6 sätt att garantera att förolämpa, ilska och irritera med varje e-post du skickar

Annons

E-postmeddelanden är tuffa. Det är verkligen svårt att komma över vad du verkligen vill säga i ett e-postmeddelande, och halva tiden kommer folk nästan alltid att missförstå dig. Mycket av problemet beror på att de personer du skriver till inte kan se ditt ansikte. De kan inte se leendet i ditt ansikte, och du kan inte se uttrycket i deras ansikte - det naturliga mänsklig förmåga att förstå känslor i ord genom ansiktsuttryck är helt ogiltigt i ett e-post.

Så vad kan ersätta ansiktsuttryck och röstton? Hur får du effektivt fram ditt meddelande utan att få alla dina vänner eller alla på kontoret kungat av dig?

Författaren Peter Drucker skrev en gång, ”Det viktigaste i kommunikationen är att höra vad som inte sägs”. Jag skulle gå ett steg längre än så och säga att det viktigaste med att skicka ett e-postmeddelande är att klargöra precis så att mottagaren inte hör vad som inte sägs. Det som faktiskt orsakar de flesta problem med e-postkommunikation är när personen som tar emot e-postmeddelandet tolkar alla typer av fruktansvärda saker som du antydde, även om du bara har skrivit en enda linje.

Det är detta som leder till hat och missnöje. Det är detta som bygger förargelse. Detta är anledningen till att killen tvärs över bordet på morgonmötet blickar på dig, för att du hade skickat honom på ett e-postmeddelande som du skickade ut igår eftermiddag, och han tog det som en personlig attack.

Skapa din perfekta e-post

Här på MUO har vi behandlat mycket om den tekniska aspekten av att skicka e-post, till exempel skicka e-post anonymt Hur man skickar anonyma e-postmeddelanden: 5 snygga metoderAtt skicka ett anonymt e-postmeddelande är inte svårt. Och det finns legitima skäl att använda ett anonymt e-postkonto. Vi visar dig hur. Läs mer eller min e-postadress skicka e-post från Excel Så här skickar du e-postmeddelanden från ett Excel-kalkylblad med VBA-skriptVår kodmall hjälper dig att konfigurera automatiserade e-postmeddelanden från Excel med hjälp av Collaboration Data Objects (CDO) och VBA-skript. Läs mer . Men hur är det med känslosidan på e-post? Vad sägs om hur du stöter på i dina e-postmeddelanden och bättre sätt att presentera dig själv i det skrivna ordet som inte får alla så kryssade av dig hela tiden?

Det är inte utan en hel del smärta och lidande som jag kan stå här idag och säga att jag nu är i stånd att hjälpa. Jag har gjort nästan varje misstag som kan göras med e-post från och med de tidigaste dagarna kl college, när jag försökte starta en marknadsföring på flera nivåer genom att skicka e-post till alla campus. Inom en dag hade jag mitt konto stängt i 24 timmar och en stor, otäck varning från IBM: s stordatoradministratör om vad som definierar "skräppost".

Det var inte så mycket en lektion i e-postetikett, eftersom det var ett väckningsanrop att e-post verkligen kan få dig i problem om du hanterar fel. Genom åren har jag förolämpat människor, jag har förolämpats och jag har haft episka slash-and-burn-ordstrider med människor. Jag skulle vilja säga att någon vann - men ingen vinner någonsin. Det är därför jag står här idag och hoppas kunna hjälpa framtida legioner av den e-postmeddelandepublicera att förbereda dessa e-postmeddelanden innan jag klickar på skicka-knappen.

1. Skickar en roman

En av mina första skyldiga synder när jag först började arbeta som ingenjör var att jag nästan alltid skulle skriva e-postmeddelanden som sträckte sig över tre eller fyra stycken. Anledningen var inte bara för att jag kan skriva ganska snabbt, utan för att jag alltid kände att om jag lämnade några detaljer skulle folk inte riktigt förstå vad jag pratade om. Det kan till viss del vara sant - och vi kommer till e-postmeddelanden som är för korta om en minut - men det finns något att säga för enkelhetens skull.

När du skriver så komplicerade e-postmeddelanden misslyckas du med att få meddelandet över på olika sätt. Först, det faktum att du skrev så mycket innebär för personen att du har liten respekt för deras tid, och om du gör det för ofta är du säker på att bli irriterad. För det andra, medan ett 500-ord e-post organiserat i flera stycken är mycket meningsfullt att du, du förmodligen förvirrar alla - och ger dem en migrän.

Om du är en smed och tenderar att skriva över, gå alltid tillbaka och börja arbeta med att "hugga upp" dessa meningar. Ta fram nya och kreativa sätt att förkorta dem, eller kanske kan du ta bort dem helt. Du kanske erbjuder alltför mycket information. Berätta vad de gör behöver att veta, inte vad du vill att de ska veta du känna till. Du vet?

2. Skickar en e-ord med två ord

Det motsatta brottet mot det nya e-postmeddelandet är e-postmeddelanden med ett eller två ord som inte förklarar något alls. Det liknar när jag frågar mina barn vid middagsbordet, "Så hur var din dag?”Efter ett ögonblick, ett motvilligt svar, "Bra.”Inte säker på varför jag ens bryr mig, trycker jag på. “Vad gjorde du, något kul?”Det oundvikliga svaret, "Nej inte direkt.”

Jag förstår ärligt talat varför vissa inte ens bry sig om att använda e-post. Om du har tur kommer ett e-postmeddelande från den här personen att innehålla en enda fullständig mening. Om du är olycklig kommer personen att be dig att göra något för dem, men inte bry sig om att förklara exakt vad de vill att du ska göra. Det är på samma sätt som att skicka ett nödmeddelande via en radio när du är förlorad mitt i vildmarken och inte informera räddningsbesättningen vad dina koordinater är.

Det är oerhört frustrerande, för människor måste kämpa för att förstå vad i jorden du pratar om. Ännu värre kan du faktiskt tvinga dem att slösa bort tid på att svara på din e-post, bara för att be dig utarbeta lite mer.

Jag misstänker att de flesta med detta problem skriver så korta e-postmeddelanden eftersom att skriva är en så omsorgsfull övning. Inte alla kan skriva över 60 till 70 ord per minut, så du måste ha lite sympati för den här gruppen.

3. Skicka en massmeddelanden e-post för en person

Vill du verkligen kryssa av för folk? Skicka en massmeddelande till alla på ditt kontor helt enkelt för att berätta en enda person för något de gjorde fel. Jag kallar detta för "allmän förnedring". Vanligtvis kanske alla på kontoret redan vet att en viss person gjorde ett misstag, men chefen kan inte lämna det i fred. Så de skickar ut en massmeddelande till alla som förklarar i stor och skummel detalj varför en viss åtgärd är så fel att göra, eller varför just det misstaget är så dåligt.

Jag måste erkänna att jag i några av mina ledningsroller i det förflutna gled in i detta beteende. Jag har sett andra kollegor av mig göra det också. Det är ett enkelt misstag att göra, eftersom du kanske vill se till att alla andra du hanterar inte gör samma misstag. Verkligheten är att om alla redan vet om det, förnedras personen som gjorde misstaget. Om de inte vet om det, är alla förvirrade och osäkra på om du pratar om dem eller inte.

Gör det enkelt - prata om det specifika problemet med personen som gjorde misstaget. Sedan, om du känner att det är tillräckligt viktigt för alla, skicka ett meddelande men låt det låta som om det bara är en allmän "FYI" som skickas ner från högre ledning - detta tar bort den anklagande tonen och gör den mindre personlig.

4. Använda dramatiska adverb

Ett annat mycket vanligt beteende i e-postmeddelanden - vanligtvis från människor som brinner för sitt arbete i allmänhet eller om ett specifikt projekt som diskuteras. Detta beteende är överanvändning av mycket dramatiska adverb. Meningar som, ”Den designen är bara hemskt fel"Eller"Den metoden är smärtsamt vag ” tjänar bara till att introducera känslor i diskussionen.

När du tittar på dessa meningar utan adverb, kan du se hur mycket mer affärsmässiga - och mycket mindre antagonistiska - de är. Annars stöter du bara på som en alltför dramatisk, bortskämd brat.

Prova det utan adverbs. Den designen är fel. Den metoden är vag.

Det kanske inte behagar mottagaren - men det attackerar inte heller dem och sätter dem i defensiven. Det är mer professionellt, och du kanske faktiskt kan skicka dig själv som en vuxen vuxen, även om du inte håller med någon.

5. Överanvändning av passiv röst

Det var faktiskt förrän sent i min skrivkarriär att jag verkligen, verkligen lärde mig och förståde den passiva rösten. Problemet med att lära sig om det är att du börjar se det överallt. En av de vanligaste användningarna av passiv röst är i e-post, eftersom den passiva rösten tillåter en person att skilja sig från en handling.

Istället för att säga, "Jag körde klienten till flygplatsen ”, som lägger ansvaret direkt på dina axlar, kan du istället skriva, "Klienten fördes till flygplatsen. ”

Detta är ett vanligt beteende hos människor som är nervösa för att ta ansvar för nästan vad som helst, för om något går fel, vill de inte skyllas. Det är samma personer som klagar när risktagarna - de som tar ansvar för att få saker gjort - får erkännande eller kampanjer. Sanningen är att folk ser genom den passiva rösten i e-postmeddelanden. Om du är klar med en uppgift eller uppnått ett mål, var inte rädd för att ta kredit!

6. Klappar dig själv på baksidan

Konstigt nog är det motsatta extrema av de människor som använder passiv röst i e-post hela tiden, de människor som nästan alltid skriver om allt i första person. När du läser deras e-post skulle du tro att ett projekt inte var en gruppinsats, det var en personlig prestation. Du skulle tro att personen som skickade e-postmeddelandet gjorde absolut allt arbete!

Hur känner du igen dessa e-postmeddelanden? Räkna förekomsten av ordet "jag".

När du läser ett e-postmeddelande från den här typen av person är det tydligt att de känner att hela världen kretsar kring dem, och att alla borde ge dem ständiga kudos för allt det arbete de har på egen hand skicklig. Dessa e-postmeddelanden lämnar alltid lagkamrater att känna sig nedslagen och helt uppskattade. Denna strategi är snabbspåret till ilska och isolering från dina kamrater.

Jag är säker på att det finns många andra typer av e-postmeddelanden som verkligen irriterar och kränker människor. Jag slår vad om att du också har din egen lista! Vilka slags e-postmeddelanden gör dig verkligen avskräckt? Vilka typer är dina husdjur peeves? Dela dina tankar i kommentarerna nedan.

Bildkredit: Koncentrerad affärsman via Shutterstock, Matematikformel via Shutterstock, Ung affärskvinna via Shutterstock, Uttrycksfull Senior via Shutterstock, Militärbarn via Shutterstock, Skam via Shutterstock