Ibland kommer ditt Excel-kalkylblad att komma ifrån dig och du kanske upptäcker att det behövs en bra sanering. Ett särskilt vanligt problem är att stöta på duplicerad information i flera celler eller rader. Så här är några enkla sätt att hitta och ta bort duplicerade data i Excel för att hjälpa till att fixa det.
Så här hittar du duplicerade värden i Excel
Det är bra att hitta och markera duplicerade värden i Excel innan du tar bort dem. Om du tar bort värdena tas de bort permanent från Excel-kalkylbladet, så att först markera dem ger dig möjlighet att granska dubbletterna och se till att du inte behöver dem.
I vårt exempel kommer vi att använda följande kalkylark:
Vår fiktiva användare spårar alla reservoarpennor hon har bläckt upp. Kalkylarket innehåller information om pennan och färgen på bläcket som för närvarande finns i pennan. Men hon misstänker att hon av misstag kom in i några av hennes pennor mer än en gång.
Det enklaste sättet att identifiera dubbletter är att använda villkorlig formatering. Följ dessa steg för att markera dubbla värden med villkorlig formatering:
- Välj de celler som du vill söka efter dubbletter.
- Under Hem klicka på Villkorlig formatering i Stilar grupp.
- Välj Markera celleregler> Duplicera värden.
- En popup-ruta visas och låter dig välja ett stilformat för de dubbla cellerna.
- När du är klar klickar du på OK.
Denna metod belyser dubbletterna i varje kolumn eller rad. Som du kan se nedan visas alla företag, modeller eller bläckfärger som anges mer än en gång markerade.
För detta exempel måste vi titta på kolumnen Modell för att hitta dubbla pennor. Vi har två Student-, 41- och Preppy-pennor. 41-talet har olika bläck, så det är sannolikt olika pennor. Men student- och preppy-pennorna kan vara dubbletter.
Som du kan se är den här metoden inte idealisk.
Den hittar varje enskild dubblettcell, men i det här fallet är vi bara intresserade av att hitta dubbla rader. Du kan ha många olika pennor från samma företag med samma bläck. Men det är mindre troligt att du har mer än en penna som har samma företag, modell och bläckfärg.
Relaterad: Formatera automatiskt data i Excel-kalkylblad med villkorlig formatering
Excels villkorliga formateringsfunktion låter dig formatera enskilda celler i ett Excel-kalkylblad baserat på deras värde. Vi visar hur du använder detta för olika vardagliga uppgifter.
Hur man markerar duplicerade rader i Excel med en anpassad formel
Excel låter dig skapa anpassad villkorlig formatering med formler. Vi kan använda den här metoden för att identifiera dubbla rader. Att välja det här alternativet liknar hur vi valde dubbletterna ovan, utom i stället för att välja Markera cellregler, Välj Ny regel istället.
Detta ger upp en popup-meny. Ställ in Stil till Klassisk, öppna sedan nästa rullgardinsmeny och välj Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras.
Formeln vi vill ange är:
COUNTIFS ($ A $ 2: $ A $ 14, $ A2, $ B $ 2: $ B $ 14, $ B2, $ C $ 2: $ C $ 14, $ C2)> 1Låt oss titta närmare på denna formel.
Formler för villkorlig formning måste returnera ett svar som är antingen sant eller falskt. Om svaret är sant tillämpas formateringen. Denna ekvation är sant när den räknar mer än en rad med samma information.
För att kontrollera raderna för dubbletter väljer formeln först en kolumn ($ A $ 2: $ A $ 14). Vi använder den absoluta platsen eftersom vi vill att alla ska använda samma cellområde när vi utvärderar rader för dubbletter.
Nästa variabel är målet som vi söker efter ett duplikatvärde ($ A2). Den här gången används den absoluta platsen för kolumnen, men inte raden. Detta gör att vår formel stegvis kan kontrollera varje rad.
Vi upprepar detta för varje kolumn i raden.
När du har angett formeln, glöm inte att välja en formateringsstil. Standard är ingen stil. Så även om du gör allt rätt, om du glömmer det steget kommer du inte att se resultaten.
Efteråt såg vårt bord ut så här:
Denna metod belyser bara hela raderna som är dubbletter. När du har hittat alla dubbletter i ditt Excel-kalkylark kan du bestämma om de behöver tas bort.
Hur man tar bort dubbletter i Excel
Det är enkelt att ta bort dubbletter i Excel. Under Data fliken, i Dataverktyg grupp hittar du ett alternativ till Ta bort dubbletter. Det här verktyget är mycket praktiskt eftersom det låter dig välja vilka kolumner du vill kontrollera.
För att använda detta verktyg, välj dina data och klicka sedan på Ta bort dubbletter.
När du gör det visas en popup som låter dig välja vilka kolumner du vill söka efter dubbletter. Om du Välj alla kolumner tar det bara bort dubbla rader.
Du behöver dock inte välja alla kolumner. Till exempel, om jag ville veta vilka bläck som för närvarande finns i pennorna, kan du välja Bläckfärg och ta bort dubbla färger. Detta lämnar den första pennan som använder en ny färg och tar bort alla efterföljande poster.
Med hjälp av Excels verktyg för borttagning av dubbletter raderas automatiskt dubbletterna.
Relaterad: Hur man tar bort tomma rader i Excel på ett enkelt sätt
Om du bara vill ta bort dubbla poster tillfälligt, men inte ta bort dem, kanske du vill filtrera dina data istället.
Hur man filtrerar bort dubbletter i Excel
Med filter kan du manipulera hur mycket av dina data som visas, utan att ta bort några av värdena. Du hittar filteralternativen under Data fliken i Sortera och filtrera grupp.
Det finns många olika sätt att filtrera data i Excel. Exemplet nedan visar bara hur man filtrerar bort dubbla värden:
- Välj de data du vill filtrera igenom.
- Klick Avancerad i Sortera och filtrera Grupp.
- I popup-fönstret aktiverar du alternativet att visa Endast unika poster.
- Klick OK.
Filtrering av dessa data gör att Excel döljer alla dubbletterader. Så i vårt exempel doldes de dubbla Student- och Preppy-pennorna.
Men de dubbla uppgifterna är inte borta, de är bara dolda ur sikte. Det är därför som vårt bord fortfarande är formaterat enligt den regel som vi skapade tidigare, trots att inga dubbla pennor dyker upp.
Om du tittar längs radnumren kan du faktiskt se var de två raderna är dolda. Raderna hoppar från sju till nio och hoppar igen mellan 12 och 14. Uppgifterna är inte borta, de är bara utom synhåll.
Granska hur man tar bort dubbletter
Det första steget i att rensa dina data är att identifiera eventuella dubbletter. Om du tar bort dubbletter i Excel raderas data permanent. Att markera dem ger dig möjlighet att utvärdera dubbletterna först. Och om du är intresserad av dubbla rader måste du använda villkorsformateringsformler för att hitta dem.
Och slutligen, om du inte vill ta bort dina dubbletter, överväg att använda ett filter istället. Detta döljer dem från att visa utan att egentligen ta bort dubbletter från Excel.
Gör dina Excel-tabeller lättare att läsa genom att markera varannan rad i olika färger med dessa tekniker.
- Produktivitet
- Kalkylark
- Microsoft excel
- Dataanalys
J. Seaton är en Science Writer som specialiserar sig på att bryta ner komplexa ämnen. Hon har en doktorsexamen från University of Saskatchewan; hennes forskning fokuserade på att använda spelbaserat lärande för att öka elevernas engagemang online. När hon inte jobbar hittar du henne med att läsa, spela videospel eller arbeta i trädgården.
Prenumerera på vårt nyhetsbrev
Gå med i vårt nyhetsbrev för tekniska tips, recensioner, gratis e-böcker och exklusiva erbjudanden!
Ett steg till…!
Bekräfta din e-postadress i e-postmeddelandet som vi just skickade till dig.