6 sätt att få upptagna människor att svara på dina e-postmeddelanden

Annons

När du går vid någon på gatan och säger hej, hur får det dig att känna när de inte säger hej tillbaka? Det är fantastiskt hur liten brist på erkännande kan få en person att känna, men det är också fantastiskt hur mycket du kan göra för att uppmuntra ett svar. Detsamma gäller med e-postmeddelanden.

Föreställ dig nu det omvända scenariot. Du passerar någon på gatan och de tittar kort på dig, säger hej och tittar sedan snabbt bort. Hur troligt kommer du att säga hej tillbaka? Föreställ dig nu en person som ser dig rakt i ögonen, ler bredt och säger hej - även med ditt namn! Oddsen är mycket bättre för att du blir inspirerad att svara naturligt.

Detsamma gäller för e-postmeddelanden. I stället för ansiktsuttryck eller röstton finns det en helt annan uppsättning regler när det kommer till e-post som kommer att uppmuntra eller avskräcka en person att trycka på ”svara” -knappen och svara du. I det här inlägget kommer jag att dela några trick med dig som jag har lärt mig genom åren - tips som kommer att öka din framgång med att få e-postsvar, även från mycket upptagna människor.

Varför behöver du ett svar?

När jag bytte jobb för några år sedan började jag arbeta i ett företag där människor var mycket mer upptagna än vid mitt sista jobb. Människor hade knappt tid att avsluta projektarbetet, så att svara på e-postmeddelanden blev det en uppgift att prioritera 5 Gmail-filter som hjälper till att prioritera och organisera din inkorgVilka filter ska varje person ha i sitt arsenal så att inkorgen är lika ordnad som min? Jag är här för att hjälpa dig komma igång med att ställa in dina första fem filter, eller ... Läs mer . Jag fick snart veta att om jag inte följde ett visst format och tillvägagångssätt när jag skickade e-post till människor, kanske jag inte får svar på många dagar, om inte alls.

Det första du behöver göra när du skickar e-post till någon - särskilt någon som är oerhört upptagen - är att ta en snabb inventering av dina egna skäl för att skicka e-post till dem. Om de är upptagna och ditt e-postmeddelande inte är ett prioriterat problem med tillräckligt hög prioritering kommer den förmodligen att försvinna någonstans i en uppgiftslista, bara för att hanteras när det är mer tid att fokusera på frågan (om kl Allt). Upptagna människor har svårt att hantera e-post. Ju mer upptagna, desto mindre troligt är det att du får svar om du inte spelar dina kort rätt.

Om du kan motivera vikten av problemet tillräckligt för att garantera ett e-postmeddelande, så låt oss förresten komma igång.

Ställ en fråga - helst om dem

2012 genomförde forskarna från Harvard University ett vackert grundlig studie som även involverade hjärnscanningar, och fann att människor faktiskt får en "biokemisk surr" från att prata om sig själva. Ju kraftfullare en person är - som många extremt upptagna människor är - desto mer tycker de om att prata om sig själva. Det finns ju bara så mycket att berätta, eller hur?

Detta innebär att om du dinglar moroten i en personlig fråga i din e-post, frestar du i princip det person med en personlig höjd - möjligheten till lite "surr" genom att dela något om sig själva med du. Och vissa människor gillar verkligen möjligheten att få en tvålbox. Så ge dem dem.

Du kan bara fråga hur ett projekt de arbetar med går. Om du är väldigt nära dem och pratar om familjen ofta nog, fråga hur det går med familjen. Om det är ett stort spel som alla pratar om - fråga dem vad de tycker. Ge dem en möjlighet att svara på dig och "ta en paus" från att tänka på arbete så mycket. Du kan följa upp din fråga med den arbetsrelaterade frågan som du ville ställa till att börja med, men uppmaningen till ett yttrande kommer att utlösa behovet av en "jag-få-att-prata-om-mig själv" -hög.

Extra bonus: Använd något du båda har gemensamt. Barn. En kärlek till baseball. Vad det än är - gör den personliga anslutningen först. Det är mindre troligt att personen snabbt arkiverar e-postmeddelandet för senare.

Välj en brådskande ämnesrad

Upptagna människor börjar naturligtvis prioritera e-postmeddelanden och ibland öppnar de inte ens e-postmeddelandet för att göra det. De kommer snabbt att titta på ämnesraden. Så om du vill ha ett snabbt svar från dessa människor kan du bara tänka dig hur viktig ämnesraden är. Om du behöver tips om hur du gör detta rekommenderar jag starkt Arons råd om hur du gör det få din ämnesrad att sticker ut Hur du får ditt e-postmeddelande att sticka ut i en rörig inkorgHar du någonsin skickat ett e-postmeddelande som du tyckte var viktigt bara att besvaras många dagar senare, eller värre glömt bort? Visst, ibland är det utan kontroll, men det finns saker du kan göra ... Läs mer i en rörig inkorg.

Nedersta raden är följande: Om du behöver ett svar direkt, varför föregås inte ditt ämnesraden av "VIKTIGT:" eller "URGENT:"? Det är inget fel med att göra detta, och det är faktiskt bra för upptagna människor som använder sådana ämnesrader som en visuell indikator på vad de ska attackera först i e-postinkorgen. Gör det bara inte för dumma, obetydliga frågor, så blir du "pojken som grät varg", och dina e-postmeddelanden kommer så småningom att ignoreras helt!

Håll det kort och sött

Detta är den del av artikeln där jag blir hycklerisk. Killen som skriver artiklar om 2000 ord kommer att berätta för USA att hålla det kort och sött? Japp. Det är exakt vad jag ska göra. Vi pratar e-postmeddelanden här, och här är lektionen som Mr. Wordy här lärde sig det första året på sitt nya jobb: PILE. Det är en förkortning som jag just kom på. Det står för personer som ignorerar långa e-postmeddelanden.

Efter ungefär sex månader med människor som ignorerade mina långa, detaljerade e-postmeddelanden, försökte jag något nytt. Jag började skriva mycket, mycket korta e-postmeddelanden som bara uttalade poängen. Jag lämnade inga extra detaljer, men i slutet av e-postmeddelandena erbjöd jag mig att ge mer information om de ville ha det.

Jag började ta bort mina e-postmeddelanden. När jag trodde att de var tillräckligt korta, gick jag igenom och skar lite mer. Du måste fråga dig själv, är den här linjen bara överflödig? Delar du information för att låta folk veta hur mycket du vet - eller spelar det ingen roll för den aktuella frågan? Skär ner orden. Kom till punkten snabbt. När jag började göra detta, såg jag svarsfrekvensen. Om du kan dela upp din e-post till en enda rad - oddsen är ganska bra får du ett omedelbart svar.

Muta dem

Om vi ​​ska vara ärliga här, måste du erkänna att människor i sin natur är ett självbetjäningsfullt gäng. När människor ser att det kan finnas ”något i det” för dem, känner de sig mer tvungna att vidta åtgärder. Du kan dra nytta av detta i ett e-postmeddelande genom att stänga din e-post med något som "Så kom tillbaka till mig med en bra tid när du kan prata om det över en kopp kaffe - på mig!"

En gratis kopp kaffe bara för att slå svarsknappen? Det är bra incitament. Och om frågan är ännu viktigare - säg att du försöker sälja något eller få en ny kund - gå vidare och erbjuda att köpa lunch. Den lilla investeringen är väl värt det. Folk älskar en gratis lunch.

Involvera en andra part

Om du har mailat någon några gånger, du har provat alla de ovan angivna taktikerna och du fortfarande inte får några svar, är det dags att dra ut de stora vapnen. Jag reserverar vanligtvis dessa två sista taktik för personer som kroniskt ignorerar e-postmeddelanden. Den första "big gun" -metoden är att dra in någon som kan vara relaterad till situationen. Det här kan vara din chef eller ytterligare en person som du arbetar med i projektet som hålls kvar eftersom personen inte svarar på din e-post.

Det här är inte något du vill göra med det första, andra eller till och med det tredje e-postmeddelandet. Om du emellertid ignoreras blatant ska du skriva ett mer artigt e-postmeddelande och bara skriva en involverad person. Om det är någon högre upp, som din chef, och den andra personen vet att de befinner sig i en myndighet, kommer de att svara snabbt. Av alla de kroniska ignorerare som jag har arbetat med genom åren uppmanar denna "cc" -metod 99 procent av tiden att få svar. Det finns något med att ha en publik som förvandlar dialogen och plötsligt gör den till en högre prioritet.

Konsekvent utfärda påminnelser

Om du någonsin har sett filmen Shawshank Redemption, eller läst novellen skriven av Stephen King, kanske du kommer ihåg delen där Andy Dufresne skickar ett brev varje vecka till statens senat och ber om pengar för ett fängelse bibliotek. Efter att ha fått några hundra dollar och en donation av böcker, börjar Andy sedan skicka två brev i veckan och ber om ännu mer pengar.

Poängen med historien är att uthållighet fungerar. Kalla det irriterande, förvärrande eller irriterande - men om du verkligen behöver svar på något viktigt, genom att konsekvent fråga personen artigt om de fick ditt senaste e-postmeddelande kommer en av två att önska effekter. Det kommer att be personen att gräva genom sin inkorg för att leta efter e-postmeddelandet du pratar om, eller så kommer det att få dem att inse att det enda sättet att få dig att försvinna är att svara på din e-post. Detta är helt klart en sista utväg lösning, men det är också en lösning som fungerar.

Vilka tekniker använder du för att få ett snabbare svar på dina e-postmeddelanden? Vad fungerar för dig? Dela dina egna tips och råd i kommentarerna nedan!

Bildkredit: Överväldigad affärsman (Shutterstock), Hålla ett tal (Shutterstock), Viktigt tecken (Shutterstock), Punkt till punkt (Shutterstock), Punkt till punkt (Shutterstock).