Låt dig inte skicka ett e-postmeddelande till ett säkerhetsöverträdelse

Annons

Chansen är stor att någon du känner har påverkats av oavsiktliga svar alla. Det är ett pinsamt - och helt förhindrande - tillstånd, och det är ganska vanligt. Människor har kommit ut till sina medarbetare, delat patientnamn och exponerat e-postadresser - bara genom att av misstag slå Svara alla. 1997 uthärde Microsoft ett oavsiktligt svar allt utbrott som inkluderade ett uppskattningsvis 15 miljoner e-post.

Det är inte alltid bara förlägenhet; du kan faktiskt drabbas av ett allvarligt säkerhetsbrott med oskadlig användning av svar alla. Om du skickar ut kontouppgifter eller affärshemligheter och av misstag inkluderar personer som inte ska kopieras, kan du ha några allvarliga problem på dina händer. Vill du se till att du inte avtalar av misstag svarar alla? Så här skyddar du dig själv.

Om du använder Outlook

Det bästa sättet att vara säker är att ta bort knappen Svara alla helt. I Outlook 2003 eller 2007 kan du bara klicka på nedåtvänd pil längst upp till höger i verktygsfältet, klicka på

Lägg till eller ta bort knappar, och bli av med Svara alla. Du kan göra samma sak i Outlook 2010 eller 2013, men det är ganska lite mer komplicerat.

CNET ger följande instruktioner. Gå till Fil> Alternativ> Anpassa band. Klicka på Svara i den högra rutan och klicka sedan på Avlägsna. Klick Ny grupp två gånger och byta namn på den första nya gruppen (anpassad) som "svara (anpassad)" och den andra som "svara alla (anpassad)." Klick Huvudflikar i den vänstra rutan och expandera sedan Hem (mail) och Svara. Välj i den högra rutan Svara (anpassad).

Lägg till kommandona en efter en Skicka svar, Svar, Framåt, Möte, JAG ÄR, och Mer från vänster rutan för att svara (anpassad). Välj i den högra rutan Svara alla (anpassad). Lägg till kommandot Svara alla. Välj Svara alla (anpassad) och använd ner för att flytta den under "Skicka / ta emot (IMAP / POP)" och klicka sedan på OK.

En enklare metod är att installera TuneReplyAll tillägg för Outlook. Detta låter dig aktivera en popup-varning när du ska använda Svara alla. Om du är okej med att skicka den till alla, tryck bara på Ja - om inte, klicka på Nej.

Du kan också skapa en regel som berättar Outlook till skicka dina meddelanden på en försening Så här ställer du in Microsoft Outlook för att schemalägga leverans via e-post Läs mer ; på det sättet om du inser att du träffar Svara alla har du tid att avbryta skickningen. Här är de steg du måste vidta för att skapa denna regel.

Klick Verktyg> Regler och varningar> Ny regel. Klicka i rutan ”Välj en mall” under Tom regel Kontrollera meddelanden efter skickaoch klicka sedan på Nästa. Välj önskade alternativ i listan "Välj villkor (er)" och klicka sedan på Nästa (om du inte väljer några villkor kommer regeln att tillämpas på varje meddelande du skickar). I listan "Välj åtgärd (er)" väljer du Uppskjut leverans med ett antal minuter. Klicka på den understrukna frasen i rutan "Redigera regelbeskrivning" ett antal och ange antalet minuter du vill att varje meddelande ska försenas, upp till 120 minuter. Klick OK och Nästa, lägg till alla undantag du vill och klicka sedan på Nästa. Ge regeln ett namn, kontrollera Slå på denna regel och klicka på Avsluta.

Om du använder Gmail

En av de bästa funktionerna i Gmail Vad är nytt i goda gamla Gmail? 5 funktioner du bör kolla inDu kanske har missat några nya funktioner som Gmail gradvis har lagt till under det senaste året. Så låt oss titta på vad som förtjänar vår uppmärksamhet. Läs mer som du kanske inte använder är funktionen Ångra skicka, som låter dig avbryta skicka ett e-postmeddelande fram till 30 sekunder efter att du har tryckt på Skicka-knappen, så att du kan avvärja ett oavsiktligt svar Allt utbrott till sist andra. Tyvärr, om du använder en stationär Gmail-klient Sök efter Perfect Mac Desktop Gmail ClientBehöver du en stationär klient för Gmail på din Mac? Här är det bästa vi kunde hitta. Läs mer , detta hjälper dig inte.

En annan sak att kontrollera i dina Gmail-inställningar är att standardsvarsbeteendet är inställt på Svara istället för Svara alla. Om det står på Svara alla kommer Gmail att fylla i fältet Till och CC med alla adresser på personer som också kopierats på det ursprungliga e-postmeddelandet när du trycker på svarsknappen.

Boomerang, en app för Gmail-tillägg Planera dina meddelanden i Gmail med BoomerangBaydin (företaget bakom Boomerang) har just meddelat att användare kan planera om meddelanden i Gmail när de redan har planerats. Läs mer , låter dig schemalägga meddelanden att skicka senare, vilket låter dig komma tillbaka till dem om några minuter eller några dagar för att se till att du inte skickar ut något pinsamt för alla i dina kontakter lista. Välj fördröjningsintervall, klicka på Skicka senareoch klicka sedan på Bumerang i det övre högra hörnet av skärmen för att hantera dina försenade meddelanden. Lätt!

Om du använder andra e-postleverantörer eller klienter

Om du använder andra e-postleverantörer eller klienter kan du behöva göra lite grävning. En Thunderbird-förlängning som heter Skicka senare låter dig schemalägga dina e-postmeddelanden som ska skickas vid ett framtida datum. Lotus Notes inkluderar skicka-senare funktionalitet precis utanför rutan, liksom MailMate och Airmail.

Du kan också använda webbaserade tjänster, t.ex. LetterMeLater, för att skicka e-postmeddelanden vid ett senare datum. När du har skapat ett konto kan du skapa e-postmeddelanden som ska skickas vid ett senare tillfälle, och du kan också hantera dem innan de skickas, så att du kan göra nödvändiga ändringar. Du kan till och med använda det från ditt eget e-postprogram.

Om din e-postklient inte stöder något av dessa alternativ kan du alltid göra det till en vana att spara din e-post som ett utkast och komma tillbaka till det fem eller tio minuter senare för att dubbelkontrollera att du inte har gjort några katastrofala misstag, som att kopiera alla i din klientlista eller CCA hela kontor.

Oavsiktligt svara alla: låt det inte hända dig!

Det första e-postmeddelandet skickades för 44 år sedan; du skulle tro att vi skulle ha utrotat oavsiktligt svar allt från att hända med hur. Tyvärr har vi inte kommit med ett vaccin ännu, så du måste ta skydd i dina egna händer. Att inaktivera svara på alla funktioner, försena skicka dina e-postmeddelanden eller bara spara dem som ett utkast att skicka några minuter senare kan hjälpa. Endast du kan förhindra oavsiktliga svar alla!

Har du någon gång av misstag delat för mycket information med Svara alla? Använder du någon av strategierna ovan? Dela din bästa taktik för att slåss mot oavsiktligt svar Alla nedan!

Bildkredit: håller hans huvud av thodonal88 via Shutterstock