Rätt sätt att ta lite tid... & inte bli bränd vid återinträde

Annons

Min fru säger alltid att vi måste åka bort på en avkopplande resa - utan smartphones, iPad och bärbar dator - och jag skrattar alltid åt henne.

Det handlar inte bara om att stänga av telefonen, packa en påse och gå till havet med din hink och spade. Om du arbetar online och har e-postmeddelanden, tweets, Facebook-meddelanden och röstmeddelanden från Skype som kommer ut ur dina öron, måste du förbereda månader i förväg, om du vill återgå till en sund arbetsmiljö. Annars håller den uppdaterade semesterkänslan inte ens förrän lunch på din första dag tillbaka.

Så hur kan vi göra det lättare för oss själva när vi återvänder? Enkel. Du följer "processen".

Processen

Innan du lämnar….

Jag tycker att det är bäst att schemalägga min semester 3-6 månader i förväg (även om min nästa semester i februari 2015 var planerad ett år i förväg, så det kan variera i vissa fall. Men 3-6 månader räcker normalt för att informera alla om att du kommer att vara borta.

Nyckeln till online förnuft när du återvänder är att se till att dina kollegor, familj, nära bekanta, etc., alla vet att du är borta under en viss tidsperiod. Detta kommer förhoppningsvis att göra att de inte skickar e-postmeddelanden när du är ute och kastar i solen med de infödda och dricker rumslag med ett litet paraply.

Men människor är människor, de kommer att glömma. Så du ska inte berätta för dem 6 månader innan du går och förväntar dig att de kommer ihåg. Ett flitigt få kanske markerar det i sina kalendrar, men du bör fortfarande anta att det kommer att passera de schweiziska ostminnena hos alla du skickar e-post och som skickar tillbaka dig.

Så när du bokar din smutsiga semester i solen, maila omedelbart viktiga arbetsrelaterade personer och ge dem datumen du är borta.

Vid denna tidpunkt måste du börja planera ditt arbetsschema sedan dess till dagen innan du åker. Stänger du av nya arbetserbjudanden? Kan du få alla utestående uppdrag klar i tid? Ta fram kalendern och räkna upp ditt schema fram till avresedagen. Se till att alla dina utestående åtaganden tas om hand innan planet tar fart, så att du kan avgå med en ren skiffer.

Då påminner människor en gång i månaden, varje månad igen. Bara en påminnelse. Försök att få den borrade i deras skalar som du ska.

4 veckor innan du åker

Det är dags att sätta på den autosvararen för semestern. Det kommer att svara på alla inkommande post och det ska se ut så här.

Familj, vänner, kollegor, bekanta,

Jag avgår snart till en efterfrågad semester från DATE till DATE. Under den här tiden kommer jag att vara det offline och helt otillgänglig. Så under de angivna tidsperioderna, skicka INTE mig någon e-post om något ämne. Om du gör det, din e-post kommer inte att besvaras eftersom jag kommer att vara borta från datorn och inte kontrollera e-post.

Håll meddelandet igång till och under din semester. Om du har en kollega som kan ta hand om några av e-postmeddelandena, lägg till deras namn, e-postadress och eventuellt telefonnummer till meddelandet. Avsluta annars med "Jag kommer att besvara alla e-postmeddelanden när jag kommer tillbaka“.

24 timmar innan du ska lämna ...

Ställ in ett filter för att vidarebefordra ALL post från inkorgen till en etikett (vissa människor rekommenderar att du skickar all post, men för mig är det lite extremt). Bara låt den omdirigeras oläst till en etikett.

Hur avleder du allt till en etikett? Enkelt, tänk på ett ord som aldrig skulle dyka upp i någon av dina e-postmeddelanden och gå till "filter”I dina inställningar, släpp till botten av skärmen och välj"skapa ett nytt filter”(Förutsatt att du använder Gmail. Andra e-postleverantörer har något liknande).

Så i mitt exempel har jag bestämt att "pizzaface”Kommer ALDRIG att dyka upp i min e-post (cue, massor av pizzaface-e-post från mina kollegor). Så lägg ditt magiska ord i fältet "har inte“. Välj en mapp för alla inkommande e-postmeddelanden (som förhoppningsvis inte borde vara mycket) och skapa filter. Mycket bra min unga Jedi. Du känner kraften.

Använd nu de senaste 24 timmarna, mellan förpacknings- och efterbehandlingsuppdrag, för att försöka uppnå Inbox Zero Behåll Inbox Zero Daily med detta flödesschemaPersonligen försöker jag upprätthålla Inbox Zero trots att jag har fått över 500 e-postmeddelanden dagligen. Det är noll olästa e-postmeddelanden - det stämmer, jag adresserar varje e-postmeddelande som skickas till mig varje morgon. Och lita ... Läs mer . Ja, det mytiska tillståndet att vara. Förutom att det inte riktigt är en myt eftersom det verkligen är möjligt om du fokuserar på varje e-post i inkorgen och fattar ett beslut om det. Boomerang (som jag använder varje dag - läs vår recension på Boomerang Planera e-postmeddelanden som ska skickas senare med Boomerang för Gmail i ChromeGmail är ett genialt verktyg för att hantera e-postmeddelanden. Mycket av det som saknas per standard täcks av Gmail Labs-appar eller webbläsartillägg. Boomerang är ett webbläsartillägg tillgängligt för Chrome som låter ... Läs mer ) är ett fantastiskt verktyg för att få e-post att försvinna och komma tillbaka på framtida datum. Om du använder det, schemalägg allt för att komma tillbaka två dagarefter du återvänder. Förvirrad? Jag förklarar det senare.

Du åker nu till din semester. Har du solkräm? Kontrollera. Riktigt högt och pinsamt Hawaii-tröja? Kontrollera. Lämnade smarttelefonen, surfplattan, bärbara datorn och internetpinnen hemma? Bra försök. Lägg tillbaka den. Och datorn också. Det behöver inte följa med dig.

Vi ses om två veckor.

2 veckor senare….

Du är tillbaka! Hur var det? Vad, det regnade hela dagen, varje dag? Det är vad som händer när du köper en semesterpaket till Skottland.

Jag rekommenderar starkt att spendera ytterligare en dag på semester borta från datorn tills du har flyttat hemma igen. Få din packning klar, tvätt osv. Internet kan vänta en annan dag.

24 timmar senare - D-Day

Så, precis som astronauterna som kommer kraschar ner till jorden, låt oss få dig in i den galna tumultiga världen av e-postmeddelanden, tweets och Facebook-meddelanden. Du måste göra det försiktigt men annars kommer du att gå in i ett allvarligt tillstånd av "aggressium computerum“.

Twitter

Det är enkelt att komma in på Twitter igen. Börja med det senaste meddelandet och försök inte ens läsa orderstocken. Annars kommer du vara där till nästa semester.

Och se det numret bredvid meddelandena? Om du är någon som nämns mycket på Twitter (det gör jag på grund av Coola webbplatser och verktyg), då kommer antalet "aviseringar" att vara ganska högt om du inte har kontrollerat det på ett tag. Ta bara bort numret och gå vidare. Om någon verkligen vill prata med dig kan de skicka meddelandet igen.

Facebook

Återigen, med Facebook, bry dig inte om att läsa statusmeddelanden för alla de senaste två veckorna. Det kommer att ta åldrar. Fokusera bara på att svara på dina Facebook Messenger-meddelanden.

Allt bra här, gå med.

E-post

Nu kommer vi till biggie. Kommer du ihåg hur jag sa till dig att vidarebefordra allt e-postmeddelande till en etikett och att schemalägga dina e-postmeddelanden så att de kommer tillbaka två dagar senare? OK, låt oss gå igenom det.

Att schemalägga e-postmeddelandet för att komma tillbaka två dagar efter att du kommer tillbaka, säkerställer att du får en extra ledig dag att tvätta din undies, och ytterligare en dag framför datorn med en underbar magisk Inbox Zero, för att underlätta igen gradvis. Allt e-postmeddelande finns i en annan mapp som du kan gå igenom när du vill. Så gå vidare och radera det filtret så att all framtida ny e-post kommer tillbaka till inkorgen. Och stäng av autosvararen för semestern.

Efter att ha raderat innehållet i skräppostmappen med ett klick, låt oss nu gå till mappen (där e-postmeddelandet dumpades). Förhoppningsvis kommer din familj och kollegor att följa din förfrågan och inte skickas via e-post. Detta bör lämna nyhetsbrev, fakturor och fakturor, och all skräppost som undkom spammfilterets kopplingar. Och alla dumma personer som ignorerade meddelandena och mailade dig ändå.

Du är uppenbarligen fri att göra vad du vill, men om det var jag skulle jag ta bort skräppost och nyhetsbrev och fokusera på "legitim e-post"

En vecka senare…..

Jag är så stressad!! Jag behöver en semester !!!

Och så fortsätter det….

Hur förbereder du ditt digitala liv för att åka på semester? Eller är du hopplöst ansluten till nätet 24/7?

Bildkrediter: Man skriver ombord - Shutterstock, Hund på stranden - Shutterstock, Nervös affärskvinna med en bärbar dator - Shutterstock, JaysonPhotography / Shutterstock.com, Stressad affärsman - Shutterstock