Hur man förvandlar Gmail till den bästa appen för dig

Annons

Om du bor i din Gmail-inkorg hela dagen varje dag, hur kan du förvandla Gmail till din applikation för anteckningsbok?

Det samma funktioner som gör Gmail till en effektiv e-postklient 10 Underutnyttjade Gmail-justeringar för att lägga till ditt arbetsflöde idagGmail har funnits så länge nu. Men vissa Gmail-funktioner överraskar oss fortfarande. Låt oss titta på tio funktioner som kan påskynda din e-posthantering och ditt arbetsflöde. Läs mer kan göra det till en anständig anteckningsapp (om än en okonventionell). Och för att hjälpa dig att använda den som sådan kommer jag att lista några justeringar och tips i den här artikeln.

Låt oss se hur du kan återanvända Gmail för anteckningar.

Börja med en Gmail-recon

Nu har du förmodligen räknat ut att vi menar att använda Gmail-utkast som anteckningar. Detta ger dig några fördelar direkt. Till att börja med kan du:

• Använda sig av sparade svar E-post snabbare och bättre med konserverade svarHar du inte tid att laga lunch? Inga problem, ta en burk. Behöver du lite campingchow som inte går illa? Enkelt, få lite konserver. Är du trött på att skriva samma svar på e-post? Prova konserverade e-postmeddelanden! Tror...
  instagram viewer
  Läs mer som mallar för specifika typer av anteckningar.
• Sätt in bilder inline med dra och släpp.
• Ladda upp viktiga filer till anteckningar eller bifoga dem från Google Drive.
• Använda sig av flera inkorgar 10 Underutnyttjade Gmail-justeringar för att lägga till ditt arbetsflöde idagGmail har funnits så länge nu. Men vissa Gmail-funktioner överraskar oss fortfarande. Låt oss titta på tio funktioner som kan påskynda din e-posthantering och ditt arbetsflöde. Läs mer att dela upp anteckningar i praktiska paneler med snabb åtkomst.

Dessutom sparar Gmail dina redigeringar automatiskt, så det är en mindre sak att oroa dig för! Vilka andra fördelar ser du? Lägg dem på din "proffs" -lista för att använda Gmail för anteckningar.

Gör kompositfönstret bekvämt att använda

Storleken och platsen för Gmail's Compose-fönster är inte perfekt om du vill använda det för vanligt anteckningsbok. Du har andra praktiska fönsterinställningar att välja mellan, dock:

• Fullskärm - Klicka på helskärmsikonen klämd mellan Minimera och Spara & stäng ikoner längst upp till höger. Detta lägger över fönstret Skriv på den befintliga Gmail-sidan.
  
  Du kan ställa in hela skärmvyn som standard i fönstret Skriv. Klicka på den lilla nedpilen längst ner till höger och välj Standard till helskärm enligt nedanstående.
  

• Pop-out-fönster - Håll ner Flytta och klicka på Komponera eller på helskärmsknappen i skrivfönstret. Nu kan du skriva anteckningar i ett dedicerat popup-fönster.

• Webbläsarflik - Tryck på Kontrollera nyckel (Kommando på en Mac) medan du klickar på Komponera -knappen eller på helskärmsknappen i skrivfönstret. Detta gör att du kan skriva anteckningar i en dedikerad webbläsarflik.

Om du inte är nöjd med hur texten ser ut i Gmail: s skrivfönster, öppna dina utkast på inbox.google.com. Utkastet till kl Inkorg från Gmail är lättare på ögonen. Du kan till och med fästa dina favoritanteckningar i inkorgen för att hålla dem praktiska.

Håll e-post från vägen

Om du ska använda Gmail för att ta anteckningar kan du inte ha det inkommande e-postmeddelanden som kräver din uppmärksamhet 4 smarta Gmail-filter som hjälper dig att hantera för mycket e-postDecluttering och organisering av din Gmail-inkorg är en daglig jobb. Det finns ett smartare sätt att göra det. Skapa fyra grundläggande filtertyper i Gmail för att sortera dina e-postmeddelanden automatiskt. Läs mer med några minuter.

För att undgå distraktionen i en aktiv inkorg använder du en av de två metoderna som jag listar nedan (eller kom med din egen):

1. Skapa ett filter för att markera e-postmeddelanden som lästa så snart de anländer till din inkorg och undvik den visuella distraktionen av e-posträknaren bredvid Inkorg märka.

Besök om du vill ställa in ett "läst" -filter Inställningar> Filter och blockerade adresser och välj Skapa ett nytt filter. Detta kastar upp en ruta där du kan ange dina kriterier för filtrering av e-postmeddelanden.

Skriv din e-postadress i popup-fönstret i Till och klicka på Skapa filter med denna sökning länk längst ner till höger. Markera sedan rutan för markera som läst. Här kan du också markera ett par andra rutor:

• Hoppa över inkorgen (arkivera den) - Om du vill att de inkommande e-postmeddelandena ska arkiveras automatiskt och att de ska försvinna ur inkorgen direkt.
• Använd etiketten - Om du vill lämna en markör för att skilja de senaste e-postmeddelandena från de gamla när du kontrollerar e-post senare. Var noga med att tilldela en valfri etikett från Välj etikett ... rullgardinsmeny bredvid det här alternativet.

Notera: Om du kontrollerar e-post från flera konton i Gmail måste du upprepa den här "lästa" filterinställningsprocessen för var och en av dina e-postadresser.

2. Få e-postmeddelanden levererade vid specifika tidpunkter eller på begäran. Om du inte kan sluta leta efter nya e-postmeddelanden i jobbet, kan du ställa in en plugin som BatchedInbox. Den håller dina e-postmeddelanden under en speciell etikett och levererar dem till din inkorg vid specifika tidpunkter - efter eget val - på dagen.

Om du använder Chrome kan du installera Inkorgen paus istället för BatchInbox. Medan den senare levererar e-postmeddelanden med specifika intervall, sätter Inbox Pause din inkorg i väntetid tills du är redo att ta emot e-post. Du kan "avbryta" din inkorg när som helst.

Ta bort distraktioner med Gmelius

Om du gillar ett rent, minimalistiskt användargränssnitt för anteckningar kan du få ett inom Gmail med Gmelius plugin för Chrome, Opera och Safari. Det ger dig många alternativ för att ändra hur Gmail ser ut och beter sig.

När du installerar Gmelius och uppdaterar Gmail får du en uppmaning att besöka Gmelius instrumentbräda och ställa in den efter din önskan. För att skapa ett rörigt och distraktionsfritt gränssnitt, justera följande inställningar. Du hittar dem under anpassning flik.

• Dölj folkwidget
• Inaktivera annonser
• Dölj Google+ aktivitet
• Gör Gmail-huvudet synligt på begäran
• Dölj Gmail sidfot

Ändra textstil

Teckensnittstilar som du inte är bekväm att titta på kan ta bort tankarna från det innehåll du skriver eller läser.

För att få snyggare Gmail-utkast-vände-anteckningar, besök Inställningar> Allmänt> Standard textstil. Där väljer du en typsnitt, storlek och en typsnittsfärg som du tycker är tilltalande (eller åtminstone icke-distraherande). Du kan se en direkt förhandsvisning av den valda stilen där. Rulla ner och slå på Spara ändringar när du är nöjd med ändringarna.

Om du vill ändra hur texten ser ut i den udda anteckningen eller e-postadressen klickar du på Formateringsalternativ -knappen i skrivfönstret för att få det att hända.

Använd etiketter och stjärnor för att organisera dina anteckningar

Gmail-etiketter kan fungera som taggar för dina anteckningar. Klicka på Skapa en ny etikett länk i sidofältet för att komma igång. Om det finns några etiketter (dvs provisoriska taggar som du inte kommer att använda ofta), dölj dem från standardvyn i sidofältet.

För att dölja en etikett, håll först muspekaren över dess namn i sidofältet och klicka på den lilla nedåtpilen som visas. Välj nu i alternativmenyn som dyker upp Dölj under I etikettlistan:. Observera att du kan ändra etikettens färg från samma meny medan du är på det. Leta efter Etikettfärg menyalternativ.

Naturligtvis, om du har en massa etiketter att redigera, är det givetvis bekvämt att ta itu med dem alla i en enda sats. Gör det via Hantera etiketter sidofältslänk eller via Inställningar> Etiketter.

Läs vår vägbeskrivning använder Gmail-etiketter för att temma din inkorg Upptäck Gmail-etiketter igen och tam slutligen din inkorgDet finns massor av tricks att hantera överbelastning via e-post, men det finns en rätt under din näsa som du kanske inte använder: gamla gamla Gmail-etiketter. Läs mer för några kreativa idéer om hur du använder dem.

Om du föredrar ett visuellt tillvägagångssätt som går utöver färgkodningsetiketter, prova "stjärnor" för att märka anteckningar för enkel identifiering. Det finns mer än den gula stjärnan som du brukade se. Bege dig till Inställningar> Allmänt> Stjärnor för att aktivera resten av dina stjärnalternativ.

Titta på skärmdumpen nedan för att se alla tillgängliga stjärnor. Klicka på 4 stjärna länk eller alla stjärnor länk beroende på hur många av dem du planerar att använda.

För att "gul stjärna" en anteckning, klickar du på stjärnikonen före den i meddelandelistan. Klicka på ikonen för att bläddra igenom resten av stjärnorna.

Lägg till Markdown Support

Markdown är ett bekvämt sätt att göra skriva för webben Vad är Markdown? Fyra skäl till varför du borde lära dig det nuÄr du trött på HTML- och WYSIWYG-redigerare? Då är Markdown svaret för dig oavsett vem du är. Läs mer , och det är en standardfunktion i många anteckningsappar idag. Skaffa Gmail-e-postmeddelanden (anteckningar, i det här fallet) i Markdown Markdown Här för din webbläsare. Tillägget är enkelt att använda, och du får en uppsättning instruktioner för det direkt efter installationen.

Om du har installerat Gmelius för att avlägsna distraktioner som vi diskuterade ovan behöver du inte Markdown Here eller liknande tillägg. Gmelius har en Markdown-funktion, och du kan aktivera den från Produktivitet fliken av Gmelius instrumentbräda. Leta efter Aktivera Markdown-stöd miljö.

Markdown-funktionen finns fortfarande i beta. Om du har några problem med det kommer du troligen att installera Markdown Here trots allt.

Delegera uppgiftshantering till Google-uppgifter

För många av oss fungerar anteckningsappar ofta som en fånga allt för att göra-listor 6 tips för att använda OneNote som din uppgiftslistaGör du så mycket som möjligt av din OneNote-att-lista? Använd våra tips för bättre OneNote-checklistor. Läs mer . Och det är bra, eftersom det är lika med färre datakontrollpunkter mindre digital trötthet Hur man gör det lättare att gå bort från en digital skärmÄr du kedjad till dina digitala enheter? Har du lyckats minska tiden på skärmen? Läs dessa tips och bli av med uppgifter som dränerar din tid. Läs mer . Problemet är att du behöver ett extra lager organisation för att hålla dina anteckningar och uppgifter åtskilda. Du har inte det problemet i Gmail eftersom du kan flytta dina uppgiftslister till Google-uppgifter.

Uppgifter, Gmails inbyggda uppgiftshanteringsfunktion, är tillgängliga utan att vara påträngande och det kan gå långt in håller dig fokuserad.

Bekanta dig med Gmail-sökning

Oavsett hur många anteckningar du skapar kan du hitta rätt i några tangenttryckningar om du behärskar användningen av Gmail-sökoperatörer 5 Avancerade Gmail-sökoperatörer som du borde känna tillGmail är en genial webmail-klient med många fantastiska funktioner. Att vara en Google-tjänst är en av dess styrkor uppenbarligen Sök. Och det är exakt hur Google revolutionerade e-post. I Gmail har du inte riktigt ... Läs mer .

Om du till exempel har taggade anteckningar med stjärnor kan du filtrera dem med har operatör. Om du vill filtrera anteckningar med den "gröna markeringen" -stjärnan skriver du in har: green-check i sökrutan och slå Stiga på. Naturligtvis dyker upp alla e-postmeddelanden som är markerade med den här stjärnan, så du vill lägga till i: utkast till din sökfråga för att bara visa anteckningarna som matchar din fråga.

För att hitta namnet på alla stjärnor som ska användas i dina sökningar, håll muspekaren över den stjärnan i Inställningar> Allmänt> Stjärnor sektion. Som ett alternativ börjar du skriva in färgen på en stjärna i sökrutan för att avslöja stjärnnamn som matchar.

Håll dina anteckningar säkra

Radering av Gmail-utkast är svårt. Oavsett om raderingen är oavsiktlig eller avsiktlig, när du har gått igenom fönstret "Ångra kassera" på 30 sekunder går ett raderat utkast för gott.

För att undvika att förlora en eller flera av dina anteckningar, har du en säkerhetskopieringsplan på plats innan du börjar använda Gmail för att göra anteckningar regelbundet. Du kan säkerhetskopiera utkast:

• till standard-e-postklienten på skrivbordet via IMAP Hur du laddar ner och säkerhetskopierar din Gmail och andra Google-dataVi lagrar mer och mer data i molnet idag. E-post, kontakter, dokument, foton, kalenderposter - du namnger det, det finns på Googles servrar. Men vad händer när de tjänster vi litar på går ... Läs mer .
• till Google Drive.
• via Google Takeout.

Gmail

Gmail är tillgängligt på webben, på skrivbordet och på mobilen. Det är tillgängligt offline om du använder Gmail Offline (Chrome) eller en stationär e-postklient De 5 bästa gratis e-postkunderna för din stationära PCVill du ha den bästa gratis e-postklienten? Vi har sammanställt den bästa e-postprogramvaran för Windows, Mac och Linux som inte kommer att kosta dig en krona. Läs mer . Dessutom litar du redan på Gmail och vet hur det fungerar. Allt detta översätter till ett kraftfullt mål för att använda Gmail som ett anteckningsverktyg. Men bara du kan berätta om det kommer att vara en praktisk lösning för dig.

Utvecklare kommer med användbara plugins och webbläsarförlängningar för Gmail hela tiden. Så du är säker på att hitta ett genomförbart sätt att importera dina anteckningar från en annan app till Gmail, även om de dyker upp som e-post istället för utkast.

"Det perfekta anteckningsverktyget" kan lika gärna vara en enhörning - magisk och obefintlig. Nu, en effektiv verktyget är en helt annan historia, och Gmail har potential att vara det. Är du redo att använda Gmail för mer än att kontrollera e-post?

Dela din bästa kreativa trick Hur man använder Gmail som en RSS-läsareEtt intressant alternativ till Google Reader finns i Google - ett som du vet inte kommer någonstans: Gmail. Med några steg kan du förvandla en del av din inkorg till en RSS-läsare. Läs mer för att använda Gmail som något mer än en e-postklient!