Annons
Det finns många saker jag inte gillar med Microsoft Word, men det finns många fler saker jag älskar med det. Speciellt gillar jag hur flexibla ritverktygen är, de inkluderade mallarna för saker som bokstäver och återupptar, och mest av allt älskar jag förmågan att automatisera många av de uppgifter du gör ofta. En av dessa uppgifter är att skicka rapporter eller e-postmeddelanden.
De flesta av oss står inför ett jobb där du måste skicka en rapport till ett helt team. Det som förvärrar detta ibland är att du måste skicka individuellt anpassade e-postmeddelanden till varje person med specifik information om dem. Kanske är 80 till 90% av språket detsamma, men att 10 eller 20% specifikt för personen är unik - så du befinner dig spendera timmar på att skriva upp e-post efter e-post.
Skicka automatiserade e-postmeddelanden
Förr, Jag skrev om hur Hur man gör att Google Analytics fungerar för dig med e-postrapporter Läs mer du kan automatisera Google Analytics för att skicka ut schemalagda rapporter, som du sedan kan vidarebefordra till din chef eller klient. Men den automatiseringsform som jag ska visa dig idag är lite annorlunda. Istället för att producera informationen åt dig kommer Word automatiskt att fylla i informationen om personen på din kontaktlista, samtidigt som du snabbt kan fylla i de uppgifter eller information som du vill skicka till den person. Det här gör att e-postmeddelandet känns personligt och direkt, men samtidigt lägger du inte timmar på att skriva upp tiotals eller hundratals personliga, direkta e-postmeddelanden.
För att komma igång, i Word (i mina exempel är det Word 2007), klicka på "utskickOch klicka sedan på "Starta e-postfusion.”
Guiden är inte nödvändig, men den är trevlig eftersom den hjälper dig att komma ihåg allt du behöver göra. Välj först en mall som du vill använda för din generiska rapport.
Word har många bra stilar och layouter. När du väljer din mall klickar du bara på OK. Nu är hela rapporten skriven för dig, allt du behöver göra är att fylla i texten. När det gäller datumet, se till att välja "idag" så att dokumentet alltid använder dagens datum varje gång du återskapar det senare.
När du väljer din mottagarlista för att ta emot dessa e-postmeddelanden kan du använda ditt nuvarande Outlook kontakter, en aktuell kontaktlista som du har exporterat från någon annanstans eller skapa en ny lista med kontakter.
I mitt exempel har jag valt mottagare från mina nuvarande Outlook-kontakter.
Nu när du har valt dina mottagare ska du berätta för dokumentet vilken information som ska dras ut från kontaktinformationen och automatiskt bädda in i rapporten. Du gör detta genom att klicka på "Sätt i fusionsfält" knapp.
Till exempel skapar jag en rapport om en specifik webbplats för en klient, så jag har definierat den webbplatsen i deras kontaktuppgifter, och här ber jag Word att använda den webbadressen i rapporten.
Om du använder Outlook, glöm inte att Outlook-kontakter erbjuder användarfält, där du kan infoga all information du vill ha för den personen.
Detta är användbart när informationen du vill bädda in för den personen inte hittas i fälten Kontaktlista.
Det coolaste med Microsoft Word Mailings är att du i grunden skapar "fyllningsfält" för de delar av rapporten som är unika för varje person.
Så när du skriver det generiska meddelandet och kommer till en plats där du måste skriva något som skulle ha specifika data som är relevanta för den personen, klicka bara på "regler”Och välj“Fyll i“. Här kan du definiera snabbfrågan och ett standardsvar. Vad som händer är när du laddar in ditt automatiserade dokument, det uppmanar dig att fylla i varje enskilt av fyllningsfält för varje mottagare.
När du är klar med att skapa din automatiska e-post kommer ditt dokument att bestå av några fält som automatiskt fylla i baserat på mottagarens kontaktinformation och andra fält kommer att fyllas i baserat på det du har angett för information.
För varje dokument kan du snabbt skicka ut e-postrapporten från Word genom att klicka på Outlook-knappen längst upp till höger på skärmen och välja "Skicka epost”(Eller skicka som PDF-bilaga), så är du klar!
Med den här tekniken kommer du att minska ditt korrespondensarbete med minst 50% eller mer. Framifrån kommer det att ta dig lite tid att få dokumentet att konfigureras perfekt, men varje vecka eller månad som du behöver utfärda rapporten kommer du att vara mycket glad att du försöker göra det.
Ge Microsoft Word Mailings en bild och låt oss veta hur det gick. Sparade det dig tid? Dela dina egna erfarenheter med det i kommentarerna nedan!
Bildkredit: klix på sxc.hu
Ryan har en kandidatexamen i elektroteknik. Han har arbetat 13 år inom automationsteknik, 5 år inom IT och är nu en applikationsingenjör. Han var tidigare chefredaktör för MakeUseOf och talade vid nationella konferenser om datavisualisering och har varit med på nationell TV och radio.
