De 10 bästa metoderna som varje SharePoint -användare bör veta

SharePoint är en del av Microsoft 365 som låter dig hantera dokument och innehåll professionellt. Oavsett om du är en administratör eller en slutanvändare, så vet du och implementerar bästa praxis för att alla ska kunna använda innehållet utan problem.

I den här artikeln lär du dig hur du använder SharePoint mest effektivt.

1. Ge konsekvens till filnamn

Konsekvens är nyckeln till framgång, och det är sant även i fallet med SharePoint. Eftersom SharePoint kan lagra många dokument måste du ha konsekvens i filnamn.

Du kanske har märkt att vissa sökresultat innehåller oklara filnamn. Som ett resultat måste du öppna varje fil för att hitta önskad fil. Detta är ett mödosamt jobb och gör dig oproduktiv. Dessutom kan det bli nästan omöjligt att hitta rätt fil från tusentals dokument om olika lagkamrater följer olika namnstilar.

Relaterad: Vad är Microsoft SharePoint? Funktioner och fördelar med att använda den

Eftersom SharePoint är en delad plattform, så diskutera med andra för att välja en namnkonvention. Därför kan du och dina lagkamrater snabbt hitta alla filer eller dokument.

2. Tagga dokument

Trots att du följer en enda namnkonvention kan du ha problem med att hitta det dokument som krävs. För att Microsoft Search ska visa dig mer specifika och relevanta resultat, märk dina dokument. Märkning fungerar som genren för en film eller kanal i en tv -serie.

Det hjälper dig att hitta alla filer som tillhör samma kategori. För att lägga till en tagg, gå till ett bibliotek och lägg till ett nytt kategorifält som datum för skapande, senast ändrad, etc. Nu, för varje dokument, inkludera motsvarande data som fungerar som taggen. På så sätt får du exakta resultat från SharePoint.

3. Säkra dokument med låsfunktion

Säkerheten för SharePoint -data är inte bara beroende av IT -infrastrukturadministratörer. Som slutanvändare kan du också spela din roll genom att låsa dokument. Denna funktion säkerställer att ingen obehörig person kan göra några ändringar i delade filer eller dokument.

Genom att aktivera den inbyggda posthanteringsfunktionen kan du låsa och låsa upp ett dokument. SharePoint visar också en ikon bredvid namnet så att alla vet om dess specialstatus. Du kan lägga till den här inställningen i arbetsflödet som automatiskt låser dokumentet vid godkännande.

4. Kopiera listor och bibliotek snabbt

Att skapa en lista eller ett bibliotek, lägga till dess metadata, skapa vyer - hela processen med att skapa ett bibliotek eller en lista i SharePoint tar många timmar. Denna hektiska uppgift kan vara vardaglig om du måste bygga dessa listor eller bibliotek flera gånger.

Därför bör du veta att det är möjligt att kopiera listan från alla SharePoint -webbplatser med rätt åtkomst. Dessutom är kopieringsprocessen enkel och du kan kopiera nästan hela konfigurationen. Genom att kopiera formateringen för bibliotek eller listor kan du spara tid på det nya projektet.

5. Lär dig att återställa förlorade biblioteksdata

Oavsiktlig radering av avgörande data kan orsaka oåterkallelig skada på ditt team. Därför måste du känna till grunderna för att återställa raderade och förlorade data från ditt SharePoint -bibliotek.

Relaterad: Sätt att fixa OneDrive när du inte kan öppna dina filer

Om du vet detta behöver du inte vara beroende av någon annan för dataåterställning. Således sparar du tid och andra personer som kan arbeta med dig på denna icke-produktiva uppgift.

Skapa först en datarestaureringspolicy för SharePoint och tillämp den korrekt. Genom återställningsprocessen kan du återställa data under en viss period. Kom ihåg att återställning av data från en tidigare tid innebär att du kommer att förlora de ändringar du gjorde efter den tiden.

6. Hantera åtkomstbegäran

Tänk dig att du delade en länk med en kollega via e -post och lämnade för dagen. När den personen försöker öppna länken upptäcker de att de inte har tillgång till filen. Uppenbarligen kan de be om filåtkomst, men de har ingen aning om vem som kan dela godkännande och behandlingstid. Ibland kan flera teamwebbplatsägare få aviseringar om begäranden om åtkomst till filer.

Det är också möjligt att var och en av dem kommer att tro att andra kommer att acceptera förfrågan. Som ett resultat kan den person som bad om åtkomst aldrig få svar. För att undvika sådana problem kan du ställa in ett specifikt support -e -postmeddelande för att hantera sådana förfrågningar.

7. Begränsa bibliotekstillstånd

Masstillstånd för att komma åt biblioteket är skadligt för datasäkerheten. För att undvika sådana scenarier måste du begränsa åtkomsten till biblioteket på alla SharePoint -webbplatser.

Om du har bibliotek som bara HR -teamet behöver komma åt kan du begränsa andra från att komma åt den SharePoint -webbplatsen. För det, namnge biblioteket och nämna dess speciella status i beskrivningen.

8. Använd hubbplatser för att kategorisera gruppsajter

Det kan vara utmanande att hitta webbplatser av liknande kategorier från hela samlingen av SharePoint -webbplatser. Du kan dock gruppera liknande eller relaterade webbplatser via en virtuell grupp som heter hub -platser.

Om du till exempel behöver dela en webbplats från varje projekt med dina kunder kan du skapa en navplats och gruppera alla webbplatser i den. Därmed blir lokalisering och delning av liknande webbplatser sömlös och mindre tidskrävande för alla.

9. Vet när du ska använda olika typer av webbplatser

När du använder SharePoint stöter du på två stora webbplatsmallar. Dessa kallas teamplatsen och kommunikationsplatsen. Båda typerna har olika användning, och du måste välja en av dessa baserat på ditt projekt.

Om du vill dela ett tillkännagivande eller en kampanj med dina lagkamrater är det en bra idé att använda en kommunikationssajt. Det är perfekt när du har fler läsare/anställda jämfört med bidragsgivarna.

Teamets webbplats är lämplig för projektsamarbete med ett litet team. Använd den också när du har många bidragsgivare.

10. Konfigurera personliga vyer

En SharePoint -funktion som du kanske är medveten om är att skapa anpassade vyer baserat på ditt val. Dessutom erbjuder SharePoint flera filter och växlar för dokumenthantering. Det låter dig visa extra metadata, filtrera filer efter eget val, sortera filer i olika ordningar, gruppfiler i en eller flera grupper, etc.

Varje teammedlem kan skapa en personlig vy som endast är tillgänglig för dem. Det hämmar inte biblioteksvyn för alla. Dessutom kan du skapa en offentlig vy om du har lagkamrater med liknande visningskrav.

SharePoint gjort enkelt

SharePoint handlar om innehållshantering, och det ska inte vara komplicerat och vardagligt. Du och ditt team kan få ut det bästa av SharePoint genom att följa ovanstående standardmetoder.

Om du är nybörjare är det här de perfekta tipsen för dig att börja använda verktyget på ett produktivt och rörigt sätt. Dessutom hjälper SharePoint bästa metoder dig att göra saker enkelt.

Produktivitet 101: Hur man använder metoden Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done av David Allen är en av de viktigaste delarna i personlig och professionell produktivitet. Så här kan du använda den.

Läs Nästa

Om författaren