7 IFTTT-recept som du bör konfigurera för enkelt samarbete med andra

Annons

Om renlighet ligger bredvid gudsfruktan, kommer automatisering att få dig till himlen. Varför? För när ditt liv automatiseras är det enklare, det är renare och det är lyckligare.

Det finns få tjänster som är lika kraftfulla när det gäller att automatisera produktiviteten som IFTTT. IFTTT hjälper dig spara pengar Använd IFTTT för att spara och tjäna pengarDet kanske bästa sättet att hålla sig informerad om specialerbjudanden online är att omfamna IFTTT, den populära informationen kombinationstjänst som låter dig bearbeta data från webbplatser och RSS-flöden till något användbart för... Läs mer , omvandla din e-post och SMS till en sporttavla Vänd din e-post, SMS-inkorg eller något till en resultattavla med IFTTT och ESPNHåll dig uppdaterad med dina favoritidrottslag, hur du än vill. Den nya ESPN-kanalen för If This Then That (ifttt) innebär att du enkelt kan ställa in SMS, e-post och till och med telefonaviseringar för din favorit ... Läs mer , eller optimera Google Kalender automatisering

9 IFTTT hacks för att öka ditt liv med Google KalenderDin kalender är en stor del av din produktivitet, och att hantera den rätt kan göra en verklig skillnad. De rätta IFTTT-recepten kan hjälpa dig ta hand om din Google Kalender och få den att fungera ... Läs mer .

Detta är bara toppen av isberg med IFTTT. Bara när du tror att du har täckt allt kommer nya receptidéer med. När du samarbetar med en grupp människor erbjuder IFTTT ännu fler möjligheter att automatisera och förenkla processen att arbeta med andra. Följande är 7 användbara recept för alla uppgifter eller projekt du hanterar som involverar en grupp människor.

E-post till kalender

När du arbetar med en grupp människor som du inte alltid kan vara beroende av att vara vid sin dator samtidigt under dagen är e-post det mest effektiva kommunikationsverktyget.

Utöver kommunikation är det också en av de bästa automatiseringsutlösarna som finns där, eftersom du kan skicka ett e-postmeddelande från var som helst. Människor har nästan alltid e-postkonfigurerade för sina telefoner. Så det första receptet du kan använda är att trigga händelser i Google Kalender med din e-post.

Så här fungerar det. I din e-post (exemplet här är Gmail) ställer du in en etikett som kallas något som "Gruppkalender".

Skapa ett filter så att alla e-postmeddelanden som mottas med ämnet "Group Calendar" blir markerade med den här etiketten. Nästa, i IFTTT, skapar du en e-postutlösare som letar efter den etiketten.

Använd IFTTT och ta med dig e-postmeddelandet och sätt in det i din delade kalender. Välj bara kalenderutlösaren och ställ in den för ”Lägg till snabbt händelse” och låt texten visa e-postadressen och huvudtexten.

Här är vad som är coolt med den här utlösaren - Om någon skriver "Affärsmiddag imorgon klockan 20" i kroppen, placerar IFTTT smart denna händelse i tidsluckan klockan 20 i morgon i din kalender!

Där har du det. Varje händelse kan läggas till gruppkalendern automatiskt med rätt ämne i e-postmeddelandet.

Den enda fångsten här är att Google-e-postmeddelandet du använder IFTTT med måste vara den som används för den delade gruppkalendern. Så länge du har konfigurerat det med samma Google-konto fungerar det här receptet bra.

Skapa händelse i Google Kalender via SMS till IFTTT-nummer

Nästa recept är ett annat sätt att infoga en händelse i den delade Google Kalendern, utom den här gången är det via SMS. Ställ bara in en IFTTT SMS-trigger med taggat meddelande, och gör hashtaggen till något liknande #GroupEvent.

Utlösaren kommer att bli en Google Kalender-händelse igen, och allt du behöver inkludera är själva textmeddelandet.

Samma regel gäller. Om texten nämner en viss dag och tid är IFTTT tillräckligt smart för att infoga den händelsen i rätt tidslucka i din kalender. Det är ett mer bekvämt sätt att skapa grupphändelser i kalendern via SMS snarare än e-post, vilket kräver att du öppnar din e-postapp på din telefon när du är på språng.

E-post till kalkylbladet

Ett annat av mina favoritrecept för gruppsamarbete är receptet E-post till kalkylblad. Detta är perfekt för de projekt som involverar en grupp människor som alla reser ut i fältet för att samla in data.

Allt dina gruppmedlemmar behöver är deras mobiltelefon med e-postanslutning. När de samlar in information, allt de behöver göra är att skicka ett e-postmeddelande med ämnet "addss:" följt av namnet på den insamlade informationen.

Precis som med e-post-till-kalenderverktyget, vill du ställa in ett filter i ditt e-postkonto för att leta efter den texten i ämnet.

Använd fältet "Har orden" snarare än ämne, eftersom ämnet också kommer att innehålla annan information. Gör det här filtret tillämpa etiketten "LÄGG TILL SPREADSHEET" på den e-postmeddelandet.

I IFTTT skapar du nu en e-postutlösare som letar efter e-postmeddelanden med den etiketten som kommer in i din inkorg.

Skapa sedan en Google Drive-trigger för att lägga till ett kalkylblad. Skriv in ett gruppkalkylarknamn som du har skapat i Google Drive och låt de data som infogas använda de tre fälten - det mottagna datumet, ämnet (som inkluderar datainsamlingsobjektet) och kroppstestet (som kommer att vara uppgifterna sig).

Detta tar ett inkommande e-postmeddelande från dina gruppmedlemmar och infogar automatiskt deras data i gruppkalkylarket utan någon ansträngning från din sida alls.

Detta är ett bekvämt sätt att samla in data på ett ställe medan alla är på språng. Tänk på kraftstationer som går ut till fältenheterna för att samla in information från maskiner; IT-arbetare som springer runt och samlar in PC-information; eller politiska arbetare som tar vallokal från information från lokala medborgare. Dessa situationer kan dra nytta av ett automatiserat verktyg som detta.

Dropbox-aviseringar

Ibland klarar det ibland enkla textrader. Dina gruppmedlemmar kan behöva skicka in hela formulär eller PDF-dokument till lagringsplatsen. Detta är en situation som definitivt kräver en automatiserad Dropbox-lösning. Med Dropbox behöver du bara skapa en delad mapp, låta alla lagkamrater länka sina mobila enheter till den delade katalogen med en Dropbox-app och du är klar.

Men hur får du meddelande när dina teammedlemmar har skickat in nya dokument till den delade mappen? Ah, nu finns det ett jobb för IFTTT! Skapa först en Dropbox-trigger för mappen du skapade där dina teammedlemmar kan släppa in dokument.

Åtgärden kommer att vara ett SMS till din telefon som ger dig filnamnet och en URL-länk direkt till filplatsen på DropBox.

I det ögonblick teammedlemmarna kastar ett dokument i den delade mappen kommer du som chef att omedelbart veta att dokumentet är klart för dig. Detta är ett bra verktyg för en lärare som hanterar uppdrag för en stor klass; en redaktör som väntar på artiklar; och många andra scenarier.

Dropbox kan också meddela dig om ändringar i dina molnmappar. Detta enkla recept hjälper dig att utvidga dina alternativ med andra aviseringsverktyg.

Datum till anmälan och SMS

Ett annat vanligt behov för grupper av människor som arbetar tillsammans är ständiga möten. Det är ett olyckligt behov, men det finns inget bättre sätt att hålla en grupp på rätt spår än vanliga möten där alla checka in för att rapportera framsteg. Problemet är att det alltid finns människor som glömmer möten.

Om du vill avhjälpa detta är ett coolt tillvägagångssätt att använda Date / Time trigger i IFTTT. Du kan använda det för att utlösa allt från e-post till iPhone-aviseringar, men i exemplet nedan använder jag ett scenario där gruppen aktivt kommunicerar via en Facebook-sida. Du kan utlösa ett meddelande till en Facebook-sida med IFTTT, men först måste du skapa dag / tid-trigger.

Sedan skapar du bara det anpassade meddelandet som du vill kasta på Facebook-sidan när tiden för mötet närmar sig.

Om gruppen aktivt använder den sidan bör du inte ha en enda frånvarande person vid mötet.

Facebook-sida # Hjälp Hashtag för att gruppera e-post

Här är ett annat scenario. Låt oss säga att du driver ett webbhotell för företag och att du har en växande bas av kunder som behöver ditt tekniska support. Ditt tekniska supportteam är fantastiskt, men dina kunder klagar över att det inte alltid är lätt att komma i kontakt med teknisk support.

Här är ett sätt att locka dina kunder till ditt tekniska support. Erbjud att lägga upp alla frågor om helpdesk på din Facebook-sida med hashtaggen #hjälp, och få meddelandet omedelbart ut till hela teknisk supportgrupp.

Trigaren på IFTTT är en Facebook-sida trigger där du ställer in hashtaggen.

Den utlösaren går till e-postmeddelandet. Gör ämnet till en flagga som "GROUP-HELP" och sätt in meddelandet om inlägget i kroppen.

Det här går till din egen e-postadress, så bara skapa ett filter i ditt e-postkonto och låt det automatiskt vidarebefordra detta meddelande till hela teamet av teknisk supportpersonal. Lätt!

Nästa gång en av dina kunder märker att dina servrar är nere kan du lita på att hela din tekniska supportgrupp kommer att höra om det på samma gång - i det ögonblick en klient rapporterar det!

Toodledo till e-post när uppgifterna är slutförda

En av de bästa tilläggena till IFTTT enligt min mening var Toodledo. Du kommer att behöva någon form av att göra-lista för att fullständigt hantera en grupp, och med Toodledo integrerad i IFTTT kan du göra alla typer av cool automatisering med den.

Kan det till exempel inte vara trevligt att få ett meddelande varje gång någon i ditt team slutför sin uppgift?

Inga problem. Skapa en trigger i IFTTT för när någon uppgift är klar.

Välj ut e-post på utgångssidan. Det fantastiska är att det här e-postmeddelandet kan skickas till flera personer, inte bara ditt e-postkonto registrerat hos IFTTT. Du kan skriva in upp till fem adresser till personer som behöver veta när uppgifterna är slutförda av teamet.

Det finns andra saker du kan göra med Toodledo, som du kan se från triggerlistan ovan. Du kan också trigga när nya uppgifter skapas, eller bara nya uppgifter med vissa taggar.

Dela dina egna knep och recept

Med lite kreativitet är det bara anmärkningsvärt hur mycket du kan automatisera samarbetet mellan enskilda medlemmar i en grupp. Att arbeta med andra människor kan vara en komplex serie uppgifter, utmaningar och framgångar - så varför inte förenkla det hela genom att automatisera all kommunikation, schemaläggning och hantering som du kan? På detta sätt kan du fokusera på det aktuella projektet, vilket i sin tur ger ett mycket bättre slutresultat.

Har du någonsin använt IFTTT för att automatisera gruppuppgifter? Dela några av dina egna knep och recept i kommentarerna nedan!

Bildkrediter: Kreativ hållbarhet Via Flickr