Hur du formaterar och hanterar listor i Microsoft Word

Annons

Kontrolllistor är skrivna i blod.

Detta sa (kanske) av en pilot en dag när en affärsman försökte skynda honom till en start. Checklistor och listor har blivit basen i allt från livsmedelsbutiker till NASA-lanseringar.

De är tråkiga.

Men de är också de enklaste verktygen för att minska komplexiteten i information som attackerar oss med varje byte. Och som varje harangued make vet, är listor också den perfekta motgift mot glömska. Så även när vi svär till gör perfekta listor för produktivitet 3 typer av listor som faktiskt hjälper dig att vara mer produktivAtt göra-listor är det ultimata produktivitetsvapnet. Dessa to-do-listor kan ge dig all den kraft du behöver för att få saker gjort. Läs mer , låt oss också komma ner till grunderna med Microsoft Word 2016 13+ skäl till att du ska uppgradera till Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 är här och det är dags för dig att fatta ett beslut. Produktivitetsfrågan är - ska du uppgradera? Vi ger dig de nya funktionerna och de fräschare skälen för att hjälpa dig ... Läs mer

och kolla in en daglig kontorfunktion - hur man gör de visuellt tilltalande listorna.

1. Skapa din första lista

De flesta listor som gör trick och tips ligger inom bandets Paragraf grupp på fliken Hem. Välj texten som du vill lägga till den numrerade listan till och klicka på nedåtpilarna bredvid Bulletlistor ikonen eller Numrerad lista för att komma åt biblioteken för båda. Förhandsgranska varje listformat genom att föra muspekaren över tillgängliga val.

Microsoft Word också skapar automatiskt en lista för dig när du startar ett stycke med en asterisk eller ett nummer 1. Med en asterisk skapar Word en punktlista. Med ett nummer känner Word att du försöker skapa en numrerad lista.

Om du inte vill att din text ska förvandlas till en lista kan du klicka på Auto-korrigering alternativknappsbild som visas.

Om du snabbt vill ändra stilen på en punktlista eller numrerad lista klickar du bara på den stil du vill ha i listan som visas när du klickar på pilen bredvid kulor eller numrering.

Allmänt tips: Du kan ändra formatet för just en eller några av kulstilar eller siffror i en lista. Placera markören i början av raden som du vill ändra innan du öppnar dialogrutan Kulor och numrering. Dina ändringar kommer endast att gälla för de valda raderna.

2. Använd bara tangentbordet för att skapa en lista

Produktivitetsguruer avskyr musen. Använd ett praktiskt Microsoft Office-genväg 60 viktiga Microsoft Office-kortkommandon för Word, Excel och PowerPointHundratals kortkommandon finns tillgängliga i Office, men det här är de viktigaste du borde veta eftersom de kommer att spara mycket tid. Läs mer för att snabbt skapa numrerade listor med bara tangentbordet.

Kortkommando för punktlista: Tryck på CTRL + SKIFT + L för att tillämpa standardpunkterna på en lista. Tryck CTRL + SKIFT + N för att ta bort kulorna.

Gå till om du vill anpassa en kortkommando för numrerad lista Ordalternativ. Klicka på Ribbon och välj Anpassa bandet från popup-menyn. Du kan också öppna Word-alternativ från Fil> Alternativ> Anpassa band.

Klicka på Anpassa knapp för kortkommandon.

Välj Alla kommandon i listan Kategorier. Bläddra nedför listan till höger och välj FormatNumberDefault.

Placera markören i Tryck på ny genvägsknapp och tryck på genvägskombinationen du vill använda för att skapa en numrerad lista. Till exempel kan du använda Alt + N eftersom det inte tilldelas något annat i Word. Klick Tilldela.

Den nya kortkommandon läggs till i listan Aktuella knappar.

Klick OK för att lämna dialogrutan och testa den nya genvägen. Genom att trycka på “Alt + N” skapas en numrerad lista. Om du trycker på den igen återgår den till styckatext.

Allmänt tips: Vill du hoppa över numrering för ett listobjekt och konvertera det till ett stycke mitt i listan? Välj det specifika listobjektet och använd genvägen Alt + N för att stänga av numreringen.

3. Ändra formatlistan med standardnummer

Du kan ändra, redigera eller skapa en ny numrerad lista som du vill. Du har fyra numrerade listformat att välja mellan. Men tänk om du vill använda ditt eget format annat än bokstäverna eller romerska siffrorna och det inte är tillgängligt? Gå vidare och skapa dina egna i några enkla steg.

Gå till Hem> Punkt grupp > Nummerering. Klicka på nedåtpilen. Välja Definiera nytt nummerformat.

Välj vilket kronologiskt format som helst. Klicka på om du vill ändra teckensnittstorlek, stil och färg Font och välj en inställning på fliken Font eller Advanced.

När du vill lägga till ett bindestreck, parenteser eller ett annat värde som ett pundtecken till numret anger du det i Nummerformat fält. Den lilla förhandsgranskningen visar ändringarna. I skärmdumpen nedan har jag lagt till två fyrkantiga parenteser för en lista som du kan kryssa av för.

Om du vill ändra numrerajusteringen väljer du Vänster, Centrerad eller Höger under Inriktning. Standard är vänsterjusterad.

Klicka på OK.

Det nya nummerformatet tillämpas på valfri text i ditt dokument.

Allmänt tips: Du kan till och med prefixera de numrerade listorna med beskrivande text, t.ex. Deltagare 1, deltagare 2, deltagare 3... och så vidare.

4. Ändra formatet för standardlista

Precis som den numrerade listan kan du också ändra standardutseendet på valfri lista. Visuellt tilltalande kulor (andra än de tråkiga svarta fasta prickarna) hjälper dina dokument att sticker ut från det vardagliga.

Välj texten du vill ha listan med punktlistor och följ dessa steg.

Gå till Hem> Punkt grupp. Klicka på pilen bredvid Bullets.

När den kula du vill ha inte finns i biblioteket klickar du på Definiera ny kula.

Dialogrutan Definiera ny kula öppnas. Under Bullet Character, välj Symbol.

En annan dialog öppnas som låter dig välja lämpliga symboler från dina installerade teckensnitt.

Wingdings-teckensnitten har den bästa variationen som gör för stiliserade bulletlistor. Liksom alla andra teckensnitt kan du ändra färg, storlek, stil och andra egenskaper för ditt valda kulstilsort. Klicka på Font knappen i Bullet-karaktär för att gå in i dialogrutan Font.

Allmänt tips: Använd en öppen ruta (Öppna rutan) eller en tredimensionell ruta (3D-ruta) från teckenpaletten Wingdings för att skapa ett Word-dokument med snygga kryssrutor.

5. Använd en bild istället för en kula

Ibland kanske inte alla mystiska symboler i webbsidor räcker. Du kan också använda din egen återanvändbara grafik för punktpunkter. Även om jag medger att det ser ännu bättre ut på en PowerPoint-bild, så använder jag dessa i Word lika bra.

Välj den punktlista som du vill ändra kulorna till bilder för. Gå till Hem-fliken> Punkt grupp, klicka på Bullets -knappen och välj Definiera ny kula från rullgardinsmenyn. Klicka på i dialogrutan Definiera ny kula Bild.

De Infoga bilder dialogrutan visas med olika val för din källfil. Du kan infoga en bild Från en fil på din dator eller lokalt nätverk, från en Bing Image Search, eller från din OneDrive konto.

Navigera till platsen för din källfil och klicka på Föra in. Förhandsgranskningsfönstret visar valet.

Allmänt tips: Du kan välja en grafik som matchar "temat" i din lista. Visa till exempel en banan som en bildkula för en lista med frukt. Se till att bilderna är transparenta och har god bakgrund. Enligt min erfarenhet fungerar enkel grafik bäst.

6. Rader upp siffrorna i en lista

Ibland kan de minsta av tweaks göra en stor visuell skillnad. Notera skärmdumpen till vänster nedan som visar en numrerad lista med Words standard Vänster inriktning. Så snart listan når dubbelsiffror verkar standardinställningen för vänsterinställningen vara lite sned eftersom decimalpunkterna inte står i linje. Microsoft Word låter dig styra denna justering och spola tvåsiffriga siffror till höger.

Skapa din numrerade lista. Välj listobjekt. Word kan också kontrollera justeringen av några valda objekt.

Gå till Hem> Punkt. Klicka på rullgardinspilen på knappen Numrerad lista.

Klicka på Definiera nytt nummerformat. Välja Rätt anpassning från rullgardinsmenyn. Klick OK.

Allmänt tips: Även om det inte finns någon decimal, är det att föredra att ha dem i linje på höger kant av siffran. Prova med parenteser.

7. Justera Microsoft Word: s automatiska listintryck

Varje Word-lista har ett automatiskt intryck. Beroende på det visuella utseende du vill kanske du vill justera utrymmet.

Dubbelklicka på valfritt nummer i listan för att välja alla nummer i listan.

Högerklicka på markeringen och välj Justera listintryck från snabbmenyn.

Ändra avståndet för kulsprutningen från marginalen med Nummerposition låda. Ändra avståndet mellan kulan och texten med Texten strecksats låda.

Klick OK.

8. Använd formatering på ett enda nummer eller en punkt i en lista

Det finns tillfällen när du vill tillämpa formatering (ändra bulletstil, färg eller storlek) till en enda punkt eller nummer på en lista utan att påverka någon text på listan, eller andra påföljande kulor eller tal. Här är ett enkelt sätt.

Visa formateringsmärken genom att klicka Hem> Visa / dölj.

Välj bara avsnittmarkör i slutet för listobjektet vars kula eller nummer du vill ändra. Använd någon formatering. Formateringen påverkar endast kula eller nummer; texten i listobjektet behåller sitt ursprungliga format.

Nya punkter eller numrerade punkter på listan som kommer efter detta kommer också att återspegla detta. Texten i det nya listobjektet har samma typsnittegenskaper som den föregående texten och den nya punkten / numret kommer att ha samma typsnittsegenskaper som den föregående punkten / numret.

9. Skapa en lista över flera nivåer

En lista över flera nivåer kan vara en blandning av siffror, alfabet och kulor ordnade på olika nivåer som visas nedan. Du kan använda listor med flera nivåer för att dela upp en lista i hierarkier eller delpunkter. En sådan justering används också för att skapa konturer. Word 2016 ger oss en dedikerad knapp på bandet för att skapa en lista över flera nivåer.

Klicka på knappen Multilevel List och skriv listan.

tryck på Fliktangent för strecksats och skapa ett undernivå. Tryck Skift + Tab till oavsiktlig och marknadsföra en artikel till en högre nivå.

Allmänt tips: Du kan också skriva hela listan i förväg. Markera den och klicka sedan på multilevel-knappen för att justera den med hjälp av Flik och Skift + Tab för att organisera ämnena. Du kan också använda Öka eller Minska indraget kommandon på bandet.

10. Skapa återanvändbara stilar för listor med flera nivåer

Som alla andra listtyper kan du ändra stil, färg och justering av kulor, bokstäver eller siffror. Spara dessa ändringar som en ny stil och använd den om och om igen.

Gå till Band> Hem> Klicka på pilen bredvid Multilevel List> Definiera New Multilevel List.

Klicka på Mer för att utöka alternativen.

Klicka på det nivånummer du vill ändra för att anpassa någon av nivåerna. 1 är standard.

Använd alternativen för att ändra listans utseende. Till exempel:

• I Nummerstil för denna nivå, skriv (1) om du vill utforma siffrorna med parenteser, eller (A) för att utforma bokstäverna med parenteser.
• I Börja på, välj det nummer, bokstav eller punkt där du vill starta listan.

När du är klar med anpassningarna, ge listan ett namn under ListNum fältlistans namn. Detta namn kommer att visas vart du än ser ListNum-fältet.

Välj en stil under Länknivå till stil. Detta låter dig använda en befintlig stil i Word för varje nivå i listan.

Välj var du vill tillämpa dina ändringar genom att klicka på Tillämpa ändringar påoch välja från Vald text, Hela listan, eller Hädanefter.

Den här videon är en snabb visuell titt på grundprocessen:

11. Konvertera en lista till en tabell

Välj först listan. Gå till Hem> Infoga. Klicka på Tabell alternativ i gruppen Tabeller.

Välja Konvertera text till tabell från rullgardinslistan.

Microsoft Word uppskattar tabellstrukturen baserat på listans innehåll. Word skapar kolumnerna, baserade på separatorerna mellan objekten i listan.

När Word inte får rätt, måste du ändra inställningarna och göra det lättare för Word att konvertera listan. När tabellen har skapats kan du använda tabelldesignverktygen för att formatera utseendet.

Allmänt tips: I de flesta fall är resultaten inte perfekta. Det bästa sättet är att ta bort numreringen eller kulorna och Skapa sedan tabellen från listan över artiklar. Serienumren kan enkelt läggas till i tabellen senare.

12. Fortsätt numreringen när ett stycke avkortar det

Ibland måste ett stycke med text avbryta sekvensen i listan. Följ dessa steg för att fortsätta listan efter stycket med samma nummerformat.

Ange resten av din numrerade lista efter stycket och formatera den. Listan börjar med 1 igen. Högerklicka på listan som följer efter stycket. Välja Fortsätt numreringen från snabbmenyn. Listan ändras direkt.

Listnumret fortsätter från vilket stycket avbröt det.

Betydelsen av listor - ger du det någon respekt?

Som jag sa tidigare är listor tråkiga. Men de är tidsbesparare när ett dokument måste vara en övning i ekonomin. Listor blir omedelbart lite mindre tråkiga än textblock.

Du kommer att möta listor i Microsoft Word nästan dagligen - från med Word för snabb brainstorming 10 dolda funktioner i Microsoft Word som gör ditt liv enklareMicrosoft Word skulle inte vara det verktyg det är utan dess produktiva funktioner. Här är flera funktioner som kan hjälpa dig varje dag. Läs mer till mer avancerade Mail Merge-funktioner Automatisera kontoret med e-postfusion för att skapa professionella adressetiketter, namnemblem och merAnvänder du fortfarande kopiera och klistra in för att skapa etiketter, namnmärken eller på annat sätt anpassade dokument? Låt oss visa dig ett enkelt Microsoft Office-automatiseringsverktyg som sparar timmar! Läs mer . Eller så kanske du bara behöver visa upp en lista över dina prestationer på en Microsoft Word tillverkat CV Hur man skapar en CV-mall med Microsoft WordDin CV kan vara skillnaden mellan att intervjua för ditt drömjobb eller att aldrig höra tillbaka från arbetsgivaren - använd dessa tips för att se till att det är det bästa det kan vara. Läs mer .

Jag vågar kalla listor som ett organisations ryggrad i ett dokument. Det är därför varje tips som hjälper oss att formatera och hantera listor i Microsoft Word hjälper. Det är här du kommer in.

Berätta för oss alla listvärda tips som du känner. Berätta för oss dina främsta irritationer när det gäller att skapa listor. Låt oss lösa det tillsammans i kommentarerna.