4 Mac-produktivitetstips Alla yrkesverksamma måste veta

Annons

Om du använder en Mac på arbetsplatsen använder du sannolikt Mail-appen för din e-postkommunikation. Detta inbyggda macOS-verktyg erbjuder flexibla funktioner som gör det till ett användbart verktyg för proffs.

Kanske har du helt enkelt inte haft tid att utforska dessa funktioner eller kanske du är en ny Mac-användare. Hur som helst, denna lista med professionella produktivitetstips för Mail on Mac kan hjälpa dig att ställa in appen för framgång.

1. Använd VIPs för din chef eller klient

Mails VIP-funktion (tillgänglig både på Mac och iOS) ger dig ett bra sätt att enkelt hitta e-postmeddelanden från dina viktigaste kontakter. På grund av sin dedikerade brevlåda är detta ett bekvämt sätt att se till att du alltid ser meddelanden från din chef eller klient snabbt.

Du kan ställa in dina VIP-skivor och sedan ge dem anpassade meddelandeljud. På det här sättet vet du att ett inkommande e-postmeddelande kommer från en VIP, även om dina ögon ligger någonstans förutom skärmen.

Ställ in en VIP i post

Att ange en kontakt- eller e-postavsändare som en VIP är lika enkelt som några få klick:

1. Välj ett e-postmeddelande i Mail-appen från avsändaren du vill göra en VIP.
2. Klicka på deras namn i e-posthuvudet.
3. Välja Lägg till VIPs från genvägsmenyn.

När du gör detta kommer du att se några förändringar hända omedelbart. Först kommer personens namn i e-posthuvudet nu att ha en stjärna bredvid. För det andra kommer deras namn och e-postmeddelanden att visas i ditt VIP brevlåda.

Ställ in ett anpassat VIP-meddelande

Även om denna del är valfri kan den vara ganska praktisk. Du kan ställa in ett anpassat meddelande-ljud för e-postmeddelanden som kommer från dem på din VIP-lista genom att följa dessa steg:

1. Klick Post > Inställningar från menyfältet och gå till regler flik.
2. Klick Lägg till regel.
3. Ge din regel a namn och lämna Om [något / alla] av följande villkor är uppfyllda satt till några.
4. Välj för villkoret Avsändaren är VIP.
5. Välj åtgärden Spelljud. Välj sedan ljudet du vill använda i rutan till höger.
6. Klick OK. I den följande rutan där du frågar om du vill tillämpa regeln på meddelanden i din inkorg kan du välja Ansök inte.

När ditt huvud är nere och granskar ett dokument vet du när en VIP-e-post anländer precis vid ljudet.

2. Skapa e-postgrupper för lag eller anställda

Om du arbetar med ett projektgrupp dagligen eller skickar e-post till dina anställda ofta, gör det enkelt att skicka e-post till dem samtidigt genom att använda en grupp för dessa kontakter. Medan du måste använda Kontakter-appen för att skapa din grupp kan du sedan använda Mail-appen för att skicka dina e-postmeddelanden till dem.

Skapa din grupp

För att starta öppnar du appen Kontakter på din Mac. Du har sedan ett par snabba sätt att skapa din grupp:

• Klick Fil > Ny grupp från menyraden eller klicka på plustecken som visas bredvid en av dina kontaktkategorier som iCloud eller Gmail. Namnge den nya gruppen och slå Lämna tillbaka. Du kan sedan dra kontakter från deras olika platser till den nya gruppen.
• Välj alla kontakter du vill ha i gruppen. Du kan klicka på den första och sedan hålla nere Kommando och klicka varje ytterligare en. Välj sedan Fil > Ny grupp från urvalet i menyraden och namnge din grupp.

Skapa en gruppmail

När du har ställt din grupp i Kontakter-appen är det en väldig adressering av ett e-postmeddelande till dem. Dessutom kan du göra det i antingen Kontakter eller Mail-appen.

I Kontakter app, högerklicka på e-postgruppen och välj Skicka e-post till [gruppnamn]. Det nya meddelandefönstret i Mail-appen öppnas sedan med den gruppen i Till fält.

I Post app, börja skriva namnet på din grupp i To fält. När gruppen visas i listan med förslag klickar du på den.

Oavsett vilket sätt du gör när du skapar den gruppmailen, gör detta tips det bekvämt att skicka flera individer på en gång, särskilt om du skickar meddelanden till samma personer ofta.

3. Ställ in postregler för projektmails

Om du ställer in det anpassade meddelandeljudet för dina VIP: er som nämnts ovan, har du redan använt reglerna i Mail-appen. Men du kan göra så mycket mer med dem Mailregler för dina e-postmeddelanden 6 Apple Mail-regler för att hantera e-post åt digÖverväldigad via e-post på din Mac? Apple Mails filter gör det enkelt att fokusera på de viktiga meddelandena och dölja skräpet. Läs mer än att bara ställa in meddelandeljud.

Genom att ställa in postregler för e-postmeddelanden som hänför sig till ett projekt, eller till och med ett visst ämne, kan du låta appen utföra åtgärder automatiskt. Detta är ett fantastiskt sätt att organisera din inkorg genom att hålla liknande meddelanden ihop eller markera e-postmeddelanden på ett visst sätt för att snabbt upptäcka dem.

Flytta e-postmeddelanden till en mapp

För det första exemplet flyttar vi alla e-postmeddelanden för Project X till Project X-postlådan. Detta kommer att inkludera meddelanden med frasen "Project X" i ämnet såväl som de från projektmedlemmarna i Project X Group.

1. Klick Post > Inställningar från menyfältet och gå till regler flik.
2. Klick Lägg till regel.
3. Ge din regel ett namn. För vårt exempel kommer vi att kalla det Projekt X-e-postmeddelanden.
4. Lämna Om [något / alla] av följande villkor är uppfyllda satt till några så att det fångar någon av villkoren du ställer in.
5. Välj för villkoret Ämne i den första listrutan, innehåller i den andra och skriv “Project X” i textrutan.
6. Klicka på plustecken till höger för att lägga till ett annat villkor.
7. Välj nästa villkor Avsändaren är medlem i gruppen i den första listrutan och Projekt X-gruppen (gruppen vi skapade tidigare) i den andra.
8. För åtgärden, välj Flytta meddelande i den första listrutan och Projekt X i den andra.
9. Klick OK, bestäm sedan om du vill att den nya regeln ska tillämpas på din inkorg genom att välja Ansök inte eller Tillämpa.

Markera e-postmeddelanden med en färg eller en flagga

Du kanske inte vill flytta e-postmeddelanden till en viss mapp, utan vill snarare kunna se dem snabbt i din inkorg. För att uppnå detta kan du använda färger, flaggor eller båda med postreglerna.

Använd vårt projekt X-exempel ovan och följ steg 1 till sju för att ställa in dina villkor. När du kommer till steg åtta för åtgärden väljer du ett eller båda av följande:

• Ställ in en färg: Välj den första rullgardinsmenyn Ställ in färg, i nästa väljer du Bakgrund eller Textoch välj sedan en Färg i det tredje.
• Markera som flaggad: Välj den första rullgardinsmenyn Markera som flaggad och i nästa väljer du flagga färg.

Fortsätt med det sista steget genom att klicka OK och om du vill tillämpa regeln i din inkorg.

Med dessa typer av regeluppsättning kan du flytta meddelanden automatiskt eller se de projektmeddelanden med en överblick i din inkorg.

4. Skapa smarta brevlådor för obesvarade e-postmeddelanden

Smarta brevlådor i Mail-appen är som regler i en mening. Du lägger till villkor som gäller för inkommande e-postmeddelanden, men snarare än att flytta, markera eller spela ljud, smarta brevlådor har dessa e-postmeddelanden.

E-postmeddelandena finns kvar i sina ursprungliga inkorgar, så de lämnar inte det specifika e-postkontot. Men de visas också i området Smart Mailboxes i sin egen brevlåda.

När du tittar igenom villkoren för en smart brevlåda kommer du sannolikt att hitta dem som är användbara för dig. Men ett utmärkt exempel är en postlåda för dina obesvarade e-postmeddelanden. Om du får massor av e-postmeddelanden varje dag som kräver svar, kan du se dem alla på ett ställe med en smart brevlåda.

Så här ställer du in:

1. Klick Brevlåda > Ny smart brevlåda från menyraden och ge din brevlåda ett namn.
2. I Innehåller meddelanden som matchar [alla / alla] av följande villkor, plocka Allt. (Detta kanske är annorlunda för dig om du använder Smart Mailbox annorlunda.)
3. Välj för villkoret Meddelandet besvarades inte i listrutan.
4. Klicka på plustecken till höger för att lägga till ett annat villkor.
5. Välj nästa villkor Datum mottaget i den första listrutan och välj sedan är idag på sekunden. (Du kan också välja mellan alternativ som igår, den här veckan eller förra veckan efter dina önskemål.)
6. Klick OK.

Med denna Smart Mailbox-installation kan du titta igenom den i slutet av varje dag för att se vilka e-postmeddelanden du inte svarade på, så att du aldrig missar en möjlighet att svara.

Gör mer med Mac Mail

Dessa produktivitetstips för Mail-appen på Mac är bara början på sättet att använda den mer effektivt. Du kan också titta på några sätt att göra Mail till en bättre e-postklient på skrivbordet övergripande.

Men om du fortfarande inte är övertygad och vill titta på andra e-postalternativ, kolla in varför du ska använda Spark för att hantera din Mac- och iOS-post Varför du ska använda gnista för att hantera din e-post på iPhone och MacSpark är en ny ras av e-post-app, en som organiserar och prioriterar din e-post åt dig (och den är gratis). Läs mer .