Hur samarbetsskrivningsverktyg gör livet lättare

Annons

Om du någonsin var tvungen att samproducera skriftligt arbete, vet du på hur många nivåer detta kan vara svårt. Att vänta på din skrivpartner eller att fixa motstridiga versioner av ett dokument borde vara det minsta av dina bekymmer. När allt kommer omkring gör Internet samarbete att skriva.

Efter att ha skrivit en avhandling på 100 sidor i ett team på tre, med Google Drive, visste jag att det var sant. Ändå misslyckades jag nyligen med att driva Google Drive för att ha slutfört ett dokument på mindre än tio sidor i ett team på fem. Vi slutade med att skicka Word-dokument fram och tillbaka, vilket nästan gjorde mig galet. Hjälp ditt team att undvika följande problem genom att gå med a samarbetsskrivningsverktyg i realtid Ordbehandling i Google Dokument? 5 viktiga tips att tänka påUnder större delen av mitt liv var Microsoft Word ordbehandlingsverktyget som du kan använda om du skulle göra något seriöst arbete. Visst, det fanns alternativ som Corel WordPerfect och senare på OpenOffice, ... Läs mer från början.

Väntar på varandra

Vad händer när du inte använder ett verktyg som stöder samarbete i realtid?

Du väntar på varandra. Endast en person kan skriva eller redigera dokumentet innan nästa person kan fortsätta. När du jagar en tidsfrist kostar det dig värdefull tid.

För effektivt samarbete behöver teammedlemmarna obegränsad åtkomst till det dokument du alla arbetar med. Detta gör att alla kan skriva eller redigera på sin fritid. Du kommer att upptäcka att ingenting är mer kraftfullt än att spendera tid att skriva tillsammans i realtid på ett enda dokument, särskilt om du inte är i samma rum.

Par ihop med dålig kommunikation och att arbeta på distans, att vänta på varandra kostade mitt team veckor. Lyckligtvis behövde vi inte uppfylla en hård tidsfrist. Men det är inte det värsta problemet du kan förvänta dig när du arbetar i ett avlägset team.

Messera upp formateringen av varandras versioner

Chansen är att inte alla ni använder samma operativsystem, samma ordbehandlare eller samma programvaruversion. Detta kan orsaka saker och slösa bort timmar på ditt arbete.

Du kan undvika formateringsproblem genom att ge alla exakt samma verktyg. Det enklaste sättet att göra detta är att alla arbetar i exakt samma dokument på en OS-neutral plattform, till exempel en online ordbehandlare.

I vårt team var jag skylden för det här problemet eftersom jag inte använder Microsoft Office. Varför skulle jag betala för Word om jag vanligtvis bara behöver det för att öppna dokument och om det finns många bra gratis Office-alternativ De 7 bästa gratis Microsoft Office-alternativenMicrosoft Office är kung av kontorssviter, men det betyder inte att det är rätt för dig. Här är några andra kontorssviter du kanske gillar bättre! Läs mer ? Tyvärr gick jag med ett alternativ - Libreoffice - som inte spelar bra med Word.

Skapa konfliktdokument och förlora spårade ändringar

När människor inte kan vänta på varandra eftersom tidsfristen närmar sig kommer du att hamna med olika versioner av dokumentet. I slutändan måste någon sätta sig ner och slå samman de olika versionerna till ett dokument. Det är inte bara en slöseri med tid utan också en källa för fel.

När du synkroniserar motstridiga versioner till ett enda dokument kommer du dessutom att förlora åtminstone en del av spårade förändringar Hur man samarbetar med spårändringar i Microsoft Word Läs mer och kommentarer. Det kan avbryta det kollektiva tanketåget och leda till missförstånd. Hur kan du undvika detta?

Enligt min erfarenhet händer inget av detta när du använder ett samarbetsskrivningsverktyg. I vårt team blev människor otåliga och den sista omgången av feedback och redigering gjordes samtidigt. Det innebar att en person var tvungen att slå samman alla dokument, vilket nästan ledde till ett pinsamt misstag.

Fördelar med samarbetsskrivning utöver att undvika problem

Samarbetsskrivningsverktyg kan vara säkrare än att överföra filer över Internet.

På grund av säkerhetsproblem (NSA et al.) Har många institutioner begränsat användningen av verktyg som Dropbox. Även om Dropbox inte är idealiskt i första hand undviker det en särskilt dålig praxis: skicka fram och tillbaka dokument via e-post.

Rent generellt, e-postmeddelanden är inte särskilt säker 7 viktiga e-postsäkerhetstips du borde veta omInternetsäkerhet är ett ämne som vi alla vet är viktigt, men det ligger ofta långt tillbaka i våra hjärnans urtag och lurar oss att tro att "det kommer inte hända mig". Huruvida... Läs mer för att dela dokument. E-post är inte bara lätt att fånga, du kan också glömma att ta med någon eller av misstag välja en fel mottagare. Ange samarbetsskrivande plattformar, som kan lösa alla dessa problem.

Om du inte vill gå med tjänster från större företag, som Google Drive eller SkyDrive (snart kommer OneDrive), välj bland många alternativa ordbehandlare online 5 bra alternativ till Google-dokument som du bör övervägaGoogle Docs har sina brister. Du kanske vill undvika Google för privatlivet. Eller så kan du behöva olika funktioner. Vi hittade fem utmärkta alternativ och ett av dem kommer att fungera för dig. Läs mer . Allvarligt med säkerhet? Använd ett verktyg som EtherPad att skapa en egen, självhostad, privat och molnbaserad samarbetsskrivningsplattform.

Slutligen, som nämnts tidigare, är det ett verkligt brådskande arbete med ett dokument samtidigt som man ser på de kreativa insatserna från andra samtidigt. Det är när du kommer in i terrängen för verklig samskapande och det är där laganda föds.

Hur samarbetar du om dokument och vilka knep eller verktyg har hjälpt dig att vara säker?

Bildkrediter: Man väntar via Shutterstock