Hur man använder Microsoft Excel för att hantera ditt liv

Annons

Det är ingen hemlighet att jag är en total Excel-fanboy. Mycket av det kommer från det faktum att jag tycker om att skriva VBA-kod, och Excel i kombination med VBA-skript öppnar upp en hel värld av möjligheter.

Tidigare, här på MUO, har jag delat några saker jag har gjort med Excel och VBA, som exportera Excel-data till Word Hur man integrerar Excel-data i ett Word-dokumentUnder din arbetsvecka finns det förmodligen många gånger att du befinner dig som kopierar och klistrar in information från Excel till Word, eller tvärtom. Så här producerar människor ofta skriftliga rapporter ... Läs mer eller skicka ut e-post direkt från Excel Så här skickar du e-postmeddelanden från ett Excel-kalkylblad med VBA-skriptVår kodmall hjälper dig att konfigurera automatiserade e-postmeddelanden från Excel med hjälp av Collaboration Data Objects (CDO) och VBA-skript. Läs mer . Naturligtvis om du inte har mycket med en kodare, kan du alltid få Excel-applikationer som någon annan har skrivit, som de listad av Simon Topp 3 webbplatser för att ladda ner användbara gratis Excel-program Läs mer .

Men om du ser allvar med att använda Excel för att hantera mer av ditt liv, bör du ta dig tid att lära dig hur VBA-kodning fungerar. För att hjälpa till med det har jag beslutat att dela ett "Automation" -kalkylblad som jag har skapat för att hantera olika områden i mitt liv. Det här kalkylbladet har fyra flikar och täcker allt från att gruppera länkar till webbadresser som jag vill starta samtidigt, till att hantera min skuld och betala den snabbare.

Om du vill förbättra din användning av Excel inbjuder jag dig att följa med när jag delar några av dessa mönster - och enkla skript - som jag använde för att utföra dessa uppgifter.

Hantera ditt liv med Excel

Microsoft Excel är inte bara ett kalkylblad. Det är faktiskt en designplattform för applikationer. Om du tittar på det på det sättet kanske du inser hur mycket du kan göra med applikationen.

Titta på ett ark som ett designkort där du kan placera Visual Basic-formobjekt som kommandoknappar, rullgardiner, textlådor och allt annat alls. Du kan inte bara placera dem var som helst på arket, men du kan använda dessa objekt för att interaktivt (eller automatiskt) lägga till, ta bort eller manipulera information på arket.

Övervaka dina webbplatser

Jag har försökt många olika verktyg för att pinga de olika webbplatserna som jag hanterar, som ICMP Ping Manager Övervaka nätverksenheter och webbplatser med ICMP Ping ManagerBåde på jobbet och hemma upplever jag ofta att jag har ett behov av att kontrollera status för mina datorer, skrivare, servrar eller andra nätverksenheter. Dessa dagar, med så många enheter som använder ... Läs mer . Men för inte länge sedan upptäckte jag ett sätt att pinga webbplatser från höger inuti ett Excel VBA-skript. Det innebar att jag kunde lägga till ett ark i min ”Automation” arbetsbok som skulle pinga alla webbplatser som jag hanterar och lägga resultaten i en cell bredvid webbplatsens namn.

Så här lade jag ut arket.

Siffran ”4” i cell B1 används för att visa antalet webbplatser som jag har installerat på arket. Detta gör att skriptet bara kan räkna igenom antalet celler som faktiskt har platser listade, startade vid A3.

Koden för att uppnå detta ser ut så här:

Dim intSiteCount som heltal. Dim intCount som heltal. Dim oPing As Object, oRetStatus As Object. Dim sHost As String. Dim sPing som sträng. Dim intCol som heltal. Dim intRow Som heltal intSiteCount = CInt (Sheet1.Cells (1, 2) .Value) intRow = 3 For intCount = 1 To intSiteCount sPing = "" Sheet1.Cells (intRow, 2) = sPing intRow = intRow + 1. Nästa intRow = 3 För intCount = 1 Till intSiteCount sHost = Sheet1.Cells (intRow, 1) Ställ in oPing = GetObject ("winmgmts: {impersonationLevel = impersonate}"). ExecQuery _ ("välj * från Win32_PingStatus där adress = '" & sHost & "'") för Varje oRetStatus i oPing If IsNull (oRetStatus. Statuskod) Eller oRetStatus. StatusCode <> 0 Sedan sPing = "Ping Failed" Annars sPing = sHost & "Ping Success on" & Now () & Chr (10) sPing = sPing & "Time (ms) =" & vbTab & oRetStatus. ResponseTime & Chr (10) sPing = sPing & "TTL (s) =" & vbTab & vbTab & oRetStatus. ResponseTimeToLive End If Next Sheet1.Cells (intRow, 2) = sPing intRow = intRow + 1 Next

Den första "För" -blicken på toppen går bara igenom resultatcellerna och rensar resultaten från förra gången jag gjorde en kontroll. Den andra FOR-loopen räknas genom raderna som listar webbplatserna och börjar vid den tredje raden (intRow-3). Ping-kommandot (Set oPing-linjen) och returnerar sedan resultaten till kolumn B (Sheet1.Cells (intRow, 2) = sping).

Så här ser dessa resultat ut efter skriptet körs.

Resultatkolumnen visar om pingen var framgångsrik och Time / TTL-detaljerna.

Om du inte är bekant med att lägga till kommandoknappar till ett Excel-ark kan du lägga till knappen från "Developer" -menyn och klicka på "Infoga" -knappen och välja knappen från listan. Rita knappen på arket, högerklicka på den och välj sedan ”Tilldela makro”.

Skriv namnet på makroen för den knappen och klicka på "Ny".

Detta öppnar kodskärmen där du kan infoga koden från ovan.

Underhåll ett bibliotek med länkgrupper

På en annan flik började jag också organisera gruppen av länkar som jag använder för att utföra vissa uppgifter. Till exempel, när jag skriver för MUO, gillar jag att öppna MUO WordPress-redigeraren, google och vår Google Docs-sida för ämnen. När jag undersöker ämnen för Top Secret Writers gillar jag att öppna några vanliga mediasidor.

När jag klickar på knappen "Starta grupp" startar den standardwebbläsaren och öppnar alla sidor i den gruppen. Så här ser skriptet ut för varje knapp:

Dim intSiteCount som heltal. Dim intCount som heltal. Dim intCol som heltal. Dim intRow Som heltal intSiteCount = CInt (Sheet2.Cells (4, 3) .Value) intRow = 5 För intCount = 1 Till intSiteCount ActiveWorkbook. FöljHyperlink (Sheet2.Cells (intRow, 2)) intRow = intRow + 1. Nästa

Detta skript är enkelt men effektivt. Hemligheten till denna är funktionen "FollowHyperlink". Den här koden kommer att kontrollera antalet länkar definierade i cellen precis till höger om grupptiteln och vet att köra igenom så många länkar före titeln. För varje knapp måste platsen för länkantalet och kolumnen som används skrivas manuellt i koden, men resten av koden är identisk för varje knapp.

Förhandsgranska ditt bildgalleri

På nästa flik i mitt automatikarkiv är där jag går när jag snabbt vill köra igenom alla bilder i min bildmapp. Jag gör det eftersom jag placerar mer än bara bilder i den mappen och vill se alla filerna som jag har där.

Så här ser det ut efter att du klickat på knappen "Förhandsgranska bilder".

Just nu uppdaterar jag det här arket manuellt genom att ta bort alla bilder från B-kolumnen och sedan klicka på knappen "Förhandsgranska bilder".

Knappen kör följande skript:

Dim myPict som StdPicture. Dim strFilePath As String. Dim intRow som heltal. Dim myPictName som variant. Dim myCell As Range. Dim sPicture As String. Dim strTest som sträng. Dim myRng As Range. Dim intSkip som heltal intRow = 2 strFilePath = Sheet3.Cells (1, 3) .Value Set myObject = New Scripting. Filesystemobject. Ställ in mySource = myObject. GetFolder (strFilePath) Vid fel Återuppta nästa med Sheet3 Ställ in myRng = Sheet3.Range ("B2", .Cells (.Rows. Räkna "B"). Slut (xlUp)) Avsluta med för varje myfile i mySource. Files 'If picture is a file If Right (myfile, 4) = ".gif" Eller Right (myfile, 4) = ".jpg" Or Right (myfile, 4) = ".bmp" Or Right (myfile, 4) = ".tif" Eller rätt (myfile, 4) = ".png" Sedan Sheet3.Cells (intRow, 1) .Value = "" Sheet3.Cells (intRow, 1) .Value = min fil. Namn intSkip = 0 för varje myCell I myRng. Celler Om intSkip = 1 sedan med myCell. Offset ((intRow - 3) + 1, 0) Sheet3.Shapes. AddPicture myfile. Sökväg, msoCTrue, msoCTrue, .Left, .Top, 125, 125 Slut med slut Om intSkip = intSkip + 1 Nästa myCell End If intRow = intRow + 1 Nästa

Hemligheten med detta skript använder StdPicture-objektet, som låter dig sortera överläggsbilder på placering av vissa celler genom att definiera bildens vänstra och övre egenskaper för att matcha den för cell. Se bara till att dimensionera cellerna något större än vad du definierar i koden. I min situation använde jag 125 höjd och bredd för bilderna, så mina celler är inställda något större än i förväg.

Hantera din skuld

Den sista fliken som jag vill dela är faktiskt en som jag skrev en stund tillbaka om att använda Excel till skapa en personlig budget Skapa en personlig budget med Microsoft Excel i fyra enkla stegHar du så mycket skuld att det kommer att ta decennier att betala sig? Skapa en budget och använd dessa Excel-tips för att betala av din skuld förr. Läs mer .

Det viktigaste konceptet som jag skrev om i den artikeln och som hör till någon artikel om användning Excel för att hantera ditt liv, använder Excel för att beräkna hur "snöbollseffekten" kan hjälpa dig att betala ner din skuld.

Konceptet är ganska enkelt. Lista alla dina kreditkortsskuld sida vid sida i ett ark med två kolumner per skuld - total saldo och betalning. Beräkningen för varje efterföljande betalningscell är "PrevBalance + (PrevBalance * 0,10 / 12) - sista betalning"

Då kan du dra alla värden ner på arket och de kommer att beräkna om igen, vilket visar hur snabbt ditt saldo kommer att sjunka när du gör dessa betalningar. Som ni kan se, kommer en betalning per skuld tills varje skuld betalas så småningom att betala av varje enskild skuld.

Men tack vare den snabba beräkningseffekten för Excel kan du bestämma när saldona ska betalas, och ta vid den tidpunkten minsta saldo för det kortet och flytta det till ett annat kort som ännu inte har betalats av. Som kalkylbladet visar, betalas varje efterföljande saldo mycket snabbare.

Med Excel kan du snabbt beräkna och visualisera hur dina betalningar kommer att påverka framtida betalningsdatum, och det också ger dig ett schema att titta tillbaka på medan du försöker se till att du är på rätt väg när du betalar dem fordringar.

Som ni ser är Excel ett mycket kraftfullt verktyg när det gäller att hantera alla aspekter av ditt liv - oavsett om det är ditt arbete, hantera filer eller din budget.

Har du några unika användningar för Excel för att hantera ditt eget liv? Dela några egna tips och råd i kommentaravsnittet nedan.

Bildkredit: förstoringsglas via Shutterstock