Så här använder du Google-formulär för att få uppdateringar från ditt fjärrlag

Google Forms är ett fantastiskt och intuitivt verktyg för att samla in information från kunder, kunder och anställda. Du kan enkelt skapa och anpassa ett formulär, dela det på några olika sätt och sedan analysera svaren.

Om du befinner dig i en arbetssituation där du har ett fjärrteam, kan Google Forms vara en effektiv metod för att få uppdateringar. Du kan använda det för ett specifikt projekt eller enkla arbetsuppdateringar som du begär dagligen eller varje vecka.

Starta en ny form

Google-formulär erbjuder ett trevligt urval av mallar som kan hjälpa dig att komma igång. Klicka på Mallgalleri överst för att granska mallar för arbete, personlig och utbildning. Om du ser en som har grunderna du behöver, till exempel frågorna, klicka på den för att använda den.

Om inte kan du börja från grunden genom att klicka på alternativet Blank under Starta en ny form. Det här är vad vi kommer att använda för den här självstudien.

Det första du bör göra när du skapar en ny form är att namnge det. Eftersom Google Forms sparar ditt arbete när du går, vet du alltid vilket som är rätt formulär om du namnger det på förhand. Valfritt kan du också lägga till en beskrivning.

Om du anger namnet på själva formuläret kommer det namnet att dyka upp på platsen uppe till vänster som standard. Men du kan ändra namnet och välja en plats för det i Google Drive om du vill.

Lägg till dina formulärfrågor

Google Forms ger dig flera frågestyper som bör täcka alla situationer. Från korta svar och stycken till flervals-, kryssrutor och listrutor har du all flexibilitet du vill ha.

Grundläggande detaljer

De mest förnuftiga frågorna för att starta ett teamuppdateringsformulär med är namn, datum och valfri tid. Oavsett om du använder en mall eller det tomma formuläret, har du redan en fråga för att komma igång. Så du kan helt enkelt ändra den frågetypen vid behov och sedan klicka på plustecknet för att lägga till fler frågor.

Välj ditt teammedlems namn Kort svar som frågetyp. Lägg sedan till namnet på frågan och slå på väljaren för Nödvändig.

Klicka på knappen för det datum då din teammedlem fyller i formuläret plustecken att lägga till en fråga och välja Datum i listrutan för frågetypen. Lägg sedan till fråganamnet, till exempel Datum, och ställ frågan som krävs.

Om du vill att din teammedlem ska ange den tid de fyller i formuläret, klicka på plustecknet för att lägga till en fråga och välj Tid för typen. Glöm inte att lägga till frågetamnet och göra det nödvändigt om du vill.

Flerval eller dropdown för avdelning eller område

Om du skickar uppdateringsformuläret till många personer kanske du vill lägga till frågor för saker som avdelning eller område. Flervals- och dropdown-frågestyper fungerar perfekt för dessa typer av frågor. Dessutom kan du låta svararen flytta automatiskt till andra frågor baserat på deras svar.

För avdelning eller område kan du använda Flera val frågetyp om det bara finns några få svar att välja på och Falla ner typ för att spara lite utrymme om det finns många möjliga svar. Välj din frågetyp och lägg sedan till varje svar. Vi använder flera val.

Beroende på svaret som svararen väljer, vill vi nu flytta dem till ett visst avsnitt med specifika frågor. Detta är en mycket praktisk funktion i Google Forms eftersom du kan eliminera behovet av att svara att hoppa över frågor som inte gäller dem och gå direkt till dem som gör det.

Klicka på knappen längst ner till höger Mer -knappen (tre prickar) och markera Gå till avsnittet baserat på svaret. Då ser du frågan uppdateras med en plats för att lägga till avsnittet bredvid varje svar.

Om du redan har skapat dina avsnitt kan du välja var och en med hjälp av listrutorna. Om inte, fortsätt nedan för att skapa ett avsnitt och kom sedan tillbaka för att slutföra den här delen.

Använd separata avsnitt för varje avdelning eller område

För att skapa ett avsnitt, klicka på den nedre knappen i det flytande verktygsfältet för Lägg till avsnitt. Du kommer att se avsnittet visas och kan ge det sitt eget namn och beskrivning. I det här sättet ska vi skapa ett avsnitt för dem som väljer informationsteknologi för sin avdelning.

Vi lägger till en fråga för det aktuella projektet. Detta gör att vi kan se vilka projekt som svararen för närvarande arbetar med och kryssrutor gör det möjligt för dem att välja mer än ett. Så du kan välja kryssrutor för typen, eller så kan du ta denna fråga ett steg längre.

Kanske för varje projekt de väljer, vill du veta deras framsteg för det. Det är här Rutan rutnät typ är idealisk. Du kan ange varje fas i raderna och varje projekt i kolumnavsnittet (eller vice versa).

Om du lägger ut svaren som vi beskriver kan du klicka på Mer knappen och välj Begränsa till ett svar per kolumn. På detta sätt kan svararen bara välja en fas per projekt, vilket skulle vara vettigt.

Så detta gör det möjligt för svararen att inte bara berätta vilka projekt de arbetar med, utan vilken fas de är på för varje; allt med en kryssruta rutnätfråga.

Du kan sedan skapa ytterligare avsnitt och frågorna på samma sätt.

En annan typ av fråga du kanske vill lägga till är en Paragraf för feedback. Detta låter svararen skriva in alla problem, frågor eller annan feedback de har med mycket utrymme.

Kontrollera dina svar

Att se svaren från ditt formulär kan inte vara enklare. Öppna bara ditt formulär på Google Forms och slå på Svar fliken högst upp. Du ser en sammanfattning, kan se svar efter fråga eller titta på enskilda svar.

Google Forms ger dig textsvar samt färgglada grafer och diagram för dina formulär. Och du kan exportera svaren för visning offline.

För mer information om att se svar eller skapa formulär i allmänhet, kolla in vårt omfattande guide till Google Forms Den bästa guiden för Google-formulär hittar du någonsinGoogle Forms är ett av de bästa gratis webbverktygen för att samla in data. Denna Google Forms-guide kommer att ge dig allt du behöver för att behärska viktiga formbyggnadsfärdigheter. Läs mer .

Skicka e-postpåminnelser

Om du aktiverar alternativet att samla in e-postadresser för ditt formulär kan du sedan skicka påminnelser till dem som inte fyller i formuläret. Detta är extremt bekvämt; Men det finns några saker att göra och ha i åtanke för att det ska fungera korrekt.

Ställ först in ditt formulär för att samla in adresserna. Klicka på inställningar knapp (växellikon) uppe till höger och välj Allmän i popup-fönstret. Markera den första rutan för Samla e-postadresser och slog Spara.

En e-postadressfråga dyker automatiskt in i ditt formulär som du inte kan ta bort, och det är en obligatorisk fråga.

Därefter måste du skicka ditt formulär till deltagarna via e-post. Klick Skicka och använd E-post flik. Ange adresserna till de du vill fylla i formuläret, separerade med komma och tryck Skicka.

Nu när Google-formulär vet vem du skickade formuläret till kan det avgöra om svar mottas från de svarande. Följ de här stegen för att skicka e-postpåminnelser till dem som inte har svarat.

1. Öppna formuläret och klicka på Svar fliken högst upp.
2. Du kommer att se avsnitt för Vem har svarat? och väntar på X-svar.
3. Klicka på den senare Skicka e-postpåminnelse.

Samma fönster som du såg när du ursprungligen skickade formuläret kommer att visas, förpolerat med de e-postadresser du väntar på svar från. Detta låter dig skicka en artig påminnelse för att fylla i uppdateringsformuläret.

Kopiera och återanvänd ditt formulär

Om du planerar att skicka ditt teamuppdateringsformulär regelbundet med mindre ändringar av projektnamn eller arbetsuppgifter, kan du som exempel kopiera formuläret och justera det efter behov.

Öppna formuläret och klicka Mer (tre prickar) uppe till höger. Plocka Göra en kopia, ge ditt kopierade formulär ett namn och klicka på OK för att spara det. Du kommer också att märka att du har möjlighet att dela det med samma personer, vilket är praktiskt. Du kan sedan göra dina justeringar och skicka den.

Konsekventa uppdateringar är enkla med Google-formulär

Det kan tyckas som lite jobb att skapa ett teamuppdateringsformulär med Google Forms till en början. Men om du gör det kommer du att få de uppdateringar och information du faktiskt behöver eftersom de svarar på frågor du skapar. Dessutom kan du enkelt kopiera och återanvända formuläret om och om igen.

För mer, ta en titt på hur du gör skapa ett gratis kontaktformulär för webbplatsen med Google Forms eller annan sätt du kan använda Google Forms för ditt företag Hur man använder Google-formulär för ditt företagEtt formulär är ett enkelt sätt att automatisera en repetitiv uppgift. Här visar vi hur du kan använda Google Forms för vanliga arbets- eller affärsrutiner. Läs mer .