Hur man använder versionshistorik i Google Docs

Rädslan är verklig när du tittar på en version av dina Google Docs som tidigare var perfekt men nu ser hemsk ut. När ett helt team arbetar med samma dokument vill du se till att du vet exakt vem som gör ändringar och när de har gjorts. Google Docs Versionshistorik kan ta dig tillbaka i tiden till alla versioner med bara ett par klick.

Låt oss lära oss hur det fungerar.

Så här får du tillgång till din versionshistorik

Det finns två sätt att komma åt ett dokuments versionshistorik i Google Dokument.

Använd filmenyn

1. Klicka på Fil > Versionshistorik.
2. Du får se två alternativ: Namnge aktuell version, som vi kommer att täcka senare, och Se versionhistorik. Klicka på Se versionhistorik. En panel till höger är en tidslinje för de ändringar som gjorts i dokumentet.

Det andra sättet du kan komma åt det här avsnittet är något snabbare eftersom det finns en länk som visar tiden från den senaste redigeringen. Det kommer att omdirigera dig till versionshistoriken, men den här länken visas bara om du har gjort faktiska ändringar i ditt dokument.

1. Klicka på Öppna länk till versionshistorik.

Den här metoden för att komma åt Versionshistoriken uppmanar dig inte med ett alternativ att namnge din nuvarande version. Du kan fortfarande byta namn på vilken version av ditt dokument som helst när du omdirigeras till versionshistoriken.

Granska din versionhistorik

När du har öppnat din Versionshistorik finns det mycket data som kan vara till nytta, särskilt om du är samarbetar med Google Docs.

Datumet längst upp till vänster på skärmen informerar dig om när den senaste redigeringen gjordes på dokumentet. Om du byter namn på dina versioner kommer detta namn att visas i stället för datum och tid. Nedanför datumet finns ett alternativ för att skriva ut dokumentet eller spara det på din dator och ett alternativ för att zooma in på dokumentet.

På höger sida kommer du att märka i huvuddokumentfönstret det totala antalet redigeringar som gjorts. Detta nummer är specifikt för den version som du för närvarande visar.

Klicka på de två pilarna för att bläddra igenom varje redigering för att få en bättre uppfattning om vilka ändringar som gjordes för den versionen.

Till höger finns ett sidofält som innehåller ytterligare information för alla sparade versioner av ditt dokument.

Det är lätt att se vem i ditt team som har gjort ändringar och när de gjorde det med en annan inringad färg bredvid sitt namn. Den färgen kommer att motsvara de ändringar du ser på huvuddokumentskärmen.

Så här kan du enkelt identifiera vem i ditt team som gjorde de specifika ändringarna i dokumentet. Du kommer att märka att bredvid varje sparad version av dokumentet finns en pil som pekar på datum och tid.

Klicka på pilen och de extra detaljerna hjälper dig att välja vad du vill återställa. Du kan välja att inkludera några av de ändringar som gjordes den dagen men utesluta andra.

Klicka på de tre punkterna bredvid datum och tid för fler alternativ som de du ser nedan. Det finns till och med en växling längst upp i sidofältet där du bara kan visa de versioner som har fått namnet.

Vi behandlar varför detta kan vara användbart och de bästa metoderna för att namnge dina dokumentversioner.

Återställ tidigare versioner

Medan du är i avsnittet Versionshistorik har du chansen att återgå till äldre versioner av dina dokument innan vissa ändringar har gjorts.

Gå till en av de äldre versionerna av ditt dokument så ser du omedelbart en stor blå knapp som visas högst upp på skärmen Återställ den här versionen.

Klicka på Återställ den här versionen knappen och bekräfta om du vill återställa den här versionen av ditt dokument.

Du är Google Doc kommer automatiskt att uppdateras för att återspegla den äldre versionen. Det finns till och med en liten popup längst upp på skärmen som låter dig veta vilken version du ser.

Varje äldre version har ännu fler dolda versioner som du kan visa genom att utöka avsnittet med pilen till vänster om datum och tid. Dessa versioner kommer att ha varje enskild redigering som gjordes den dagen och du har möjlighet att återställa någon av dessa versioner också.

Du kan till och med lagra en tidigare version men ändå ta bort en av sidorna om du vill skriva om något av materialet men inte allt.

Bästa metoder för att spara en dokumentversion

Under hela din skriv- och redigeringsprocess, särskilt om du har flera teammedlemmar, vill du använda smarta sparande. Detta gör det lättare att gå igenom dina äldre versioner om det finns några potentiella problem.

Klicka på för att byta namn på dina versioner Fil > Versionshistorik > Namnge aktuell version. En popup kommer att be dig att komma med ett namn för din nuvarande version.

Håll namnet något enkelt som beskriver vad som gjordes med dokumentet den dagen. Om ett utkast gjordes för första gången kan du byta namn på den versionen First Draft.

Om redigeraren gjorde ändringar kan du namnge den versionen. Samma process kan följas för implementering av feedback och det slutliga utkastet.

Detta gör det mycket lättare att gå igenom redigeringarna och förstå vilka etapper som gjordes och när de slutfördes.

Du kan också använda växeln på höger sida för att endast visa versioner som har fått namnet för att göra det ännu tydligare.

Enklare redigering och översyn i Google Dokument

Namnge de olika versionerna av ditt dokument i varje skrivsteg. Detta gör det lättare att gå tillbaka till tidigare versioner om det finns ett problem.

Versionshistoriken visar vilka teammedlemmar som gör vilka ändringar. Dessa steg läggs samman för att hjälpa dig att få den perfekta versionen av din artikel när du behöver den.

Raul Mercado (2 artiklar publicerade)

Raul är en innehållskännare som uppskattar artiklar som åldras bra. Han har arbetat med digital marknadsföring under fyra år och arbetar på Camping Helper på fritiden.

Mer från Raul Mercado