerad sökning

Använd dessa operatörer att söka för en specifik fil, ord, video och ljud.

• Citat: Använd dem när du letar efter en exakt fras. (T.ex.: "Uppgift 18")
• Minustecken: Använd detta för att utesluta ett visst ord från söktermen. (Till exempel. Om du vill söka efter "Uppdrag" men inte "Uppdrag slutfört", skriv bara "Uppdrag slutfört").
• ägare: Hitta filer av en viss ägare. (T.ex. ägare: [email protected])
• skapare: Hitta filer av skaparen. (T.ex. skapare: [email protected])
• till: Hitta filer efter mottagarens namn. (T.ex.: till: [email protected])
• från: Hitta filer som skickats till dig av någon. (T.ex.: från: [email protected])
• är: stjärnmärkt: Hitta objekt som du har stjärnmärkt.
• är: binned: Hitta objekt i mappen "Bin".
• typ: Hitta dokument efter typ. (T.ex. typ: kalkylark, typ: dokument, typ: bild)
• före och efter: Hitta objekt efter senast redigerade. (T.ex. före: 04-05-2021)
• titel: Sök efter objekt efter titel. (T.ex. titel: olympiska spelen)

Relaterad: Saker du inte visste att Google Docs kunde göra

Google-sökningen är fortfarande på ...

De avancerade sökfunktionerna och operatörerna gör det lättare att hitta filer och spara tid, men vi är fortfarande långt ifrån att hitta ett enda verktyg som kan söka i alla Google-appar utan att bryta Bank.

5 Gmail-söketrick som alla kraftanvändare borde veta

Här är några användbara söktrick som alla Gmail-kraftanvändare borde veta.

Läs Nästa

Om författaren