The Art of the Apology: Hur man säger ledsen med ett e-postmeddelande (och menar det)

Annons

Alla skruvar upp ibland. Försök som vi kanske, ingen är perfekt. När du gör ett misstag som gör ont någon annan, är det rätt att be om ursäkt.

Även om du ofta måste be om ursäkt personligen kan du ibland föredra eller behöva säga att du är ledsen via e-post. Vi tittar på hur du ber om ursäkt professionellt i ett e-postmeddelande för att hjälpa dig göra det bästa av den här situationen.

De tre ingredienserna i en korrekt ursäkt

Det finns inget universellt mönster, men en allmänt accepterad standard för ursäkt innehåller tre delar:

1. erkänner att du gjorde något fel.
2. Känner ånger för dina handlingar och varelse empatisk för att förstå hur de skadar den andra personen.
3. Återbetalning, där du gör situationen rätt.

Vi tittar på vart och ett av dessa tre element när vi går igenom hur man säger ledsen i ett e-postmeddelande.

Öppna din ursäkt

Innan du börjar göra själva ursäkten måste du kontakta den du skriver till. Detta kommer att variera mycket beroende på ditt förhållande till personen.

Låt oss anta att du har gjort ett misstag i en professionell situation och att du därför måste skicka ett ursäkt e-post till din chef. Som exempel säger vi att du misslyckades med att utföra en kritisk uppgift i tid, vilket försenade projektet för alla andra.

I detta fall skulle en lämplig hälsning vara "Dear [Name]". Om du ber om ursäkt till en vän skulle något som "Hej [Namn]" eller "Hej [Namn]" vara mer lämpligt.

Glöm inte e-postens ämnesrad heller. När du har gjort någon fel har de kanske inte gärna se ett e-postmeddelande från dig. Att sätta något som ”Please Accept My Apologies” eller “I’s Sincerely Sorry” i ämnesraden är ett bra sätt att göra det klart från början vad ditt meddelande är till för. Försök inte bli smart med förkortningar via e-post 15 Förkortningar via e-post som du bör använda för fånga ämneslinjerFYI, jag är OOO tills EOD. BTW, PRB i kväll med Y / N. Om du inte har någon aning om vad någon av dessa e-bokstäver betyder, låt oss granska dem och hur du kan använda dem. Läs mer .

Att erkänna din misstag

Nu när du har fått öppningen är det dags för den första viktiga delen av ursäkten. Här måste du tydligt identifiera problemet som hände. Äg upp till vad du gjorde; försök inte avleda skulden på någon annan eller låta ursäkter för vad som hände.

Här är ett exempel på vad man inte ska göra:

Jag vet att jag missade en viktig tidsfrist, men det är verkligen inte mitt fel. Jag arbetade med Paul på det här projektet, och han slösade bort för mycket av min tid genom att ställa mig en massa oberoende frågor. Min dator frystes också hela veckan och IT kunde inte titta på den ännu. Så detta är inte allt på grund av mig.

Även om ovanstående är sant, gör det inte för en bra ursäkt. Denna del måste erkänna ditt ansvar i felet.

Något som detta är mycket bättre:

Jag inser att jag missade en avgörande tidsfrist. Detta projekt var verkligen viktigt för vår avdelning, och du litade på mig att slutföra det i tid. Jag vet att mitt misslyckande med att utföra denna uppgift i tid har försenat projektets slutförande. Detta återspeglar dåligt vårt team, och jag är ledsen för det.

Här har du tydligt lagt fram vad du gjorde fel utan att försöka bagatellisera eller avleda.

Uttryck ånger för vad du gjorde

Nu när du tydligt har lagt fram ditt fel måste du visa motsägelse för vad som hände. Tänk på att det du gjorde orsakade smärta, frustration och andra negativa känslor för den andra personen.

Gör det uppenbart att du känner ånger om situationen. Försök att sätta dig själv i deras skor och förstå hur dina handlingar fick dem att känna. Ge inte en förklaring till ditt beteende här. Poängen med en ursäkt är att reparera ett sprickat förhållande, inte att bevisa att du hade rätt hela tiden.

Här är ett exempel på hur du ramar in denna del av ursäkten:

Jag vill uppriktigt be om ursäkt för att jag inte uppfyllde mina skyldigheter och slutförde den uppgift som du anförde mig i tid. Det finns inga ursäkter för detta misslyckande. Jag gillar inte att veta att jag släppte mitt team och känner mig hemsk över att detta orsakade dig förlägenhet när du träffade kunden.

Att uttrycka empati ger äkthet för din ursäkt. Det hjälper dig att glömma ditt perspektiv ett ögonblick och titta på vad någon annan har att göra med.

Att göra det rätt

Ord är viktiga, men åtgärder har mycket större vikt. För att visa att du menar vad du sa är det viktigt att göra ändringar. Åtgärder kommer antingen att göra situationen rätt (om möjligt) eller visa att du kommer att göra ditt bästa för att inte göra samma misstag igen.

Fortsätter vi med vårt exempel på att missa en tidsfrist, kan detta tjäna som en återbetalningsdel av ursäkten:

I framtiden kommer jag att prata med dig i förväg för att undvika tidsfrister om jag är bekymrad över att jag inte kommer att kunna göra något i tid. Jag kommer att vara mer medveten om hur mycket tid kritiska projekt tar mig och är villig att lägga in extra timmar utanför kontoret för att se till att de blir klara. Detta kommer inte att hända igen.

I vissa situationer kanske du inte vet vad du ska erbjuda för att kompensera för ditt beteende. Om så är fallet kan du helt enkelt fråga "Vad kan jag göra för att göra det här rätt?"

Det viktigaste är att visa hur du kommer att agera annorlunda i framtiden för att förhindra att samma problem händer igen.

Stäng din ursäkt

Nu måste du bara ta bort meddelandet. Detta är ganska enkelt, men se till att du håller tonen lämplig. Du ska tacka mottagaren för att ha läst ditt ursäktmeddelande och önskat dem väl.

Det kan också vara en bra idé att bjuda in dem att diskutera vad du sa vidare. Detta visar att du är uppriktig och öppen för ytterligare dialog.

Här är ett sätt att stänga din professionella e-post om ursäkt:

Tack för att du läste detta. Om det är något du vill diskutera vidare, vänligen kontakta mig så att vi kan arbeta igenom det.

Vänliga hälsningar,
[Ditt namn]

Om du inte vill använda "Med vänlig hälsning" fungerar andra formella nedläggningar som "Vänliga hälsningar" också.

Är e-post rätt medium?

Vi har tittat på hur man ber om ursäkt professionellt i ett e-postmeddelande. Men innan du börjar skriva ditt, bör du överväga om ett e-postmeddelande är rätt medium för ursäkten.

E-post har verkligen fördelar när det gäller ursäkter. Eftersom det inte finns någon tidsbegränsning kan du komponera dina tankar på ett tydligt och direkt sätt. Om en snabb ursäkt är i ordning kan du via e-post kontakta dem på kort tid. Och till skillnad från personliga ursäkter behöver du inte vara spontan och reagera på vad den andra personen säger.

Men det är inte bra. E-postmeddelanden är mindre personlig än en personlig (eller telefonsamtal) ursäkt. Beroende på installationen av ditt företag kan skicka ett e-postmeddelande komma lika fega om det är möjligt att uppträda personligen. Göm dig inte bakom en skärm.

Ursäkt till Mend misstag

Att be om ursäkt ordentligt är en värdefull livsförmåga. Inte alla vet hur man gör det, så det är lätt att lämna den andra personen känner sig ännu mer frustrerad än tidigare. Använd den här grundläggande guiden för hur du säger ledsen i e-post och du är på väg till ett reparerat förhållande.

Tänk på att det slutliga målet med en ursäkt är att återuppbygga det trasiga förtroendet. Du har gjort något fel, och de tre stegen ovan är hur du äger upp till det och korrigerar det. Gör det inte om dig.

Därefter kan du lära dig mer om hur man skriver professionella e-postmeddelanden 5 sätt att skriva professionella e-postmeddelanden som sparar tid och ansträngningDet är en färdighet att veta hur man skriver professionella e-postmeddelanden som sparar tid och får svar. Låt dessa e-postmallar hjälpa dig. Läs mer .