Tips & mallar för att skapa ett arbetsschema i Excel

Annons

Att skapa ett arbetsschema är inte lätt. Oavsett om ditt team av anställda är så stort som några dussin eller så litet som en handfull, är det tufft att hitta ett sätt att passa alla timmar, träffa minima och göra teamet lyckligt. Lyckligtvis kan Excel hjälpa till att göra det till massa lättare.

Excel-mallar En Excel-mall för varje tillfälleHoppa över den branta inlärningskurvan och sortera ditt liv med kraften i Excel-mallar. Vi har sammanställt ett urval av autouppdateringsmallar för att spåra budgetar, hantera projekt och mer. Läs mer förblir ett av de mest användbara verktygen i datorhistoriken. De är fantastiska för hantera uppgifter och projekt 10 kraftfulla Excel-projekthanteringsmallar för spårningGratis projekthanteringsmallar är de bästa. Skaffa dessa viktiga Microsoft Excel-kalkylbladmallar för att spåra alla projekt. Läs mer , hålla finanserna i ordning 15 mallar för Excel-kalkylblad för att hantera dina finanserHåll alltid reda på din ekonomiska hälsa. Dessa gratis Excel-kalkylbladmallar är de verktyg du behöver för att hantera dina pengar. Läs mer

, spåra fitness framsteg 10 Excel-mallar för att spåra din hälsa och fitness Läs mer , och bara förblir organiserad i allmänhet 10 otroligt användbara kalkylbladmallar för att organisera ditt livÄr ditt liv ett rör av missade tidsfrister, glömd shopping och trasiga åtaganden? Det låter som du behöver bli organiserad. Läs mer - men schemaläggning är ett område där Excel verkligen skiner.

5 Viktiga tips när du gör ett schema

Följ följande överväganden innan du dyker in i den faktiska schemaläggningsprocessen. De kommer att underlätta hela processen och minska mängden stress som uppstår på dig. Schemaläggning kommer aldrig att vara lätt, men det behöver inte vara en mardröm.

Vet din anställdes preferenser. Vilken typ av inställningar du kan ta hänsyn till när schemaläggning kommer att skilja sig från fält till fält (t.ex. detaljhandel vs. lager), men det är viktigt att åtminstone försöka ta emot dina arbetare.

Har vissa anställda en lutning mot morgnar? Eller kanske kvällar? Hur många timmar vill varje anställd per vecka? Finns det några tidsbegränsningar, till exempel en ovilja att arbeta på söndagar? Har vissa anställda synergi och kompatibilitet?

Du rymmer inte alla, men det är ett bra mål att skjuta på för det kan förbättra produktiviteten och atmosfären - men viktigast av allt kommer det att bygga förtroende och förtroende går hand i hand med respekt.

Spåra anställdas frånvarofrågor. Som om det inte var tillräckligt svårt att jonglera med alla anställdas preferenser, finns det tidskänsliga problem som dyker upp då och då. Till exempel behöver någon några dagar för att ta en semester eller att sörja en förlorad familjemedlem.

Lyckligtvis kan detta hållas enkelt genom att använda en mångsidigt verktyg som Google Kalender 10 fantastiska funktioner i Google Kalender som du bör prova Läs mer eller a kalender plugin för Thunderbird 5 tillägg för att lägga till kalendrar och uppgiftshanterare till Thunderbird 3 Läs mer . En kvalitet att göra-lista-app som Todoist (skäl att uppgradera till Todoist Pro Hur mycket mer produktiv är ToDoist Premium? Här är 6 goda skäl att uppgraderaJag fortsatte att använda ToDoist gratis ett tag. Men fortsatte att möta saker jag ville göra och inte kunde. E-postpåminnelser. Lägga till anteckningar till uppgiften. Saker som verkligen skulle lägga till en hel del ... Läs mer ), WorkFlowy (vår WorkFlowy-recension Zen-stillistning och projektledning med WorkFlowy Läs mer ), eller Wunderlist (vår Wunderlist granskning Wunderlist: Enkel att använda, mångsidig & plattform för att göra-listhanterare Läs mer ) kan också fungera bra.

Gör schemat i förväg. Uppenbarligen kan du inte klara det för långt före tiden om situationer förändras, men undvik definitivt att vänta tills dagen innan. En bra tumregel är ungefär en vecka i förväg.

Om bara förhalning var så lätt att slå, eller hur? Alla kämpar för att få saker gjorda till en viss grad, varför vi har skrivit mycket om strategier för anti-procrastination 5 Förhalningsstrategier för att bli mer produktiva Läs mer , undvika distraktioner på Internet 6 tips Förhindra internetförhalningJag är en mästare i förhalning. Kanske är du också. Det finns miljoner människor som lider av förkrossande förhalning och det är en verklig dränering för produktivitet och effektivitet. Det konstiga är att många av ... Läs mer , och verkligen övervinna förhalning Hur man slutar förhala: Den enda nyårsupplösningen du bör ställa inKick vanan att utskjuta och börja vidta åtgärder utan att vänta på rätt tid. Att stoppa förhalning är den enda nyårsupplösningen du behöver. Här är varför. Läs mer .

Genom att göra dina scheman i förväg, ger du dig själv lite andningsrum om plötsliga förändringar behöver göras.

Tilldela de viktigaste skiften först. Med "viktigast" menar vi "icke-förhandlingsbart". Om någon absolut behöver arbeta en viss skift, fyll den först och ställ den i sten. När alla nödvändiga skift har fyllts är det lättare att blanda och matcha de återstående skiftarna med tillgängliga anställda.

Och alltid ha minst en beredskap i åtanke. Helst skulle du skapa flera scheman (t.ex. plan A, plan B osv.) Men det kan ta mycket tid, så på minst bör du identifiera de anställda som troligen kommer att falla igenom och ha en säkerhetsplan om de skulle göra det do.

Gör schemat lättillgängligt. Att låta dina arbetare se schemat i förväg är bra av två skäl: de kan påpeka eventuella fel och de kommer att uppskatta heads up så att de kan planera sina egna veckor runt schemat.

Eftersom vi kommer att använda Excel-mallar för att skapa våra arbetsscheman är det föredragna alternativet att ladda upp dem direkt till Google Drive Google Drive-inloggning och fildelning enkeltGoogle Drive är en molnlagrings- och onlinekontortjänst som har 15 GB gratis lagring och geniala samarbetsalternativ. Vi visar hur du får åtkomst till den och delar dokument med andra. Läs mer . Det kommer att konverteras till Googles kalkylbladalternativ Excel vs. Google Sheets: Vilken är bättre för dig?Behöver du verkligen Excel? Både stationära och onlinelösningar har sina fördelar. Om du har problem med att välja mellan Excel och Google Sheets för att hantera dina kalkylark, låt oss hjälpa dig att bestämma. Läs mer och låter dig dela det så att andra kan se. Följ dessa tips för samarbetande Google-ark 5 Google Sheets-inställningar viktiga för teamarbeteGoogle Sheets har fler funktioner för att stödja insamling och bearbetning av kollektiva data än du kanske tror. Vi presenterar Google Sheets-funktioner och funktioner som är viktiga för gruppprojekt. Läs mer om du är ny på det.

Och oroa dig inte för säkerheten. Om du inte hanterar regeringshemligheter, Google Sheets är tillräckligt säkert Hur säkra är dina dokument i Google Drive? Läs mer för vardagliga användare som du och jag.

Gratis nedladdningar för Excel-mallar

Med dessa tips ur vägen, här är en handfull fantastiska Excel-mallar utformade specifikt för att hjälpa arbetsgivare planera ut arbetstagares scheman för veckan. Det kommer fortfarande att vara hårt arbete, men mycket enklare om du använder en av dessa mallar.

Mallar finns tillgängliga som XLSX-filer för Excel 2007 och senare versioner.

Omfattande arbetsskiftschema

Detta arbetsskift schema av Spreadsheet123 är en av de mer omfattande mallarna där ute. Det är tillräckligt bra att konkurrera med något av schemaläggningsprogramvaran som är tillgänglig för nedladdning på webben, men på något sätt är den här mallen helt gratis.

När du öppnar det hittar du olika blad för: anställda register, arbetsskift schema, tidskort, lön budget, närvaro, beläggning, inställningar och hjälp. Hjälparket är en minidutorial som visar hur du kommer igång med schemat.

Ärligt talat rekommenderar vi den här. Vi har ett par andra förslag nedanför detta, men ingen är lika bra och du bör bara kontrollera dem om den här är alltför komplicerad för vad du vill göra (vilket verkligen är giltigt klagomål).

Ladda ner:Arbetsskiftschema

Veckoskiftschema

Det här veckoskiftet schemat av Företagsledningssystem kanske inte är lika omfattande som ovan, men det är bra för mindre team. Det är enklare, vilket betyder att det är lättare att lära sig och lättare att använda. Rekommenderas starkt för dig som vill ha en vägplanerare.

Det levereras med tre ark: schema, skift och anställda. Allt du behöver göra är att lista dina anställda och deras timpriser i medarbetararket. Definiera sedan starttid och sluttid för varje tillgängligt skift i skiftarket. Därefter blir det automatiserade schemaet självförklarande.

Den enda nackdelen är att det bara kan gå upp till 20 anställda och 9 definierade skift, vilket gör det bra för små och medelstora verksamheter, men otroligt för större företag.

Ladda ner:Medarbetares schema

Dagligt skiftschema

Du behöver kanske inte alla de automatiserade klockorna och visselpiporna som följer med de två mallarna som nämns ovan. Kanske föredrar du att göra saker så manuellt som möjligt och allt du behöver är ett riktigt grundläggande schema att tänka på. Om så är fallet, använd den som tillhandahålls av Vertex42.

Den här mallen gör det inte några arbeta alls. Dess enda syfte är att ge dig ett förutbestämt schema som du kan fylla i för hand. När du är klar kan du skriva ut det (eller ladda upp det online) så att alla kan se det, och det är lätt nog att börja om igen varje vecka.

Ladda ner:Skift schema mall

Excel gör ditt liv lättare ännu en gång

Känn dig fri att ändra dessa mallar efter dina behov, om de inte är helt perfekta för dig (så länge du inte distribuerar dem). Om du vill anpassa men inte vet var du ska börja rekommenderar vi lära sig Excel-formler Behöver du hjälp med Excel-formler? 7 resurser att konsulteraExcel är kalkylbladets guldstandard. Om du måste använda Excel och ändå måste bekanta dig med det kommer dessa resurser snabbt att introducera dig till grunderna och mer. Läs mer först.

Och innan du skriver ut dina färdiga scheman, kolla in dessa tips för utskrift av Excel-ark 7 Tips för Excel-utskrift: Hur du skriver ut ditt kalkylblad steg för stegHar du problem med att skriva ut från Microsoft Excel? Den här guiden visar dig hur du skriver ut ett Excel-kalkylblad perfekt. Läs mer för att se till att allt kommer ut ordentligt.

Vilken mall är din favorit? Missade vi några bra? Har du några tips eller tricks för att schemalägga dina anställda? Dela med oss ​​i kommentarerna nedan!

Bildkrediter: Veckoplan av Andrey_Popov via Shutterstock, Schemaläggningsuppgifter av faithie via Shutterstock, Arbetsstationillustration av faithie via Shutterstock, Tomt schema av xtock via Shutterstock