Gör dina PDF-filer mer tillgängliga och läsarvänliga med dessa tips

Annons

Att skapa en PDF är ett bra sätt att se till att ditt dokument läses precis som du skrev det. Oavsett vilken enhet som används Det enklaste sättet att dela filer och foton med vänner från alla enheterMen av de många meddelandeappar och sociala medietjänster där ute, vilken erbjuder den mest intuitiva fildelande användarupplevelsen med både hastighet och säkerhet i åtanke? Läs mer , kommer din fil att presenteras exakt som du förväntar dig.

Om du vill att ditt dokument ska läsas är det viktigt att se till att det är läservänligt. Om du inte tar dig tid till polera upp ditt arbete 4 metoder för att skapa och redigera PDF-filer gratisAv alla vanliga filtyper som finns i vår datormiljö är PDF troligen en av de mest restriktiva, samtidigt som alla är tillgängliga för alla att använda (främst för att läsa) ... Läs mer , det finns ingen garanti för att din publik ger den rätt respekt när den är i deras händer. För effektiv och tydlig kommunikation måste du skapa ett skarpt och kortfattat dokument.

Följ dessa tips, så kommer du vara på god väg till en PDF av professionell kvalitet, redo för cirkulation.

Se till att dokumentet är märkt

Taggar är en avgörande del för att göra alla PDF tillgängliga. Du kanske inte kan se dem, men de är informationen som applikationerna använder för att avkoda dokumentet och presentera är som avsett. Det är bäst att kontrollera att taggning är aktiverad innan du skapar en PDF så att du kan vara säker på att den kommer att se exakt ut som du vill ha när en annan användare öppnar den.

Om du skapar en PDF med ett program som Adobe Acrobat kommer taggning att aktiveras som standard. Men det kanske inte är fallet om du använder Microsoft Word 10 enkla Microsoft Word-hackar som alla kan göraVår kunskap om Microsoft Word testas varje gång vi får ett dokument att arbeta med. Varje litet tips lärt sig på vägen hjälper. Vad sägs om tio fler trick för din dagliga produktivitet? Läs mer . Kontrollera, gå till Acrobat Ribbon och välj Inställningar från Skapa Adobe PDF avsnitt - du kan behöva installera Adobe Reader eller Adobe Acrobat för att se detta.

Här måste du se till det Aktivera tillgänglighet och återflöde med taggad Adobe PDF är markerad. När du nu skapar en PDF i Word använder du Spara som Adobe PDF alternativ snarare än den grundläggande funktionaliteten som följer med Office-sviten.

Om ditt dokument kräver det kan du också tagga manuellt med hjälp av Adobe Acrobat. I de flesta fall är det dock tillräckligt med automatisk taggning.

Gör din text engagerande och läsbar

Typografi är avgörande för alla dokument som är tunga på text, så det finns mycket värde för den tid du spenderar på att formatera din PDF. Hitta ett lämpligt, läsbart teckensnitt De 8 bästa gratis teckensnittswebbplatserna för gratis teckensnitt onlineInte alla har råd med ett licensierat teckensnitt. Dessa webbplatser hjälper dig att hitta det perfekta gratis teckensnittet för ditt nästa projekt. Läs mer och hålla fast vid det hela tiden. En sans serif typsnitt är troligtvis det bästa alternativet, eftersom det ger den mest lättlästa texten.

Eftersom du kan lita på PDF-filtypen för att hålla din formatering intakt, kan du använda fetstil och kursiv typ till fullo. Om du vill uppmärksamma a särskilt några ord, gör dem djärva - om det är en lång passage som du vill skilja från resten av ditt dokument, lägg det i kursiv stil.

Inkludera bilder som lämpliga

Ett långt PDF-dokument som är fylld med ingenting annat än sida med text kommer att slitna läsarna snabbt. Kloka valda bilder kan bryta upp den monotonin och göra det lättare för din publik att ta på sig informationen du försöker komma över.

Naturligtvis bör detta inte tas som anledning till skohornsbilder utan rim eller anledning - det måste verkligen vara något som kompletterar din text. Om en bild inte passar räkningen, varför inte försöka presentera en del av din information som ett diagram eller ett diagram Skapa professionella diagram och diagram med dessa 6 gratis verktygDiagram och diagram är inte enbart domänen för kontorsarbetare och människor i näringslivet. Dessa sex gratis onlineverktyg ger dig kraften i omedelbar visualisering. Läs mer ? Med rätt hänsyn kommer det att lägga till någon variation utan att agera som en distraktion.

Nyckeln här är att varje bild du inkluderar måste lägga till värde, annars lägger du bara till uppblåsning i det övergripande dokumentet. Vänta inte tills du har skrivit upp dokumentet för att ta hänsyn till det här. istället, tänk på att lägga till visuellt intresse när du skapar filen.

Det är också värt att komma ihåg att bilder kan visas felaktigt och att vissa användare kan använda en text till tal 5 sätt att få din dator att läsa dokument till digKan du låta din dator läsa högt för dig? Självklart! Prova dessa text-till-tal-metoder och verktyg på din dator. Läs mer program för att lyssna på ditt dokument, snarare än att läsa det. Som sådan är det värt att lägga till kortfattade bildtexter till alla bilder du använder för att se till att betydelsen inte går förlorad.

Välj färger som minimerar ögonstammen

En sak som omedelbart kan stänga av en läsare från din PDF är ögonbelastning. Svart text på vit bakgrund kan vara ganska tröttsamt att titta på under långa perioder, så det kan vara väl värt att välja ett mindre gitterfärgschema.

Lyckligtvis är detta något som är mycket lätt att fixa. Navigera till Adobe Reader Redigera > Inställningar och välj Tillgänglighet kategori. Markera sedan rutan märkt Byt ut dokumentfärger och välj en uppsättning anpassade färger som är lättare för dig att läsa under långa tidsperioder.

Även om detta är en enkel lösning när du arbetar med dokument som skapats av andra, är det också något att tänka på när du skapar dina egna PDF-filer. Hur lätt det är att läsa kan vara skillnaden mellan att ditt arbete går oläst och dina poäng som intas och förstått.

Var medveten om överföringsmetoder och enheter

Access är ett viktigt element i tillgängligheten - om en användare inte kan få tag på din fil kommer de inte att kunna läsa den. Det finns två viktiga punkter att tänka på när du distribuerar en PDF; vem det skickas till och hur de kommer att läsa det.

Den första övervägningen kommer att variera från fall till fall. Till exempel, om detta är ett projekt för arbete, är det bästa sättet att distribuera det troligt att ditt företags föredragna interna meddelandesystem. Om du vill rikta dig till en bredare publik kan det vara värt att undersöka online-fillagring som Dropbox Gör Dropbox ännu mer fantastiskt med dessa tidsbesparande genvägarOm du litar på Dropbox med dina filer kan du lika gärna göra allt du kan för att få ut mer av det. Börja med att prova de fantastiska genvägar som listas här. Läs mer för att se till att vem som helst kan få tillgång till dokumentet.

Enheten som din läsare kommer att visa PDF på är också viktig. Om det bara är deras dator, finns det en viss flexibilitet när det gäller hur de tar med filen till den valda PDF-läsaren. Men om de vill att använda en eReader Gör dina PDF-filer mer e-läservänliga med Briss Läs mer , det kanske inte är en så enkel uppgift.

Men om den eReader är en Kindle, finns det ett särskilt enkelt sätt att överföra ditt dokument. Ta reda på enhetens skicka-till-Kindle-e-postadress genom att gå till Hantera ditt innehåll och din enhets> inställningar > Personliga dokumentinställningar> Skicka till Kindle e-postinställningar. Skicka bara PDF-filen som en bilaga till den adressen, så kommer den att finnas tillgänglig på Kindle.

Har du ett bra tips för användare som vill göra sina PDF-dokument tillgängliga? Låt oss veta om det i kommentarerna nedan.