Hur man räknar unika värden i Excel

Datamängder i Excel innehåller ofta samma värde flera gånger i en kolumn. Ibland kan det vara användbart att veta hur många unika värden som finns i en kolumn. Om du till exempel driver en butik och har ett kalkylark med alla dina transaktioner kanske du vill bestämma hur många unika kunder du har, snarare än att räkna varje transaktion.

Det är möjligt att göra detta genom att räkna unika värden i Excel med de metoder vi kommer att prata om dig nedan.

Ta bort duplicerade data från en kolumn

Ett snabbt och smutsigt sätt att räkna de unika värdena i Excel är att ta bort dubbletterna och se hur många poster som är kvar. Detta är ett bra alternativ om du behöver ett svar snabbt och inte behöver spåra resultatet.

Kopiera data till ett nytt ark (så att du inte av misstag raderar data du behöver). Välj värdena eller kolumnen som du vill ta bort dubbletterna från. I Dataverktyg avsnitt av Data fliken välj Ta bort dubbletter. Detta tar bort alla dubbletter och lämnar bara de unika värdena.

Samma process fungerar om informationen delas upp mellan två kolumner. Skillnaden är att du måste välja båda kolumnerna. I vårt exempel har vi en kolumn för förnamnet och en andra för efternamnet.

Om du vill spåra antalet unika värden är det bättre att du skriver en formel istället. Vi visar dig hur du gör det nedan.

Relaterad: Så här filtrerar du i Excel för att visa de data du vill ha

Så här filtrerar du i Excel för att visa de data du vill ha

Lär dig alla de bästa sätten att filtrera data i dina Excel-kalkylblad, vilket gör trender och mönster lättare att upptäcka.

Räkna unika värden med en Excel-formel

För att bara räkna unika värden måste vi kombinera flera Excel-funktioner. Först måste vi kontrollera om varje värde är ett duplikat, sedan måste vi räkna de återstående posterna. Vi måste också använda en array-funktion.

Om du bara letar efter svaret använder du den här formeln och ersätter varje förekomst av A2: A13 med cellerna du vill använda:

{= SUMMA (OM (FREKVENS (MATCH (A2: A13, A2: A13, 0), MATCH (A2: A13, A2: A13, 0))> 0, 1))}

Hur vi kom dit är lite komplicerat. Så om du vill förstå varför den formeln fungerar, kommer vi att dela upp den en i taget nedan.

Förklara en matrisfunktion

Låt oss först börja med att förklara vad en matris är. En matris är en enda variabel som innehåller flera värden. Det är som att hänvisa till en massa Excel-celler samtidigt istället för att hänvisa till varje cell individuellt.

Detta är en konstig åtskillnad ur vår synvinkel. Om vi ​​berättar för en formel att titta på cellerna A2: A13 normalt eller som en matris ser informationen likadan ut för oss. Skillnaden ligger i hur Excel behandlar data bakom kulisserna. Det är en så subtil skillnad att de nyaste versionerna av Excel inte ens skiljer mellan dem längre, även om äldre versioner gör det.

För våra ändamål är det viktigare att veta hur vi kan använda matriser. Om du har den senaste versionen av Excel lagras den automatiskt data som en matris när det är mer effektivt att göra det. Om du har en äldre version trycker du på när du är klar med att skriva din formel Ctrl + Skift + Enter. När du har gjort det kommer formeln att omges av lockiga parenteser för att visa att den är i array-läge.

Introduktion av FREKVENSFunktionen

FREKVENSFUNKTIONEN berättar hur många gånger ett nummer visas i en lista. Det här är bra om du arbetar med siffror, men vår lista är text. För att använda den här funktionen måste vi först hitta ett sätt att konvertera vår text till siffror.

Om du försöker räkna de unika värdena i en lista med siffror kan du hoppa över nästa steg.

Använda MATCH-funktionen

MATCH-funktionen returnerar positionen för den första förekomsten av ett värde. Vi kan använda detta för att konvertera vår namnlista till nummervärden. Det behöver veta tre uppgifter:

• Vilket värde letar du efter?
• Vilken datamängd kontrollerar du?
• Letar du efter värden högre, lägre eller lika med målvärdet?

I vårt exempel vill vi slå upp varje namn på våra kunder i vårt Exel-kalkylblad för att se om deras exakta namn visas igen någon annanstans.

I exemplet ovan söker vi efter vår lista (A2: A13) efter Tiah Gallagher (A2) och vi vill ha en exakt matchning. 0 i det sista fältet anger att det måste vara en exakt matchning. Vårt resultat berättar var i listan namnet dök upp först. I det här fallet var det förnamnet, så resultatet är 1.

Problemet med detta är att vi är intresserade av alla våra kunder, inte bara Tiah. Men om vi försöker söka efter A2: A13 istället för bara A2 får vi ett fel. Det är här arrayfunktioner är praktiska. Den första parametern kan bara ta en variabel, annars returnerar den ett fel. Men arrays behandlas som om de är en enda variabel.

Nu ber vår funktion Excel att söka efter matchningar för hela vårt utbud. Men vänta, vårt resultat har inte förändrats! Det står fortfarande 1. Vad händer här?

Vår funktion returnerar en matris. Det går igenom varje objekt i vår matris och söker efter matchningar. Resultaten av alla namn sparas i en matris som returneras som resultatet. Eftersom en cell bara visar en variabel åt gången visar den det första värdet i matrisen.

Du kan kontrollera detta själv. Om du ändrar det första intervallet till A3: A13 ändras resultatet till 2. Detta beror på att Eiliyahs namn är det andra i listan och detta värde sparas först i matrisen nu. Om du ändrar det första intervallet till A7: A13 får du 1 igen eftersom Tiahs namn först visas i den första positionen i datamängden vi kontrollerar.

Relaterad: Excel-formler som hjälper dig att lösa problem i verkligheten

Använda FREQUENCY-funktionen

Nu när vi har ändrat namnen till talvärden kan vi använda FREKVENS-funktionen. I likhet med MATCH kräver det ett mål att leta efter och en datamängd att kontrollera. På samma sätt som MATCH vill vi inte leta efter bara ett värde, vi vill att funktionen ska kontrollera varje objekt i vår lista.

Målet som vi vill att FREKVENSFUNKTIONEN ska kontrollera är varje objekt i matrisen som vår MATCH-funktion returnerade. Och vi vill kontrollera datauppsättningen som returneras av MATCH-funktionen. Således skickar vi MATCH-funktionen vi skapade ovan för båda parametrarna.

Om du letar efter unika nummer och hoppade över föregående steg skulle du skicka nummerintervallet som båda parametrarna. För att söka i alla siffror i listan måste du också använda en matrisfunktion, så kom ihåg att trycka på Ctrl + Skift + Enter efter att du angett formeln om du använder en äldre version av Excel.

Nu är vårt resultat 2. Återigen returnerar vår funktion en matris. Det returnerar en matris med antalet gånger varje unikt värde uppträdde. Cellen visar det första värdet i matrisen. I det här fallet visas Tiahs namn två gånger, så frekvensen som returneras är 2.

Använda IF-funktionen

Nu har vår array samma antal värden som vi har unika värden. Men vi är inte helt klara. Vi behöver ett sätt att lägga till detta. Om vi ​​konverterar alla värden i matrisen till 1 och summerar dem, vet vi äntligen hur många unika värden vi har.

Vi kan skapa en IF-funktion som ändrar alla värden över noll till 1. Då kommer alla värden att vara lika med 1.

För att göra detta vill vi att vår IF-funktion ska kontrollera om värdena i vår FREQUENCY-array är större än noll. Om det är sant ska det returnera värdet 1. Du kommer att märka att det första värdet i matrisen nu återgår som ett.

Använda SUM-funktionen

Vi är i den sista sträckan! Det sista steget är att SUMMA matrisen.

Slå in den tidigare funktionen i en SUM-funktion. Färdiga! Så vår slutliga formel är:

{= SUMMA (OM (FREKVENS (MATCH (A2: A13, A2: A13, 0), MATCH (A2: A13, A2: A13, 0))> 0, 1))}

Räknar unika poster i Excel

Detta är en avancerad funktion som kräver mycket kunskap om Excel. Det kan vara skrämmande att försöka. Men när det väl är inställt kan det vara till stor hjälp, så det kan vara värt att arbeta igenom vår förklaring för att se till att du förstår det.

Om du inte behöver räkna unika poster så ofta kommer det snabba och smutsiga tipset att ta bort dubbla värden att fungera i en nypa!

Hur man kopierar formler i Microsoft Excel

Att lära sig de bästa metoderna för att kopiera och klistra in formler i ditt Excel-kalkylblad är ett utmärkt sätt att börja spara tid.

Om författaren