Hur man använder IF-uttalanden i Microsoft Excel

Annons

Alla vet hur mångsidigt IF-uttalandet är i ett skriptprogram, men visste du att du kan använda mycket av samma logik inuti en cell i Excel?

En grundläggande definition av en IF-uttalande i ett program Hur du använder "If-Then" -logik kan hjälpa dig att nå dina målVi fastställer resolutioner för det nya året med goda avsikter. Det handlar om självförbättring. Men avsikter räcker inte. För att följa igen behöver du en handlingsplan. Läs mer är att det låter dig mata ut något specifikt baserat på resultaten från flera ingångar. Du kan utföra helt olika beräkningar baserat på resultatet från någon annan beräkning. Du kan uppträda villkorlig formatering Formatera data automatiskt i Excel-kalkylblad med villkorlig formateringI Excel: s villkorade formateringsfunktion kan du formatera enskilda celler i ett Excel-kalkylblad baserat på deras värde. Vi visar hur du använder detta för olika vardagliga uppgifter. Läs mer . Du kan till och med basera din utgång på strängsökningar av inputceller.

Om detta låter komplicerat, oroa dig inte. Låt oss titta på några kreativa sätt du kan använda IF-uttalanden i Excel.

Vad är ett IF-uttalande i Excel?

När de flesta tänker använda ett IF-uttalande i Excel, tänker de på VBA. Detta beror på att ett IF-uttalande vanligtvis är en logik som används i programmeringsvärlden. Du kan dock använda samma programmeringslogik direkt i själva kalkylarket.

När du skriver "= IF (" i cellen ser du hur syntaxen i ditt IF-uttalande måste se ut för att fungera korrekt. Grundkravet är bara ett "logiskt test". Som standard kommer utgången till cellen att vara SANT eller FALSE, men du kan anpassa det genom att inkludera ytterligare parametrar i funktionen.

Hur en grundläggande IF-funktion fungerar

Låt oss först titta på en grundläggande IF-funktion. I exemplet kalkylbladet ovan har jag fyra aktiviteter som jag loggar in relaterade till min bil. Jag registrerar datumet när någon av fyra händelser inträffar: en oljebyte, bilreparation, registrering eller förnyelse av försäkringar.

Låt oss säga om kolumnen "Reparerad" innehåller ett "JA", så vill jag att händelsetypen ska ha "REPAIR". Annars borde det vara ”INTE-REPAIR”. Logiken för detta IF-uttalande är mycket enkelt:

= IF (C2 = "YES", "Reparation", "Non-reparation")

Fyllning av hela kolumnen med denna formel ger följande resultat:

Det här är användbar logik, men i det här fallet är det inte riktigt meningsfullt. Allt man behöver göra är att titta på kolumnen ”Reparerad” för att identifiera om det datumet innebar en reparation eller inte.

Så låt oss utforska några mer avancerade IF-funktionsuttalanden för att se om vi kan göra den här kolumnen lite mer användbar.

OCH och IF-uttalanden

Precis som i ett vanligt program, ibland för att undersöka två eller tre villkor som är beroende av varandra, måste du använda OCH-logik. Detsamma gäller här.

Låt oss definiera två nya händelsetyper: Planerade eller Oplanerade.

För det här exemplet kommer vi att fokusera på bara Oljebyte kolumn. Jag vet att jag vanligtvis planerar mina oljebyten den andra dagen i varje månad. Varje oljebytes som inte var den andra dagen i månaden var en oplanerad oljebyte.

För att identifiera dessa måste vi använda OCH-logik så här:

= OM (OCH (DAG (A2) = 2, B2 = "JA"), "Planerade", "oplanerad")

Resultaten ser ut så här:

Det här fungerar bra, men som du ser finns det en liten logisk brist. Det fungerar för att visa när oljebyttringar inträffar på förväntade datum - de visas som "Planerade". Men när kolumnen Oljebyte är tom, bör utgången också vara tom. Det är inte vettigt att returnera ett resultat i dessa fall eftersom ingen oljebytelse någonsin ägt rum.

För att åstadkomma detta går vi vidare till nästa avancerade IF-funktionskurs: kapslade IF-uttalanden.

Kapslade IF-uttalanden

Med utgångspunkt från den sista funktionen måste du lägga till ytterligare ett IF-uttalande i det ursprungliga IF-uttalandet. Detta bör returnera ett tomt om den ursprungliga oljebyte-cellen är tom.

Så här ser uttalandet ut:

= IF (ISBLANK (B2), "", IF (OCH (DAG (A2) = 2, B2 = "JA"), "Planerade", "Unplanned"))

Nu uttalandet börjar se lite komplicerat ut, men det är verkligen inte om du tittar noga. Det första IF-uttalet kontrollerar om cellen i B-kolumnen är tom. Om det är så returnerar det ett tomt eller “”.

Om det inte är tomt, sätter du in samma IF-uttalande som vi använde i avsnittet ovan, i den falska delen av det första IF-uttalandet. På det här sättet kontrollerar du bara och skriver resultat om oljebytesdatum när det verkligen skedde oljebytes. Annars är cellen tom.

Som ni kan föreställa er kan detta bli oerhört komplicerat. Så när du häckar IF-uttalanden, ta det alltid ett steg i taget. Testa individuell IF-uttalande logik innan du börjar häcka dem tillsammans. För när du bara har några av dessa kapslade kan felsökning av dem bli en riktig mardröm.

ELLER uttalanden

Nu kommer vi att sparka upp logiken bara ett hack. Låt oss säga att den här gången vad jag vill göra är att returnera "Årligt underhåll" om en oljebytta eller reparation kombineras med registrering eller försäkring görs på samma gång, men bara "rutinunderhåll" om bara en oljebytelse var Gjort. Det låter komplicerat, men med rätt IF-uttalande logik är det inte svårt alls.

Denna typ av logik kräver kombinationen av både ett kapslat IF-uttalande och ett par OR-uttalanden. Så här ser uttalandet ut:

= IF (ELLER (B2 = "JA", C2 = "JA"), IF (ELLER (D2 = "JA", E2 = "JA"), "Årligt underhåll", "Rutinunderhåll"), "")

Så här ser resultaten ut:

Det är anmärkningsvärt vilken typ av komplex analys du kan utföra bara genom att kombinera olika logiska operatörer inuti kapslade IF-uttalanden.

Resultat baserat på värdeintervaller

Det är ofta mycket användbart att konvertera värdesområden till ett slags textresultat. Detta kan vara lika enkelt som att konvertera en temperatur från 0 till 50 grader F till "kallt", 50 till 80 som "varmt" och allt över 80 lika varmt.

Lärare har förmodligen mest behov av denna logik på grund av bokstavsresultat. I följande exempel ska vi undersöka hur man konverterar ett numeriskt värde till text baserat på just ett sådant intervall.

Låt oss säga att en lärare använder följande intervall för att bestämma bokstavsbetyg:

• 90 till 100 är en A
• 80 till 90 är en B
• 70 till 80 är en C
• 60 till 70 är en D
• Under 60 är en F

Så här ser ut den typen av multi-kapslade-IF-uttalande:

= IF (B2> 89, "A", IF (B2> 79, "B", IF (B2> 69, "C", IF (B2> 59, "D", "F"))))

Varje bo är nästa sortiment i serien. Du behöver bara vara mycket försiktig med att stänga uttalandet med rätt antal parenteser så fungerar funktionen inte korrekt.

Så här ser det resulterande arket ut:

Som ni kan se så kan du representera vilket nummer som helst i form av en beskrivande sträng. Det kommer också att uppdateras automatiskt om det numeriska värdet på arket ändras.

Att använda IF-THEN är logik kraftfullt

Som programmerare vet du redan kraften i IF-uttalanden. De låter dig automatisera logisk analys till valfri beräkning. Detta är mycket kraftfullt på ett skriptspråk, men som du ser är det lika kraftfullt i cellerna i ett Excel-kalkylblad.

Med lite kreativitet kan du göra lite mycket imponerande saker 3 galna Excel-formler som gör fantastiska sakerExcel-formler har ett kraftfullt verktyg i villkorlig formatering. Den här artikeln täcker tre sätt att öka produktiviteten med MS Excel. Läs mer med IF-uttalande logik och andra formler i Excel.

Vilken typ av unik logik har du kommit på med IF-uttalanden i Excel? Dela dina egna idéer och tips i kommentarerna nedan!