Annons
Föreställ dig detta scenario om du kommer.
Du driver ditt eget företag och du har en webbplats. Du har en e-postadress - [email protected]. Det är bra eftersom det ger dig den professionella fördelen. Du får massor av e-postmeddelanden och du behöver ett sätt att läsa dem och hantera dem.
Du kan använda stationära klienter som Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird eller Apple Mail, men det är svårt att ställa in dem upp på alla dina datorer och du vill kunna få din post när du är borta från din egen enheter.
Du försöker använda webbmailalternativet som medföljer din webbhotell, men ärligt talat är det oanvändbart. Det är långsamt, och det är förvirrande. Om bara det fanns ett bättre sätt!
Ange Google Apps.
Plötsligt loggar du in på din egen anpassade e-postadress genom ett fantastiskt användargränssnitt låter dig läsa och svara på e-postmeddelanden och hantera dem enkelt på alla datorer med Internet förbindelse.
Låter det inte bra? Vänta, det finns mer!
Du har inte bara e-post längre. Du har en kalender som automatiskt sparar sig själv och kan nås var som helst. Du har en kontorssvit som du kan använda var som helst för att skapa dokument, kalkylark och presentationer som automatiskt sparar sig själva och som du kan komma åt var som helst.
"Det låter bra," hör jag dig säga, "men det måste vara riktigt dyrt!"
Inte alls. Det är gratis.
Intresserad? Läs vidare.
Inledning
Vad är Google Apps?
Google är i stort sett ett sök- och reklamföretag, men det tillhandahåller också ett antal andra extremt användbara tjänster. Du kanske redan har hört talas om Google Mail (eller Gmail för kort), men det är bara en av många "Google Apps" som är tillgängliga gratis.
Dessa webbapplikationer kan enkelt användas direkt från Googles webbplats. Om du till exempel startar ett Google Mail-konto från mail.google.com kommer du att få en e-postadress som slutar på '@ gmail.com' (eller googlemail.com, beroende på var du bor.)
Det här är bra, men för vissa är ”gmail.com” inte tillräckligt professionellt.
Lyckligtvis är det också möjligt att knyta ett konto till ditt eget domännamn (adressen som du skriver i URL-fältet i en webbläsare för att besöka en webbplats som t.ex. www.makeuseof.com eller www.lachlanroy.com), så att du kan använda det fantastiska Gmail-gränssnittet såväl som de andra apparna från din egen webbplats. Till exempel skickar e-postformuläret på min webbplats faktiskt e-postmeddelanden till [email protected], men den e-postadressen hanteras av Gmail.
Det paket med appar som kan knytas till din webbplats kallas Google Apps och är helt gratis för upp till tio användare. Hur häftigt är det?
Här är en snabb översikt av de viktigaste applikationerna som du har tillgång till:
Post
Google Mail kommer nästan säkert att vara det främsta skälet till att registrera dig för Google Apps på din webbplats.
Google Mail är en webbaserad e-postklient - det vill säga den kräver inte en applikation som Apple Mail, Microsoft Outlook eller Mozilla Thunderbird att använda (även om det inte är svårt att använda ställa in det på det sättet om du vill!), och du kan logga in och få åtkomst till din post var som helst i världen från nästan alla enheter med en webbläsare och ett internet förbindelse. I detta avseende är det samma som Microsofts Hotmail (nu Live Mail) eller Yahoo Mail.
Gmail accepteras emellertid generellt som den bästa webbbaserade e-postklienten som finns tillgänglig; dess e-postsökning är oöverträffad och användargränssnittet är renare, snabbare och mer intuitivt än konkurrenterna.
Varje gratis Google Mail-konto tilldelar 7 gigabyte lagringsutrymme, vilket är mycket mer än du troligtvis kommer att behöva. Om du är en tillräckligt tung e-postanvändare för att kräva mer än så är det mer troligt att du kommer att registreras i Google Apps for Business-paketet som ger 25 GB lagringsutrymme.
Dokument
Google Docs (eller Gdocs) är en webbaserad kontorssvit som har ett anständigt sätt att ersätta Microsoft Office och annat installerade kontorssviter, så att du kan skapa, redigera och ladda upp ordbehandlingsdokument, kalkylblad och presentationer.
Även om det inte har så mycket flexibilitet eller kraft som dess skrivbords motsvarigheter när det gäller diagram, typsnitt och annan formatering, har Google Docs några unika funktioner som gör det värt att använda. Du får samarbete i realtid (så att flera användare kan arbeta på ett enda dokument samtidigt), omedelbart spara ändringar (med tillgång till revisioner) och, liksom Gmail, möjligheten att logga in och arbeta med alla dokument från var som helst i världen som har ett internet förbindelse.
Kalender
Google Kalender (eller Gcal) är en bra webbaserad kalenderapplikation som låter dig hantera flera kalendrar samtidigt och dela händelser (och hela kalendrar) med andra. Allt detta synkroniseras automatiskt överallt.
Dessutom är det baserat på CalDAV-protokollet, vilket i princip innebär att det kan synkronisera med alla kalenderapplikationer som stöder protokollet; detta inkluderar Apples iCal, Microsofts Outlook, Mozillas Thunderbird och kalenderapplikationerna som finns på de flesta smartphones.
Andra mindre applikationer
webbplatser
Bara för att du inte vet hur man skapar webbplatser betyder det inte att du inte kan ha en sådan. Så länge du har ett domännamn (mer om det senare) kan du använda Google Sites för att komma igång.
Google Sites är verkligen lätt att använda - välj bara en mall, skapa de olika sidorna för din webbplats, lägg in lite innehåll och du har en webbplats!
Det måste dock nämnas att även om Google Sites är bra på att skapa och hantera grundläggande webbplatser, finns det definitivt en extremt stor betoning på basic. Du kan bara använda de mallar som Google tillhandahåller och du kan inte enkelt ändra webbplatsens struktur.
Ändå är det bra att slänga upp en minihemsida med lite grundinnehåll, och det är gratis!
Chatt
Google Chat (Gtalk) är ett bra alternativ till IM-klienter (Instant Message) som Windows Live Messenger och Yahoo Messenger. Gtalk är webbläsarbaserad och nås vanligtvis via Gmail-gränssnittet. Det finns emellertid en Gtalk native client (ett program som körs på din dator istället för genom din webbläsare) för Windows och Gtalk stöds av många IM-klienter med flera protokoll som Adium, Pidgin och Trillian.
Picasa webbalbum
Som du antagligen kan gissa är Picasa webbalbum webbkomponenten i Googles Picasa, ett fotohanteringsapplikation för att konkurrera med iPhoto, Flickr och liknande.
Om du använder Picasa är allt du behöver för att använda Picasa på din domän logga in på ditt Google Apps-konto i Picasa. Sedan kan du välja foton eller album att ladda upp till webbalbum och du är klar. Det är så enkelt.
Även om du inte använder Picasa är processen fortfarande relativt enkel, om den är lite klunkigare och långsammare än att använda en dedikerad applikation.
Picasa webbalbum är utmärkt både för webbhotell och för att visa upp grupper av bilder, vilket gör den perfekt för fotografier (och andra) portföljer.
Kontakter
Google Kontakter är en nykomling i paketet. Även om det brukade vara en del av Gmail har det nu blivit en fristående webbapp som fortfarande är kopplad till Gmail.
Google Kontakter är din vanliga adressapplikation, om än en som du kan komma åt var som helst i världen och som automatiskt synkroniseras med alla enheter som du kommer åt från.
Varför vill jag ha Google Apps?
Google Apps är värt att få om det inte av någon annan anledning än Gmail. Det är ett av de enklaste och bästa sätten att få en e-postadress för din webbplats domännamn, vilket ger dig en professionell fördel över de som använder en e-postadress som slutar på hotmail.com eller yahoo.com.
Vad är haken?
Google Apps är gratis, men det har vissa begränsningar. Först och främst kommer detta inte att vara för dig om du har många användare - gratisversionen tillåter bara upp till 10.
För det andra, om du för närvarande använder en Blackberry eller Microsoft Exchange, är den kostnadsfria versionen av Google Apps inte särskilt kompatibel.
Slutligen måste du ha åtkomst till administratörsinställningar för din webbplats. Utan dessa kan du inte registrera dig ordentligt och du kommer inte att kunna använda Google Apps.
Dessa kommer sannolikt endast att vara begränsningar om du är ett stort företag, i vilket fall det finns en betald version (Google for Business), som tar bort dessa begränsningar. Till 50 dollar per användare per år är det mycket konkurrenskraftigt, så titta på det.
Vad du behöver
Domän namn
Du har sett frasen "domännamn" nämns några gånger, men vad är ett domännamn?
Enkelt uttryckt är att ett domännamn är URL: en för en webbplats som är mycket lättare att komma ihåg än IP-adressen som den pekar på (t.ex. www.makeuseof.com är mycket lättare att komma ihåg än 207.97.202.133!) Ett domännamn slutar alltid på en toppdomän som .com, .org eller .info.
Du kan också komma över termen underdomän. Detta betyder bara att det finns en annan nivå i adressen. Om vi använder http://gapps.lachlanroy.com, ".Com" är domänen på toppnivå, "lachlanroy" är ett underdomän till .com och "gapps" är ett underdomän för lachlanroy.com. Ganska enkelt, nej?
Om du redan har en webbplats är chansen stor att du redan har ett domännamn som du köpte från en återförsäljare som GoDaddy. Om du inte har ett domännamn ännu kommer du att få chansen att köpa ett från eNom via Google.
Tillgång till:
CNAME-poster
En CNAME-post är en resurspost som i princip gör det möjligt för dig att använda alias, vilket är användbart när du kör flera tjänster på samma domännamn. CNAME-poster hanteras av Domain Name System (DNS), som i sin tur vanligtvis hanteras av domänregistratorn. Men din webbhotell kan hantera den istället.
I vårt fall skapar vi en CNAME-post som låter dig tilldela "genvägar" till olika Google Apps, till exempel " https://mail.your-domain.com” (istället för att behöva gå till “ https://mail.google.com/a/your-domain.com”, vilket är standard.)
MX-poster
En MX-post är en annan typ av resurspost i DNS, som anger en e-postserver där e-postmeddelanden till domänen ska levereras. I vårt fall lägger vi till en MX-post som skickar alla e-postmeddelanden till din domän till Gmail.
Registrera dig för Google Apps
Så jag har vunnit dig och du vill registrera dig för Google Apps. Bra! Låt oss komma igång, ska vi?
Det första du vill göra är att gå till https://apps.google.com. Du ser tre olika alternativ: Google Apps, Google Apps for Business och Google Apps for Education.
För de allra flesta fall kommer det första att vara mer än tillräckligt, så det är det vi väljer. När allt kommer omkring: den är gratis.
Nästa sida ger dig helt enkelt en översikt över vad den kostnadsfria versionen av Google Apps har att erbjuda (liksom fördelarna med att gå för Business-versionen). Vi vet redan vad vi vill, så vi klickar bara på "Kom igång".
Därefter uppmanas du att ange domännamnet på din webbplats. Om du inte redan har ett domännamn, oroa dig inte! Du kan köpa en direkt från Google för $ 10 / år. Detta kan kosta lite mer än om du köper det från en annan återförsäljare som GoDaddy men om du får en domännamn från Google kommer det att konfigureras redo att användas, vilket innebär att du inte behöver ändra några inställningar senare.
När du har gjort det måste du ange viss information om dig själv för domänen (eller underdomänen) som du registrerar. När du har angett all nödvändig information klickar du på "Fortsätt" för att gå till det sista steget.
Som du kan se är organisationsinformationen valfri, men det är trevligt att veta att du kan använda gratisversionen av Google Apps för icke-personlig användning så länge du inte behöver de extra funktionerna som Google Apps tillhandahåller för Företag.
Det sista registreringssteget innebär helt enkelt att skapa ett administratörskonto. Om du kommer att vara den enda användaren anger du kontouppgifterna som du vill använda för att logga in på Google Apps.
När du har angett dessa uppgifter är det bara att klicka på knappen längst ner på sidan, som erkänner att du accepterar villkoren och att du vill fortsätta med uppstart.
Ställa in Google Apps
Nu när du har konfigurerat ditt Google Apps-konto kan du logga in direkt. Adressen du behöver besöka är https://google.com/a/yourdomainname. För det här exemplet var min https://www.google.com/a/gapps.lachlanroy.com.
Där hälsas du av en ganska bar och standard inloggningsskärm:
När du har loggat in med det användarnamn och lösenord som du valde när du registrerade dig ser du instrumentpanelen, där du kommer att hantera alla de olika applikationerna:
Det enklaste sättet att få saker att konfigurera är att använda installationsguiden. Du hittar en knapp längst upp på skärmen som ser ut så här:
Om du klickar på den knappen kommer du till installationsguiden för Google Apps, som leder dig igenom varje steg du behöver göra för att få allt igång. Följ bara anvisningarna så går du bra!
När du klickat på nästa kommer du så småningom att uppmanas med detta:
Detta är bara ett fall att välja din domänregistrator och följa instruktionerna. Du måste göra detta steg - du kommer inte att kunna använda någon av applikationerna förrän du gör det. Om du beställde domänen från Google, bör du inte behöva göra något av detta - Google ser till att alla back-end grejer fungerar!
Om du redan känner dig igenom din webbplats finns det några alternativa metoder för dig att titta på - det kan vara något lättare för dig.
När du har följt instruktionerna kommer du tillbaka till guiden för nästa del - Användare och grupper:
En användare är någon som kan logga in och få åtkomst till applikationerna - om du vill ha mer än bara dig själv att använda det måste du lägga till ett konto för varje extra person. Kom ihåg att gratisversionen av Google Apps stöder upp till tio användare!
Google har ett fantastiskt genomgång som förklarar hur man lägger till nya användare - klicka bara på "Visa mig" med den gröna pilen bredvid så kommer du att ställa in. Om du inte vill lägga till några extra användare kan du ignorera det, eftersom du inte kommer att ha mycket användning för grupper heller.
När du har konfigurerat dina användare kanske du vill ha ett sätt att organisera dem. Om du har många användare att ta hand om kan Groups-funktionen göra ditt liv mycket enklare.
Återigen är det bara ett fall att följa steg-för-steg-instruktionerna. På nästa skärm kommer du förmodligen att vilja välja att skapa administratörsbaserade grupper (standard).
När du klickar på fliken "Grupper" i instrumentpanelens navigationsfält hälsas du med skärmen ovan. Klicka bara på "Skapa en ny grupp".
Ange din information och markera sedan rutan bredvid "Lägg till alla användare i denna grupp". Det är allt! Du kommer tillbaka till grupphanteringssidan där du ser något som ser lite ut så här:
När du är nöjd med de grupper du har skapat kan du klicka på fliken "Inställningar" i navigeringsfältet för att ta dig tillbaka till guiden.
Så vi har aktiverat domänen, lagt till extra användare och hanterat dem med grupper. Nu måste du välja vilka appar du vill använda.
Det finns ingen verklig anledning att inte aktivera alla gratisappar, men om det är något du inte vill använda är det bara ett fall att avmarkera det här. När du är klar klickar du på Nästa.
Nästa steg är att få Gmail att fungera. Detta innebär att lägga till detaljer till MX-poster som hanteras av din domänregistrator (den plats du fick ditt domännamn från).
Om du redan har använt e-post från ditt domännamn kommer du förmodligen att vilja överföra dina gamla e-postmeddelanden till det nya kontot. Om så är fallet vill du klicka på "Se alla e-postalternativ"; annars bara gå med expressinställningen och klicka på "nästa".
Stegen du behöver vidta beror på vem som hanterar ditt domännamn. Tack och lov har Google instruktioner för de flesta registratorer som är tydliga och enkla att följa.
Nästa sak att göra är att ställa in anpassade webbadresser för att göra det lättare att komma åt de olika applikationerna. För att göra detta, klicka på “Serviceinställningar” i navigationspanelen på instrumentpanelen och klicka sedan på “E-post”.
Då ser du en sida som ser ut så här:
Du vill klicka på "Ändra URL". Detta tar dig till detta formulär:
Som ni kan se kommer detta att tillåta dig att ange en anpassad URL för Gmail-sidan som " https://mail.your-domain.com”. Men det finns också en länk som säger "Ändra webbadresser för alla domäntjänster". Detta låter dig skapa anpassade webbadresser för allt på en gång.
Om du klickar på den här länken ser du den här sidan:
Du vill välja och ange de anpassade webbadresserna för var och en av domänerna och klicka sedan på "Fortsätt>".
Just nu ser du instruktioner för att ändra CNAME-poster:
Följ bara anvisningarna och klicka sedan på "Jag har slutfört dessa steg". Om du har problem har Google gjort det instruktioner för de flesta domänregistratorer, precis som för att ändra dina MX-poster.
De ändringar du gör i CNAME- och MX-posterna kan ta upp till 24 timmar innan de träder i kraft. Under tiden kan du använda standardadresserna för varje app - “ https://app_name.google.com/a/your-domain.com”. Om jag till exempel ville få tillgång till Gmail skulle jag använda " https://mail.google.com/a/gapps.lachlanroy.com”.
Slutligen finns det chansen att någon av misstag kan stava din e-postadress eller på annat sätt ange en adress som inte finns. Under normala omständigheter får du aldrig det e-postmeddelandet, men med Gmail kan du ställa in det för att automatiskt vidarebefordra dessa e-postmeddelanden till en specificerad e-postadress.
För att göra detta vill du gå tillbaka till dina e-postinställningar. Du vill sedan leta efter alternativet "Fånga alla adress" och välja att vidarebefordra e-postmeddelandet till din e-postadress.
Det är ganska mycket det! Det finns några andra steg i installationsguiden men de är till stor del valfria tillbehör som du förmodligen inte kommer att använda för (även om du inte låter det hindra dig från att titta!). Allt som återstår är att börja använda apparna.
Använda Google Apps
Post
Är du bekant med Gmail? Du vet redan hur du använder det här. Om inte, erbjuder vi en fantastisk guide till att använda Gmail Nybörjarguiden för GmailDu kanske redan har ett Gmail-konto. Eller funderar du på att registrera dig för en. Den här guiden har allt du behöver för att få ut det bästa av det glänsande nya Gmail-kontot. Läs mer , som du hittar på vår Facebook sida. Du kan också hitta många andra bra tips på vår huvudsida.
Dokument
När du först loggar in på Google Dokument ser du den här sidan:
Klicka bara på "Skapa nytt ..." och välj sedan Dokument, kalkylblad eller presentation för att komma igång.
Alla dina dokument dyker upp i en lista i mitten när du skapar dem. Du kan begränsa dessa på några olika sätt - du kan stjärnmärka dokument på samma sätt som du stjärnmärker e-postmeddelanden i Gmail för att snabbt komma åt dem. Du kan också använda filterinställningarna eller söka efter ett specifikt dokument högst upp på sidan.
Du kan importera befintliga dokument till Google Dokument - de populäraste formaten stöds och konverteras för användning.
När du skapar ett nytt dokument ser du ett gränssnitt som detta:
Som du kan se är gränssnittet extremt likt Microsoft Office och andra kontorssviter ner till menyerna som File och Edit.
Om du behöver mer hjälp med att använda Google Docs (nu Google Drive) kan du läsa dokumentation.
Andra användbara länkar:
- Hur man öppnar webbdokument direkt i Google Dokument Så här öppnar du webbdokument direkt i Google Dokument Läs mer
- Hur man använder Google Docs som ett snyggt undersökningsverktyg Hur man använder Google Docs som ett verktyg för slickundersökningar Läs mer
- Hur man harmoniskt arbetar med Google Dokument från Microsoft Outlook Hur man arbetar harmoniskt med Google Dokument från Microsoft Outlook Läs mer
- Google Docs ritverktyg underlättar samarbete Google Docs Draw Tool gör det enklare att samarbeta Läs mer
Kalender
Det här är vad du ser när du loggar in på Google Kalender:
Du kan enkelt navigera och ändra vyer genom att klicka på de märkta knapparna.
Det är möjligt att skapa och visa flera kalendrar. Klicka bara på "Lägg till" under "Mina kalendrar", ange dina detaljer och klicka på "Skapa kalender".
Det är också möjligt att lägga till kalendrar som tillhör andra människor genom att klicka på "Lägg till" under "Andra kalendrar". Här har du möjlighet att bläddra bland intressanta offentliga kalendrar, lägga till andra användares kalendrar för din webbplats eller ange en URL.
Du kan också dela din kalender genom att klicka på triangeln bredvid kalendern under "Mina kalendrar" och klicka på "Dela den här kalendern". Du blir ombedd att ange önskad e-postadress. Detta skickar en inbjudan till den adressen via e-post, så att de kan se kalendern eller lägga till den i deras "andra kalendrar" -lista om de använder Gcal.
Det är enkelt att skapa en ny händelse: klicka bara på "Skapa händelse". Det här är vad du ser:
När du har sparat den här händelsen kommer den direkt att dyka upp i din kalender samt kalendrarna till någon annan som du har delat din kalender med.
Andra användbara länkar:
- Glöm aldrig din Facebook-väns födelsedag med fbCal Glöm aldrig din Facebook-väns födelsedag med fbCal Läs mer
- Hur och varför man synkroniserar Mac OS X iCal med Google Kalender Hur man synkroniserar iCal med Google Kalender på Mac Läs mer
- 10 fantastiska Google Kalender-funktioner du bör prova 10 fantastiska funktioner i Google Kalender som du bör prova Läs mer
- Hur man ställer in Mozilla Sunbird som en stationär klient för Google Kalender Så här ställer du in Mozilla Sunbird som en stationär klient för Google Kalender Läs mer
- 5 användbara Greasemonkey-skript för att förbättra Google Kalender 5 användbara Greasemonkey-skript för att förbättra Google Kalender Läs mer
Där har du det - Google Apps på din domän. Vi har konfigurerat Gmail, Gdocs och Gcal på din webbplats. Vi har gett dig din egen e-postadress baserad på din webbplats domän, och såg till att alla e-postmeddelanden till din webbplats kommer till dig, även om avsändaren har felstavat adressen.
Men det är inte slutet! Vi har börjat med Google Apps men det finns så mycket mer som du kan göra med Googles gratistjänst. Jag kommer att prata om dessa lite mer, men det måste vänta tills en annan tid.
Under tiden finns det många användbara länkar på MakeUseOf-webbplatsen för att hålla dig upptagen! Se till att du tittar:
- Hur du skapar korta webbadresser på din domän med Google Apps Hur du skapar korta URL: er på din domän med Google Apps Läs mer
- Hur du ställer in e-post på din egen domän med Google Apps Hur du ställer in e-post på din egen domän med Google AppsOm du driver din egen webbplats eller en självhostad blogg är det en bra idé att ha ett e-postmeddelande som delar dess domän. Detta ger mer trovärdighet till din webbplats och gör det tydligt att människor ... Läs mer
- Google Apps: Använd smeknamn och fånga alla för att undvika skräppost Google Apps: Använd smeknamn och fånga alla för att undvika skräppostAnvänder du Google Apps för e-post på din domän? Du kommer att vilja lära dig dessa två trick, som ger dig tillgång till så många inkommande e-postadresser du kan behöva utan att skapa nya ... Läs mer
Guide publicerad: juni 2011
